企业档案开发利用的问题与对策

丛茜

摘要：本文主要对企业档案有效开拓的举措进行研究阐述，提供服务于企业的建设与生产。企业档案在建设与生产中有着至关重要的意义，就目前而言，企业档案的开发以及利用方面是存在局限性的，这样也就会对企业档案管理和企业发展方面有一定的阻碍，所以说需要大力开发企业档案这一部分。

关键词：企业;档案开发;利用;问题;对策

引言：

我国加入世界贸易组织后，为了能够与国际接轨，企业方面不论是在文化上还是生产管理上都在向国际性企业靠拢。其中开发企业档案也成为很重要的一部分，一方面为了我国在企业档案部分不落后，另一方面希望企业档案的资源能最大化的使用，从而有效展现出企业形象及文化，以便创造出更多的财富。在企业档案工作中，档案的开发及使用一定是重点。所以说把企业档案开发和使用做到极致，能够让企业档案更加精确，这样才能够更好的服务于社会。

1.企业档案开发利用的问题

1.1观念认识上的偏见

一直以来，传统的观念都会影响到我们，我们就会不由自主的认为档案只是党和国家独有的产物和财富，同时也认为档案是机关内部的事务，这样仿佛让档案变得非常神秘，过于的突出了档案的保密性以及其作用的政治性质，这样导致档案工作都是处于闭塞的状态。接着，就会使得档案脱离了现在社会，最终不利于人们对档案的使用。

1.2管理手段上的障碍

现在，企业档案管理方面还不够成熟，无法达到一定的科学化与现代化，所以这对企业档案的开发利用在一定程度上存在阻碍。虽说目前计算机的技术应用已经普及，但由于案卷目录的不统一造成联机检索困难跟进，以及技术设备和信息传递的方法比较落后陈旧，这类基础性的工作并没有落实得很好，这样就不能保证更多的去开发使用档案的信息资源。

1.3 利用形式上的单一

如今，在企业里基本上都是通过大家自发的去档案馆进行阅读或是借阅，用户们来到档案馆需要查什么，我们就提供相应的文件，如果用户需要调卷，我们也会给他拿，这样单一的服务方式会与现代社会的发展形成矛盾关系。虽然我们已经把部分的方案上传到网络上，但主体内容没有，再者绝大部分人还没有意识到线上图书馆能够为大家带来的方便。

1.4 信息反馈未得到重视

很多东西应该是由数据说话的，数据的展现能够很好反映出一个任务需要改变进步的方向，而档案开发这一块虽然说每天都有重视前来人们的数量以及卷次，并且每年会进行一次上报，但是档案部门的有关工作人员并没有对这些数据进行分析利用，这样是会忽视大家对档案提出的建议或者是要求等反馈，这样是非常不利于开发利用档案这一块的。大家的信息反馈是非常有利用价值的，所以应该得以重视，不然这样只会影响到其发展的前景。

2企业档案开发利用的对策探讨

为了能够把档案信息资源的开发利用落到实处，并且让这一块资源领域得到应有的发展，只有选择开展出新的路径，让企业档案真正做到服务于经济条件下的企业发展，接下来我总结了档案馆应采用以下的举措。

2.1针对性的扩大收集内容

现阶段据统计企业档案以查阅政策性文件的特点开始向查询科技类档案方向进行转变，并且大家查阅的数量也开始增多，范围也越来越广，所以说作为企业档案的工作人员要留心每个阶段出现的新情况，然后总结出该阶段的新特点，当然其间需要工作人员能够及时的去搜集并且整理出各类资源信息，这样才能够保证提供的信息是具有适用性、瞻性性以及富含知识储备性质全面的档案信息。

一有条理性的对客户反馈的建议或者想法进行汇总，要突出这类档案信息的重点内容。比如说：在有的重点建设项目当中总是会被查阅用地证、施工许可证以及规划证明，但是因为某些建设单位的耽误，有可能存在不能及时办理存档的情况，这样的话就无法查阅到，也就影响到了对其的使用，所以说为了避免这类情况的发生，作为档案的工作人员需要和相关部门单位保持有效的联系，这样才能及时的掌握人们需求的次序，同时也就保障这些资料信息能够被及时的使用到。

二现在社会不断地进步发展，需求也逐步提升，工作人员应该持续丰富具体的信息内容，做到与时俱进，也就是说档案的工作人员需要对其进行深入的探索与钻研，先从有方向性的分析着手，再慢慢去预测其接下来的发展方向，最终是因时而进，总结出有价值含量的档案，这样才能跟上人们前进的步伐！

三对于企业档案而言，信息内容能够保证非常周全也是很重要的一点。这样不仅能够吸引到更多用户来查阅，还能使得档案部门的工作更加务实，力求在各个方面都让用户得以满足。

四做到与时并进的同时，档案的管理人员还应该做到“因地制宜”，档案的工作人员们应该根据本地区域或者是部门的实际情况更有针对性的去加工档案信息。尤其是生产和科研方面：比如编辑档案需要用专题的方式编辑、还需要有专业的年鉴、当然大事也需要得以记录等等，这样的好处是让档案信息具备系统性、专业性乃至纪律性。经过这样的加工，再将档案信息进行提炼，那么这就是馆内最为精炼的部分，同时为用户带来了方便，大大提高了查档的效率，帮助用户节省了宝贵的时间。

2.2强化档案意识

企业档案的核心任务就是为人所用。其中为其宣传就是很重要的一方面，这样有利于促进双文明的建设，使得档案的开发与利用成为大家自发的行为，从而让企业档案在各项任务当中发扬出更利于社会与经济发展的效益。

2.3为了企业档案能够符合先进设备，实现现代化建设，全球信息化一直在推动我国企业档案的进步，目前现代的科学技术能够达到一定水平，使用其卓越的设备以及手段来维护档案，能够实现企业档案的标准化工作，这样也具有一定的规范性，在大中型企业里有了明显的变化。比如拿石油企业举例，他们的档案部门现在都配备了计算机以及扫描仪，甚至绝大部分公司都设立了属于自己的网页界面，并且各个部分的档案目录都全部输入进机。不过虽说档案里的具体内容还没有输入进去，但是大家都开始有运用这个现代化设备的意识了。一方面，大家都开始使用实用性很强的检索工具，保证从不同方向去指引使用者档案里的内容以及构成部分，这样也就能够大大提高使用者查询的精准度;另外采用先进的管理工具能够积极采取电子计算机技术和缩微储存功能，同时还會配备缩微的档案阅读器、光盘的技术以及档案复制的设备、传真机等等，这样也为使用者创造出复制档案的便利方式。相关工作人员凭借适应现代化信息时代开展了全新的课题，想要开发出更多符合现代档案信息资源，从而能够为使用者们提供更优异的服务。

2.4提供优质服务

在具体的传播方面我归纳总结出了四种方法，以供参考：其一，可以采用上网的方式，这样能够便于利用者高效的获取信息资源。所以说企业档案的管理部门应提高效率，加快建设线上档案馆的步履;其二，电话咨询方面，管理部门可以开通电话热线的服务，使用者电话求助后可以提供上门服务，这样能够把被动的方式变成主动服务;三，简化手续，提高效率;四，提供复制品，这样非常便于用户使用。

2.5建立信息反馈机制

以前档案统计只是对使用的人次以及卷次进行统计，为了保证及时发现这一项服务的主要问题，需要完成健全的企业管理的统计工作，在统计的调查，整理以及分析这三个部分都要更精进。再者是对于探索以及开创方面的主动收集，比如，使用者来到档案馆查询后，我们可以问他具体是想查阅哪方面资料？其中什么内容无法查到，記录下来，这样更有针对性的对服务做改进，以提升相关管理的方案。当然也可以主动出击，通过走访调查、问卷的形式等等。这样的优点在于收获到的建议都非常真实，从而更好的解决问题。从目前的状况来看，最为迫切的是建立好利用者对信息问题的反馈机制，这样便于更好的开展后续工作。

3结束语

言而总之，为了把档案信息资源开发到最大化，企业的档案部门需要根据使用者的需求来采取各种方式去突破传统的方法。用拓展信息来源的方式去使得馆内利用率达到一定比例，期间还需要不断建造档案馆的社会化气氛，从而使得社会各个阶层的人们都会去重视他，最终为企业带来经济效益。

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