浅谈如何做好实物档案管理

王素红

实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，它是一个单位档案全宗的重要组成部分。它是单位履职活动的真实记载，是单位发展史与光荣史的有力见证，其地位和作用是其他载体的档案所不能替代的^[1]，同时也为撰写史志、大事记、年鉴提供最直观生动的档案实体，各单位对实物档案的认知逐步加深，对实物档案日趋重视。实物档案载体形式多样，国家未有统一的管理规范。本文通过分析实物档案管理中存在的问题，提出相应的管理措施，为今后更好地开发利用实物档案奠定基础。

一、实物档案管理存在的问题

（一）收集难

部门或个人获得的荣誉、公务交往中获赠的纪念品、停用或废弃的旧章、制作的宣传品等等，其来源及形成时间具有不确定性。档案部门不能及时准确掌握并收集到所需档案。如果实物产生部门自行保管实物而不移交档案部门，势必导致部分实物档案被遗漏或丢失、损坏。

（二）整理难

相对于文书、会计、科技等类别的档案，实物档案没用统一的载体形式和较为成熟的归档整理规则，造成整理欠规范^[2]。

（三）存储难

实物档案具有自身的特殊性，与传统的文书档案、科技档案等相比，实物档案的储存需要有一定的空间和设施，包括独立的库房、存储架、温湿度及除湿、防尘设施设备等。对于房间布置安排紧张、经费不足的单位，实物档案的保管和存储仅是简易地堆放到档案室的一个角落，不对它们进行保护和展示^[3]。久而久之，落满灰尘，对于奖牌及锦旗、纸质实物等造成了严重的破坏，而且也会影响了实物的观赏性和利用效果。

二、实物档案管理对策

（一）加强实物档案收集

1.建立健全实物档案管理制度

制度可以大力促进规范化管理。建立实物档案管理制度，以明确归档范围、归档要求、收集时间等要求。组织各部门学制度、用制度，提高对实物档案的管理水平。

归档范围：归档的实物主要有3类，即荣誉类、纪念品（礼品）类和印信类。荣誉类主要包括：奖状/杯/章/牌、证书、锦旗等;纪念品类包括：上级领导知名人士的题词字画、获赠的纪念品礼品等;印信类包括：本单位停止使用的舊、印模徽标，及本单位设计、印制的宣传品等。

归档要求：任何部门及个人不得随意将应归档实物毁损、私储存放或者转送给别人;对未能明确标示其主题和时间的实物，移交人应予以说明;实物要求整洁、无破损，并对其拍照后予以归档，其照片应按照片档案进行管理;本单位在对外交往中赠予对方的重要实物，也需要对其进行拍照归档。

收集期限：对具有保存价值需归档的实物，在其形成或获得后一个月内，交档案部门进行归档，一般不应跨年度。

2.树立全方位的实物收集意识

专职档案员要加大对实物档案管理的力度，积极主动做好实物档案的收集与管理，采取定期收集、不定期收集及主动追踪等多种方式，提高对实物档案的收集力度。同时，通过实物档案管理培训、实物档案室参观、历史展馆开放等形式，加大对兼职档案员实物档案重要性的宣传，使其充分认识到实物档案是单位各类档案的重要补充，具有重要的凭证作用和利用价值。专、兼职档案员齐抓共管，全方位收集实物档案。

（二）规范实物档案的整理

1.分类

实物可按类别或年度或类别-年度（适用于每年归档实物数量较多的单位）分类。每年归档的实物数量较少（少于30件）的单位可以不分类。同一个全宗中只能够选择一个分类方案，并保持其稳定性，不可随意变更。

2.排列

依照分类方案，将归档实物在最低一级的类目内按照时间先后次序进行排列。

3.编号

按照排列号的顺序，对每件实物进行编号，即该件实物归档的件号。在实物上粘贴档案标签（见图1），并完整填写各项目。标签粘贴位置如下：对平面实物，粘贴在实物的背面左上方;对立体实物，粘贴在实物的底座。

4.实物归档、编目

在档案管理信息软件上著录每件实物的各项目要素，挂接照片电子版，完成归档，并打印出实物档案目录（见图2），编制目录封面（见图3）。

档案管理信息软件的基本著录项主要包含：全宗号、门类代码、类别号、档号、件号、题名、年度、类型、来源、形成日期、材质、型制、数量、保管期限、归档日期、存放位置、互见号、备注。其中，全宗号是用4位数或字母与数字的结合标识的代号，由档案馆给立档单位编制;门类代码用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”（实物）;类别号分别用1、2、3表示荣誉类、纪念品类、印信类;年度用4位阿拉伯数字标识，如“2020”;件号为在最低一级类目内，归档实物按时间排列的顺序号;档号由全宗号、档案门类代码、类别、年度、件号等各选项组成，上下位代码之间用“-”（短横）连接，同一级代码之间用“·”连接，例如162-SW·1-0001，表示162号全宗荣誉类实物第1件;题名为综合运用时间、内容、授予者、实物名称等要素编写的简要文字;类型为3大类别中各自的种类，如荣誉类实物的类型有证书、奖状等;来源指荣誉的授予部门、纪念品的赠予或制作单位;形成日期指荣誉的获奖日期、纪念品的赠予或制作日期、印信类实物的形成日期，用8位阿拉伯数字表示，如“20200101”;材质为实物的制成材料;型制为实物的外形，长、宽、高或直径等的尺寸（单位用mm）;数量即为存档实物的份数;保管期限为永久;归档日期的表示方法同“形成日期”;存放位置指实物上架存放的准确位置;互见号为反映同一内容的其他载体档案的档号;备注可以填写需要说明的其他事项。

（三）加强实物档案的保管

一是实物档案库房必须符合建设标准，配备符合档案“八防”要求的设施、设备，确保档案实体的安全。二是实物档案分类保存并有序上架。实际保存中，因实物档案的形态、规格不同，可在同一类别里，再按照实物的形状、材质等进行集中存放，而非完全依照档号将其排列在存储架上。三是采取建立荣誉展柜、陈列墙等开放的方式，将具有珍贵意义、有较强代表性的奖牌、证书、纪念品等实物予以展示，见证单位历史的发展。

参考文献：

[1]孙凌，周春艳.医院实物档案的现状与对策[J].档案天地，2016（11）： 45-46.

[2]王瑛.实物档案管理的实践[J].上海预防医学，2013（08）：442-443.

[3]徐源文.医院实物档案收藏难点及对策[J].办公室业务，2020（01）：129-130.

作者单位：石家庄市疾病预防控制中心