操作更高效体验WPS表格的特有功能

合并相同内容的单元格

为了让表格看上去更为美观，我们经常将一些内容相同的单元格进行合并。在Excel中如果合并的内容较多，则需要使用分类汇总或者透视表等较为复杂的方法实现，在WPS中操作则简单多了。比如需要将下表中相同季度的内容合并居中，先选中需要合并的内容，然后依次点击“开始→合并居中→合并相同的单元格”即可（图1）。同样，还可以取消合并，或者拆分并填充内容等，只要选择相应的菜单命令一键点击即可完成。

一键转换财务大写数字

对于财务人员来说，很多报销台账中需要将报销的数字设置为中文大写人民币格式。在Excel中需要通过NUMBERSTRING函数、TEXT函数来进行数字格式的转换。在WPS中只需选中要转换的数字，点击“设置单元格格式”，在打开的窗口中依次切换到“特殊→人民币大写”（Excel中则只有“中文数字大写”，无法实现中文大写金额的写法），这样即可获得符合要求的大写数字了（图2）。

快速制作支持模糊查询的下拉列表

为了方便进行选择性的输入，在Excel中我们经常使用“数据验证+序列”来制作下拉选择列表。这样虽然很方便，但下拉列表不支持模糊查询，如果验证序列的内容很多，在长长的下拉列表中手动选择有些麻烦。虽然借助OFFSET函数、VBA等可以制作支持模糊查询的下拉列表，不过实际制作步骤比较复杂。

在WPS表格里操作就简单多了，选中需要制作下拉列表的单元格，依次点击“数据→有效性”，在打开的窗口中将“允许”选择“序列”，接着在“来源”中选择需要作为序列的数据区域，如选择“员工”列区域数据。这样在有效性的下拉列表中，我们既可以像Excel那样直接选择数据，也可以在单元格中输入关键字（如员工的“姓”）进行模糊查询和选择（图3）。

快速生成聚光灯效果

在一些数据比较多的文档中查询指定的数据时，为了可以方便地将查找的数据标示出来，在Excel中需要使用“数据验证+VLOOKUP函数+条件格式”来实现，操作非常复杂，在WPS中制作就简单多了。在菜单栏中依次切换到“视图→阅读模式”，然后选择一个自己喜欢的聚光灯颜色，这样在WPS表格中定位到某个单元格后就会出现聚光灯效果了（图4）。

智能完成数据分列

有时我们会在微信、QQ中接收到一些不规范的数据，需要分列保存。但在Excel中只能对一些有规律的字符进行分列，比如类似“张三1973李四时1983王五帅1989赵六1976”的数据，因为每个人名字的字数不同，Excel无法完成自动分列，只能使用MIDB函数嵌套其他函数等进行提取，操作比较复杂。WPS的分列则非常智能，只需选中需要分列的数据，然后依次點击“数据→智能分列”，WPS会根据数据类型自动完成汉字和数字的分列（图5）。

如果需要按照“员工+年份”进行分列，点击上图中所示的“手动设置分列”，在打开的窗口中选择“文本类型”，勾选其中的“数字”（因为需要分列的数据都是以数字结束，大家可以根据实际数据选择分列参数），这样在预览窗口中就可以看到最终的分列结果了（图6）。

可视化操作提取文本

如果我们需要从一些字符串中提取数字，而数字混杂在文本中且没有规律，在E xc el中使用提取函数非常复杂，需要使用多个函数嵌套才能完成。WPS在“智能工具箱”（需要WPS会员才可以使用，新注册用户可以免费获得7天的会员）中整合了很多实用的工具，需要提取字符串中的数字时，依次切换到“智能工具箱→文本→批量提取”，在打开的窗口中选择“提取类型”为“数字”，点击“确定”即可将数字全部提取出来（图7）。

如果字符串中的数字都是两位数，完后提取后再依次点击“智能工具箱→高级分列”，分割规则选择“固定2位字符”，点击“确定”即可完成提取操作（图8）。