基于ACCESS和VBA学生考勤管理系统的开发与实践

黄思棉

（广西大学行健文理学院，南宁530005）

0 引言

目前，在我国多数高校学生管理信息化建设尚未得到足够重视，由于理念上的落后，办公自动化被视为信息化管理的全部内容，禁锢于传统的管理模式，没有优化改造原有流程，使得信息化管理带来的便捷性和高效性大打折扣，同时也让学生管理信息化难以形成体系[1]。学风建设是衡量高校办学水平的重要指标，而考勤工作是加强学风建设的一项重要措施，在此方面进行信息化建设具有非常重要的意义。

当前很多高校仍采用表格填报考勤数据，人工统计出勤率，不但效率低，并且考勤数据也无法得到充分的挖掘和利用。笔者在进行“基于考勤数据挖掘的学业预警学生精准帮扶策略研究”课题研究中发现，所在学院的考勤数据存在填报不规范、数据缺漏、录入错误多等情况，难以满足课题研究的需要。为此，课题组决定采用ACCESS数据库和VBA技术开发出一套简单、实用的考勤系统，以获取规范、准确的考勤数据，同时提高考勤工作效率。

1 系统调研情况

现状调研和需求分析是系统开发的起始阶段，在正式编写代码前，必须先充分了解系统使用者的基本现状、存在问题以及对系统功能的需求。为此，课题组走访、咨询了负责考勤工作的老师和学生干部，对考勤工作现状进行了深入了解，并梳理出其中的难点和痛点。

1.1 学生考勤工作基本情况

1.1.1 学院基本情况与考勤方法

笔者所在学院下设理工学部、商学部、人文学部3个学部，共11个系，255个班级，学生约13 000人，以学部为单位进行学生管理和教学组织。各学部已建立学生考勤监督体系和运行机制，对每节课堂进行考勤，以便及时了解学风动态。

1.1.2 考勤组织构架与实施方式

考勤统计工作的组织和实施方式是由班干部配合科任老师对课堂考勤进行登记，然后逐级汇总上报。班级考勤数据采用Excel表格进行填报和汇总统计，相关电子文件通过QQ或其他方式提交或汇总。

1.1.3 考勤数据获取与上报流程

各班专门负责考勤的班干部在每节课后登记有关出勤情况，并在每周六前整理、录入到电子表格、计算出勤率后，将数据表格提交给负责考勤工作的老师；老师接收文件后进行数据检查、汇总排名，然后再提交给上一级负责人员。若某一环节发现考勤表格数据有大的错漏，则后续汇总排名工作就需要返工重来。经过层层检查和汇总排名，得到最终的统计报表则需要一周以上时间。

学院按学部来进行学生考勤组织工作，收集和检查需经过“班干部—系部年级负责人—系部总负责人—学部分管负责人”四个环节才能汇总完毕。基本工作流程如图1所示。

图1 考勤数据填报流程示意图

1.1.4 数据报表类型及主要用途

数据填报和汇总统计主要涉及《课堂考勤表》《班级每周考勤登记表》《系部周出勤率统计表》《学部考勤动态汇总表》等表格，需要填写、核对的内容繁多，部分指标交叉重叠。最终形成《学部考勤动态汇总表》，以便领导及时了解出勤情况，对排名靠后的班级进行督办。其他表格既没有被进一步利用，也没有做系统性的整理和归档。

1.2 调查发现的问题

通过对现状认真调查，课题组发现虽然是以电子表格的形式提交考勤记录，但考勤各个环节的工作依然繁重，效率不高，具体存在下述弊端。

（1）统计上报数据格式与类型缺乏统一规范，要求不够明确，部分数据指标之间存在冲突或者信息冗余，填报数据易造成困扰，严重阻碍了考勤数据的进一步挖掘利用。

（2）班级层面需填写的表格较多且内容重复，带课时折算系数的计算公式复杂，由各班自行计算每周出勤率，非常容易出错。

（3）考勤记录数据质量参差不齐，所有的指标项目均存在出错的可能性，难以及时发现错误，且缺乏有效的纠错手段。

（4）各环节填报的表格内容条目繁多，数据核对量大，排名繁琐，负责该项工作的老师没有精力对数据的真实性进行核查。

（5）统计成果数据内容和表现形式单一，缺少横向、纵向比较，无法进一步扩展利用。

（6）统计汇总的周期太长，数据时效差，不能及时、准确地向院领导汇报考勤情况。

2 指导原则与开发思路

通过对现状进行梳理，课题组决定以满足课题研究需要并有利于提高考勤效率为出发点，研发出一套简洁、高效的学生考勤系统。

2.1 指导原则

2.1.1 快速开发的原则

受课题研究周期限制，系统研发要尽量减少与相关部门协调的事项，尽量在闭环状态下完成开发。在系统完成基本功能，能满足考勤工作关键要求的情况下，即可将系统投入试运行，并在试用中不断解决问题，完善功能。

2.1.2 简单实用的原则

为确保开发进度，系统研发聚力于解决当前考勤工作数据不规范、录入错误多、统计效率低的痛点，覆盖原有学生考勤工作的基本内容，效率有显著提高即可，其他复杂的功能选项暂时不予考虑。同时，系统应简单易用，工作人员只需通过简单培训即可使用，以适应人员流动性强的特点。

2.1.3 精打细算的原则

系统研发必须秉持精打细算、厉行节约的原则，通过限定研发功能、降低研发难度、避免额外的软硬件购置来降低研发成本。不考虑采用大型数据库和集成的软件开发工具。复杂的数据分析功能也暂时不在系统开发考虑范围。

2.2 开发思路

根据开发原则确立了下述开发思路。

（1）必须避免权限、角色、流程等复杂的系统设置功能。考勤工作环节多，重复汇总数据与统计排名是造成工作效率低下的主要因素之一。必须通过对流程环节进行扁平化处理，重塑管理模式。

（2）提高学生考勤工作的效率，做好数据的规范化，精简填报的表格和内容，尽量避免数据重复录入和重复检查，增强考勤数据的实效性，促进对班级和学生的及时、精准管理。

（3）提供数据提交前的预检查机制，减少录入错误，确保原始数据的质量，力争实现数据一次录入，全周期可用。

（4）采用电子表格文件管理数据存在表格复杂、数据归并困难、统计排序繁琐的弊端，必须采用关系型数据库对考勤数据进行管理。

（5）系统开发要做到技术难度不大，易于安装部署和推广使用。通过简单的培训或查看系统使用说明即可进行考勤数据的填报和统计。

3 技术路线与实施要点

遵循上述指导原则与开发思路，决定采用通过VBA（Visual Basic for Appliction）开发工具对Access数据库进行二次开发，通过Excel电子表格收集原始考勤数据，再导入到Access数据库中进行统一管理、综合分析和报表输出，实现所需的学生考勤系统功能。

3.1 开发平台的选择

系统采用Access数据库作为开发平台，利用VBA进行二次开发，符合快速软件开发及便于推广应用的开发原则。

（1）在Microsoft Office 97及以后版本中，Excel、Access等套件软件都提供VBA开发环境支持。通过VBA开发工具，可以在Office的基础上进行定制开发，较为便捷地实现复杂的业务逻辑和数据处理。

（2）微软公司的Offices办公套件在高校师生中有着极为普遍的应用。班级填报数据依然采用Execl电子表格符合学生干部填报的习惯；而最终的考勤数据由Access数据库负责管理，也相对比较快捷。

（3）VBA开发采用的Visual Basic语言，学习起来也相对较容易，便利于召集到编程志愿者参与开发，能快捷地开发出系统原型，同时也便于在应用与反馈中实现不断迭代优化完善。

3.2 数据提交流程“扁平化”

采用多级管理的考勤数据汇总模式主要原因是一个老师能够管理和维护的班级数量有限，因此必须把任务分散给多人承担。这就造成了处理环节多、重复工作多、容易出错的情况。本次系统开发对流程进行了全面梳理，针对流程实施了“扁平化”处理，精简了层级和环节。

具体实现是在数据提交上采用专门建立考勤数据提交QQ群的方式，规定各班每周六在群里提交《每周考勤登记表》给管理员。这实际上将原有的数据填报模式从四层结构压缩成两层，明显减少了人手，避免了重复汇总与统计排名，提高了工作效率。考勤管理流程“扁平化”示意图见图2。

图2 考勤管理流程“扁平化”示意图

3.3 数据流程与系统运行框架

在各种填报流转的数据表格中，统计汇总的原始数据均来自最初各班级每周填报的《考勤登记表》。该表详细列出了每节课存在的考勤请假及违纪行为，后续的各类表格只是对各班《每周考勤登记表》所列记录的汇总和分类统计。因此，该表是整个系统的数据核心，对该表的数据导入、检核、汇总、分类统计与报表输出构成了考勤系统的主要功能。

在对整个系统的数据表结构关系进行了梳理、规划后，确定关键的数据流程为：

收集《考勤登记表》电子表格文件→导入到［考勤明细表］→生成［考勤统计表］→按要求输出各类统计报表。

其中，［考勤明细表］保存的是班级原始考勤记录，而［考勤统计表］记录是在导入数据时创建，然后由系统根据［考勤明细表］的记录自动按班级和周次统计得到每周的总旷课课时、总迟到课时等信息，并应用公式计算得到出勤率。另外，系统还增加了辅助数据检查、设置报表输出格式，以及对运行情况进行记录的相关数据表。基于数据流视角的系统运行框架如图3所示。

图3 基于数据流视角的系统运行框架

3.4 数据输入的简化措施

从数据流的角度看，学生干部是考勤数据的输入端，若要顺利实现系统的推广应用，必须想方设法减少他们的工作量。由此采取了下述措施。

（1）经过梳理，简化了《考勤登记表》录入内容，取消了出勤率指标计算工作，只需要填写姓名、学号、日期、违纪事项、课程名称、授课教师、课程节次、课时数及备注九项内容。其中，若被登记的学生在班级没有同名的情况，则只需要录入姓名，不需要填写学号。

（2）对提交的电子表格文件的命名进行严格规范，其命名规则为“班级-周次-课时-人数-考勤情况表.xls”，其中周次、课时和人数均为两位数。通过文件名即可识别填报班级并提取相关考勤信息，而不需要在上报表格中重复填写。采用规范的文件命名方式，负责老师也能及时发现漏报数据的班级。

（3）为减少数据录入和统一口径，专门制作了Excel表格模板对录入数据进行严格约束，并尽可能采用下拉列表框选择数据。例如，对“违纪事项”列，只能选取下拉列表选项的旷课、早退、迟到等项目。

3.5 数据检查与反馈形式

只要是人工输入的内容，都有可能存在错误。对班级填报数据检查是耗时最多、难度最大的工作。由于汇总起来的数据量非常大，很多错误靠人员检查难以及时发现并予以纠正。必须尽可能通过系统建立起高效的自检查与反馈机制。为此，系统引入通过教务部门获取的信息资源，设置了相关检查参数，可以对录入的数据实施全面检查。主要检查事项有：

（1）通过［数据字典表］设置的学期起始日期及电子表格文件名确定的考勤周次，计算本次考勤记录的时间范围，据此对填报的违纪时间进行检查就可以发现时间填报错误。

（2）通过［数据字典表］设置的违纪事项列表和课程节次列表，对填报的违纪事项和课程节次进行检查，以此发现填写不规范或不在统计范围内的违纪事项和课程节次。

（3）通过［班级情况表］对相关班级的设置，可以将外出实习或参加军训的班级排除在考勤统计范围外，以便系统能够正确地检查是否存在班级漏报、迟报的情况。

（4）通过［学生情况表］对填报的学生姓名和学号进行检查。在导入数据时系统即对学生姓名、学号进行检查，看是否在该表中存在记录。另外，若电子表格中只填写了姓名，则系统在确认该学生在班级没有同名的情况后，即将学号信息补充完整。

（5）通过［课程信息表］对填报的课程名称、授课教师进行检查。由于本系统未能实现访问教务部门课程数据库，因此，暂时无法实现对课程节次的检查。

以上检查出来的所有数据错误信息将以记录形式保存在［错误日志表］中，为了便于班级干部对照修改错误，系统提供了两种可选的反馈形式：一是以Excel电子表格或PDF报表形式输出错误清单；二是在原始电子表格中以红色背景标识存在数据错误的单元格。

3.6 数据库一致性的管理与维护

系统实现了从电子文件管理模式到关系型数据库管理模式的转变。从理论上讲，一个结构良好的数据库必须实现规范化，以避免数据冗余，节省存储空间，保持数据的一致性。当数据经常发生变化时，达到第三范式的数据库可以使用户不必在超过两个以上的地方更改同一个值。但是，范式越高意味着表格的划分越细，用户不得不将原本相关联的数据分摊到多个表中，严重地降低了系统查询统计的性能。本系统在数据库设计上均衡考虑了规范化与运行性能的要求。

（1）Access数据库的主要数据表之间通过主关键字索引建立起级联，结构满足数据库第三范式的要求，同时级联更新确保了针对主关键字修改、删除的一致性，如图4所示。

图4 主要数据表之间的级联关系示意图

（2）为方便数据查询，提高统计效率，故意保留部分字段内容的冗余。例如，尽管［学生情况表］中已经有学号和姓名字段，但在［考勤明细表］中依然同时保留了这两个字段。

3.7 报表输出与数据利用

系统通过［数据字典表］和［输出格式表］提供了一定的用户配置选项，可根据工作需要生成各类统计表格，有关操作只需要点选少数几个界面按钮即可实现。输出的报表类型和数据利用主要包括：

（1）按系部、年级或其组合生成每周、每月、每季度的出勤率统计报表，此为原有管理模式的主要成果要求。

（2）按违纪事由或违纪次数、缺勤总课时等指标，筛选出符合条件的学生名单及其违纪清单以及调取、输出选定学生的全部违纪清单，供辅导员或班主任进行精准帮扶、重点督导。

（3）通过数据交叉视图分组统计特定的事项，例如，某类课程的出勤率比较低，以便有针对性地分析课程情况。

（4）用于“基于考勤数据的学业预警学生精准帮扶策略研究”的课题研究，这也是开发该系统的初衷和动力。

从降低系统研发的难度出发，系统没有针对使用频率极少的复杂组合查询进行开发，这可以直接通过操作Access数据创建查询视图来解决。

4 结语

该考勤管理系统于2019年8月初开始研发，并于当年9月初投入运行，在接下来的两年时间里，系统按预想的思路实现了递进开发与版本迭代。实践表明，通过该系统的运用实现了考勤数据的自动核查，明显降低了输入数据的错误率，避免了数据重复或交叉填报的现象，大大减轻了工作量，提高了考勤统计效率。同时，考勤数据库保存的大量数据可以满足多项课题研究的需要。在系统研发和实施过程中，我们得到如下体会与启发。

（1）以Access数据库平台为基础，基于VBA技术进行软件开发的技术路线适用于项目规模不大，功能目标明确、需要不断优化和挖掘用户需要的场景。采用该技术路线能够在一定程度上以小步快跑方式实现管理信息化，促进工作效率和工作质量的提升。

（2）高校信息化建设需要进行顶层设计、统筹规划，打破教务、科研与学工之间的信息壁垒，统一协调好有关数据资源的共享与访问。只有充分实现各种信息资源的共建、共享，才能开发出功能更加强大，灵活性、可扩展性更强的各类专业信息系统。

（3）在信息化建设中要充分利用信息技术的优势和特点，对整个流程进行梳理和重构，充分挖掘各类数据资源的潜力，在深度和广度上对应用领域进行扩展，这样才能真正实现跨越式发展。

（4）系统研发与推广应用是一个双向互动的过程。建设目标和研发精力要聚焦在解决当前工作的痛点和难点，降低劳动强度、提高工作效率上，这样才能得到广泛的认可和接受。