浅谈事业单位财务会计档案如何融入档案管理体系

苏立娜

摘要：近些年来，伴随着我国城市化建设的步伐逐步加快，使得各个领域的发展发生了翻天覆地的提高，尤其是在现代化体系发展下，事业单位档案工作正逐步向多元化方向发展。而财务会计档案管理作为单位档案工作的一部分内容，往往因部分单位领导思想观念、人员编制体制、职工个人素质等方面因素影响，存在一些问题。财务会计档案管理工作如何走向规范化、现代化，纳入单位整体档案管理体系中，是一门需要研究的新课题。

关键词：事业单位;财务会计档案;档案管理体系

引言

财务会计档案管理是事业单位管理的重要内容，也是降低事业单位内部经营风险，提高财政经费使用效率，推动事业单位稳定发展的重要保障。当前，事业单位财务会计档案管理工作水平虽然不断提升，但仍然存在一些问题，需要融入档案管理体系，从而确保會计档案管理全面发挥应有的作用。

1事业单位财务会计档案的组成

财务会计档案管理工作是单位对各时期形成的会计账簿、会计凭证和财务报告等能记录和分析单位财务活动的重要资料进行归类整理，是单位档案管理中一项重要工作内容。财务会计档案管理划分为会计核算、收费管理及财务资料等多个内容，其中：“会计核算”分为凭证、账簿、报表、合同、物资管理和预算;“收费管理”分为收费报表、收费资料、租赁合同等;“财务资料”分为各部门下达的财务指导性业务文件。

2事业单位财务会计档案存在的不足

2.1会计档案管理意识有待提高

事业单位财务会计档案管理人员甚至是单位领导没有认清会计档案的重要性，不够重视会计档案管理工作，没有按照《会计档案管理办法》的要求，执行新的管理模式和管理办法，致使会计档案不完整、不真实，会计电算化档案管理不成熟，严重影响了事业单位会计预决算的开展，进而影响了事业单位会计工作的有效开展。

2.2会计档案管理人员专业水平不足

当前，很多事业单位财务会计档案管理人员是由会计人员或办公室人员兼任。这些工作人员并不具备专业的档案管理知识，也没有对《会计档案管理办法》的管理规范深入了解，在面对纸质档案、电子档案管理工作的新要求时，缺乏与档案管理相关的技术、软件、网络、电算化等专业技能，尤其是办公室人员兼任档案管理员时更缺乏会计电算化技能，无法有效完成会计档案信息的审核与核实，造成会计档案信息失真、缺漏。会计档案管理人员专业水平不足，导致的后果就是会计档案管理简单粗暴，不能按照制度规范有效完成工作，事业单位会计档案也无法反映真实的经济活动。

2.3会计档案的利用率较低

事业单位财务会计档案不仅是单位经济活动、管理水平的真实反映，还承担着为上级部门提供经济社会发展基础数据和决策参考的重要作用。因此，事业单位财务会计档案需要按照管理制度在一定范围内进行共享。但由于部分事业单位会计档案管理水平不高，不仅会影响单位内部其他部门的借阅，还会影响基础数据的真实和全面性，无法适应事业单位管理精细化、现代化的要求。

3事业单位财务会计档案融入档案管理体系的有效措施

3.1积极争取单位领导对财务会计档案管理工作的重视

会计档案资料明确记载着单位经济业务各方面的内容，对单位事业发展、项目工作进度、年度绩效考核等都能提供重要的参考数据，特别是近年来财政部门对会计基础工作的考核量化，被列为年度单位考评评分项目之一，分值占比高，甚至有的还有相关的加分项目，得分依据就是单位的各种会计档案资料。财务人员要积极争取单位负责人对财务会计档案管理工作的支持，加大对财务会计档案管理工作中人力、财力、物力和技术支持投入，保证财务会计档案管理工作顺利开展、按期完成，充分发挥重要作用。

3.2健全财务会计档案管理制度并正确处理会计档案的保密与利用的关系

财务会计档案材料内容涉及单位重要事项，是需要保密的，但也有些是可以公开的，比如单位部门预决算批复、单位“三公”经费支出等等内容，这就要求财务人员认真学习有关规定，并充分考虑单位财务会计档案管理的实际情况，从思想上高度重视，在制定财务会计档案管理相关规定时，要多与财政、审计、纪检监察部门汇报沟通，确保财务会计档案管理制度的合规性。在财务工作中涉及会计档案资料的内容、归档、查询等工作中要严格遵守相关规定，提高财务会计档案管理的质量。

3.3会计档案管理实现专人专管

事业单位财务会计档案管理的专业性比较强，因此，应该由专门的人员来进行专业管理。事业单位要对会计档案管理实施专人专管的制度。在实际工作中，可以由业务科室的工作人员来做好会计档案的收集和整理工作，然后由专业的会计档案管理人员来审核业务科室提交的原始数据，将符合要求的会计档案入册并进行装订。装订之后进行归档，归档也应该由专业的人员来进行专管，各个环节的专业管理人员要做好交接工作，交接完之后才能进行下一个流程。在会计档案的专人专管过程中，一定要充分结合会计档案的管理制度来完成对应的工作，对于会计档案的管理要制定岗位责任制，对于每一个环节的档案管理人员的工作职责和工作要求都做出明确的规定。为了取得更好的效果，可以建立考核机制，通过奖惩制度来调动会计档案人员的工作积极性和岗位责任意识，从而高质完成对应的工作。

3.4提高会计档案的利用率

一方面，事业单位要制定严密的财务会计档案查阅和复制管理制度，在保证会计档案安全的前提下，做好单位各部门间的档案利用工作，使会计档案为单位发展提供有效参考。另一方面，事业单位还应加强电子档案共享平台建设，使财务会计档案信息的查阅与共享更加便利、更加安全，切实发挥会计档案的参考价值。

结语

总之，事业单位财务会计档案管理工作必须要有责任心、懂会计知识又懂档案管理的专业管理人员担任，对入账的会计凭证附件审核都能做到手续齐全、内容清楚，对归档的财务文件都能做到按序装订及时封册，对需拷备的电子会计数据都能做到专门保存，从会计档案收集开始的源头一直保证相关资料的完整与安全，这是财务会计档案保管工作的基本任务，也是财务会计档案保管工作的重要目的，同时为事业单位整体档案工作提供财务数据基础。

参考文献

[1]财政部，国家档案局第79号令.会计档案管理办法[Z].2016.1.1.

[2]行政事业单位财务会计档案管理实务[M].中国经济出版社.