大数据背景下在线办公对企业的适用性分析及应用创新研究

谢清 赵南南 焦海燕 覃雅琪

【关键词】大数据;在线办公;适用性

【中图分类号】F23 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2021）09-0049-04

0 引言

隨着新时代的到来和高速发展，传统的计算机技术和信息处理技术已经不能满足各个行业企业的数据处理需求，因此寻求更有效的数据处理技术成为企业的迫切要求。新时代，高科技产物大数据技术给企业带来了曙光。身处大数据时代，线上办公已经成为企业发展的趋势。

2020年初，为降低新冠肺炎疫情的传播风险，中央决定延长春节假期，疾控中心严令国民居家防疫，不少地方政府明确要求企业推迟复工日期，这无疑影响到各企业的办公进程，给企业带来了前所未有的挑战。为保证社会正常运转，减少企业损失和保证人民的正常收入，党中央应对新冠肺炎疫情工作领导小组提出“支持网上办公”等措施，各部委和地方政府也响应推出鼓励在家办公及在线办公的发展政策，工信部重点推行远程办公、视频会议和电子商务等在线工作方式。由此，“数字化战役”开始打响，公众对线上办公的关注一度迎来热潮。同时，各行业企业对线上办公表现出不同程度的需求。由于行业性质的不同，所以企业对线上办公使用的效果深浅不一，这对企业在面临一些突发事件时是否有应急办公方案提出了要求。基于此，本文展开了线上办公对企业适用性的讨论与探究。

1 在线办公国内外研究现状和发展动态

早在1979年，IBM公司就曾提出过“线上办公”概念并有了初步的雏形，IBM公司将终端机安装到5位员工家中，以此方式缓解总部主机拥堵的问题。1983年，IBM公司大概已有2 000名员工采用了这样的办公方式[1]。2009年，IBM公司的一份报告称其在全球173个国家的38.6万名员工当中，大约有40%的员工没有实体办公场所，为IBM公司节省了大量的办公空间和将近20亿美元的办公成本。

远程线上办公在欧美地区国家的普及率较高，至2017年，美国引入远程办公的企业已经超八成，有3 000万人在家远程办公，占全国工作人口的16%～19%。目前，我国远程在线办公的发展尚在导入期。2005年，我国仅有180万名员工实现了远程在线办公，而到2014年，这一数据上升到360万人，9年间的年均复合增长率为8%，企业在线办公的渗透率还处在相对较低的水平。2017年，远程在线办公市场规模达到60亿元，同比增长68.07%。随着科学技术的发展，云服务将成为助力企业数字化转型的重要路径和驱动力。企业使用互联网的程度不断加深，我国的远程在线办公市场将高速增长。

信息技术革命、数字化革命进展显益，工厂自动化、办公自动化和家庭自动化“3A”革命的到来，预示着线上办公必然是生产力飞跃和组织管理方式变化带来的产物。在全球数字化转型的背景下，我国企业在线办公市场的潜力凸显，它正在重塑管理、颠覆传统办公模式、弥补线下缺陷，助力企业增强综合实力、加强抗风险能力及提升经营效率。5G技术、云计算、AI智能及物联网等新技术保障了各种在线协作、在线应用的快速发展[2]。疫情席卷而来，更是缩短了在线办公的“试用期”，各行业的企业开始重新审视在线办公平台的价值。

2 在线办公行业探究分析

根据百度公布的搜索大数据来看，疫情以来，在线办公需求环比上涨663%。“艾媒咨询”数据显示，有3亿人使用在线办公的方式实现复工复产。其中，互联网企业、餐饮行业、教育行业受到疫情的冲击最为明显，现在就以这3个行业作为对象进行探讨分析。

2.1 互联网行业

互联网行业的发展可谓面迎春风，“飞书”“钉钉”“金山办公”等互联网公司为抗击疫情纷纷推出在线办公产品与服务。复工日起，众多企业安排员工在家线上办公，线上办公软件成为企业刚需，在线办公软件的下载量、使用量暴增。相关数据显示，2020年春节过后，“钉钉”的流量暴涨十几倍，企业微信用户量增长4倍。对于众多线上办公软件厂商来说，日常产品的推广较慢，但在此次疫情的影响下，用户数出现了爆发式的激增，大批公司要求员工学习使用线上办公软件。那么，将来线上办公方式或许会像电商之于零售业的顺势一样，成为公司办公的一种重要方式。同样，线上教学市场规模也迎来了爆发式增长，政府宣布开学推迟，鼓励线上教学，无论是小学、初中、高中还是大学都纷纷推行使用线上课程，弥补延迟开学带来的影响。

线上办公能在疫情时期快速进入大众视野中，窥其原因，可总结如下。第一，政治法律环境。中央应对新冠肺炎疫情工作领导小组在1月29日的会议中指出，允许来自疫情高发地区人员、非紧迫工作岗位人员适当延期返程，对高风险人群延长居家留观时间或实行居家网上办公。随后，各省各市应对小组也召开会议提出精准施策，科学防控，支持网上办公。政策的提出是对网上办公环境的支持和保障。第二，经济环境。我国经济发展总体态势良好，自2010年超过日本成为世界第二大经济体后，2012年中国GDP已达到美国GDP的52.8%[3]。中国经济增长由政策刺激转向自主增长并继续朝着宏观调控的预期方向发展。国民收入增长，人均可支配收入提高，人们有能力购买电子产品，并且惯用电子产品完成工作、丰富生活。第三，社会文化环境。据中国互联网络信息中心第45次《中国互联网络发展状况统计报告》显示，中国网民数破9亿，上网比例达99.3%，互联网普及率达64.5%[4]。在当下物质丰富的条件下，人们购买商品不仅是要满足生理需求，更重要的是要获得心理或精神上的满足和享受。第四，技术环境。4G技术的普遍使用及5G技术成熟发展，使终端用户始终处于互联网状态，并且带动网络使用率不断提升，实现不受地域限制的沟通便利。“科大讯飞”“开创云”等也在致力深入企业各业务场景，助力企业实现智能升级、成就AI价值。技术的发展保障了线上办公的可实施性。

新冠肺炎疫情给互联网行业带来的是历史性机遇。对于互联网企业而言，线上办公、线上教育等市场需求的扩大无疑有利于行业的发展与壮大，市场规模和增速远超预期。据了解，中国高速发展的互联网行业和超过8.5亿的移动互联网用户减轻了新冠肺炎疫情对经济的打击，突如其来的新冠肺炎疫情使互联网行业、一批新业务实现“裂变式”发展。

2.2 教育行业

相比传统的教育教学方式，慕课、直播课、录播课等远程教育形式一直都被作为一种补充教育方式。近年来，不少教育机构开拓了线上教育形式，例如“中公教育”“沪江网校”“新东方教育”等。教育部于2020年2月18日下发了春季延期开学的通知，鼓励合理采用线上授课方式进行正常的教育教学。不少线上教育机构紧抓这次机会，响应“停课不停学，停课不停教”的口号，推出优惠课程，帮助学生在疫情期间更好地进行学习，由此吸引了大量用户选报，各在线教育平台订单量暴增。在进行教学的实践过程中，线上授课的优点和缺点也就显露出来，本文基于SWOT理论分析疫情背景下线上教育教学的总体情况。

2.2.1 优势（S）

（1）教学方式多元化。传统的线下课堂教学无法正常进行时，线上教学就是最好的选择，例如“腾讯课堂”“钉钉”“大学生慕课”等App，有效地弥补了线下教学方式的不足。

（2）打破时空局限。通过线上教学，老师授课、学生学习灵活方便，老师授课不受时间和地点的限制，学生可以随时随地进行学习，对不理解之处还能通过课堂回放功能学习，对比传统课堂表现出不可替代的优势。

（3）使用成本降低。线上教学将以往的实物课本等学习书籍全都转化为电子版，减少了课本的印刷费用、购买费用、运输费用，大大降低了学习成本，并且满足了学生学习所需海量资源的需求。

2.2.2 劣势（W）

（1）不能确保学生的出勤率，教学质量得不到保障。采用线上教育时，老师与学生永远有屏幕之隔，在没有老师监督的网络课堂中难以保证每一位学生都能认真对待每一堂课，容易出现学生仅后台运行课程App或出现代刷课程的情况，更加考验学生的自觉性与自律性。

（2）师生间缺乏面对面的交流和互动。“戴尔”的学习金字塔理念指出，学生通过讨论、实践学习的内容记忆远远超过被动的听讲。利用线上教学缺少了教育过程中最重要的师生互动环节，就缺失了师生在讨论过程中的情感碰撞，无法实现线下教育带来的真实感。

（3）影响师生身体健康。长时间地面对电脑或手机屏幕，无论是对老师还是学生，都会受到屏幕辐射，对眼睛造成一定程度的伤害，并且长期观看屏幕会对人体颈椎产生一定的压迫。

（4）软件系统问题凸显。很多線上教育软件尚处于起步阶段，功能结构不完整，在使用过程中就会出现一些不可预知的问题。例如，腾讯课堂必须依附于网络，偏僻地方网络不稳定，很难接收到声音、画面，网络一旦断开有可能无法继续使用。此外，在使用过程中经常会出现闪退、黑屏、卡顿等问题。

（5）考试公正性受到挑战。传统教学中测试都以笔试的方式进行，在规范化的考场内有专业的监控与信号屏蔽仪，还有相应的老师负责监督，最大限度地保证了测试的规范性与公平性。线上测试采取电子版答题方式，学生可以利用网络搜索相关知识，对考场的规范性、公正性提出一定的挑战。

2.2.3 机会（O）

（1）国家政策支持。国家鼓励建设科技强国，线上教育教学是科技发展的产物，网络技术不断普及，各地区网络通信各条件得到很大的改善，这给教育教学提供了很大的便利，线上教育教学的市场潜力巨大。

（2）人们教育教学理念的转变。随着网络技术的普及运用，人们教育理念的进步将推动线上教育的发展。单一的教学方式已经不能满足人们对知识的需求，新时代的学生渴望更多元化的教学方式，而新时代的老师也乐于接受新的教学方式，并且敢于挑战和创新属于自己独有的教学方式。

2.2.4 威胁（T）

（1）部分师生家庭没有网络环境的支撑。一些贫困地区的老师或学生受条件的限制，无法配置智能手机或者安装WiFi支撑线上教育教学。

（2）家长固守的理念。大部分家长仍有孩子上网就是不务正业的观念，觉得线上教育无法让孩子安心学习;也有一部分家长认为传统的教学转到线上教学就意味着自己要把生活中的一部分精力花在督促孩子学习上，给家长增加了负担，因此难以接受。

2.3 餐饮行业

受新冠肺炎疫情的影响，2020年1月下旬，国家发布餐饮行业一律暂停营业的紧急通知，各地商家纷纷关闭店门，餐饮行业受到重创。与此同时，全国范围内采取小区、村庄等封闭式管理的强制措施，限制人口的聚集流动，最大限度地控制新冠肺炎疫情的蔓延，这对餐饮行业又是一致命打击。

餐饮行业深受新冠肺炎疫情的影响，2020年第一季度的收入与2019年同期相比较下降了44%[5]，商家数量也明显减少。2017—2019年，餐饮行业企业数量快速增长，但是2020年在新冠肺炎疫情的冲击下，很多餐饮商家不得不退出市场。面对严峻的疫情形势，食品安全部门和众多消费者更加注重食品安全问题，餐饮行业也需要寻找新的契机，朝着更加标准化、人性化、规范化的方向发展。

2.3.1 提高安全卫生意识

餐饮店要坚持自查自纠，确保食材来源的安全与卫生;提高整体安全防范意识，做好内部人员及顾客的日常消毒、日常体温等指标监测等工作;严格实行“阳光厨房”的战略，坚决抵制食用野生动物，公开食材来源，保证采购渠道透明、合规，确保食材质量安全达标;定期检查食材的保质期，确保食物的新鲜;加强内部员工的技能、安全培训，做好日常清洁消毒工作，坚持标准化操作、安全生产，时刻确保店内消毒设施、清洁防护工具完整、齐全。

2.3.2 充分利用线上平台，转型线上线下相结合的销售模式

由传统的门店销售转为线上线下“双发力”的模式，实现多元化发展。与外卖平台“饿了么”“美团”开展合作，无接触式外卖和半成品销售的方式既方便快捷，又减少了人员聚集;还可以通过小程序充分节流，例如微信、支付宝开设的商家小程序，实现规模效益。

2.3.3 建立突发事件预警机制

建立突发事件预警机制，制订应急方案。实时监控，实时记录，坚持透明生产，透明销售。一旦发现人员有发热、咳嗽的情况，及时上报，及时隔离送治，及时消毒，及时休整，积极配合疫情防控工作。

3 在线办公存在的问题及创新建议

3.1 在线办公出现的问题

在对社会群众开展的问卷调查中我们发现，线上办公方式存在的问题集中在以下两点。

3.1.1 在线办公业务流程搭建操作困难

在线办公业务流程搭建操作困难，年龄稍长的员工对在线办公软件的操作不熟。根据问卷调查结果显示，学校、事业单位及一些行业的老员工数量较多，在本次疫情冲击下改用线上办公后，有一定数量的老员工对线上办公软件的接受程度较低，学习线上办公软件花费时间较长，操作存在一定的难度，影响其工作的顺利开展。

3.1.2 屏幕隔膜，沟通不畅

日常工作沟通时效跨度大且存在网络卡顿引起沟通不畅的问题，导致工作效率低。线上办公方式对于老板或员工来说都是跨越了时间和空间的新方式，人与人之间的交流永远存在屏幕之隔。据调查显示，部分工作者认为仅通过网络连接，无法与同事直接对接工作，当信息发出后，得到回复的时间无限拉长且无法得知对方是否在线、是否有收到消息。通过语音、视频通话时，时常会存在其中一方网络不佳而引起沟通不畅的问题，在工作对接方面存在难度。

3.2 在线办公创新建议

3.2.1 简化软件操作步骤

当前，中国在线办公的普及率還相对较低，互联网的普及时间不过二三十年，当人民退休年龄逐渐推迟，意味着有一部分年纪稍长的工作者接受在线办公就有一定的困难。线上办公软件开发者还需协调各行业企业，照顾到老员工，简化操作步骤，使工作版面更简洁。

3.2.2 网络容量弹性化，打造个性化协同办公工具

近年来，互联网企业大量增多，但是普遍缺乏经营经验，需要不断加强技术研发，研发弹性使用网络容量的技术，加强对流量的预测，降低使用软件中的卡顿现象，提升用户的体验感。同时，办公软件产品的易用性、与公司业务的契合度、员工使用习惯都是影响在线办公软件适用性的重要因素，因此开发者需要升级不同的业务场景，提供个性化协同办公工具，打造与业务高度契合的软件。同时，各企业内部要加强工作制度建设，不能以工作地点的任意性制约工作时间的随时性。

4 结语

在全球化时代，数字化技术成为时代宠儿。在全球数字化的大背景下，国内外智能办公市场的潜力正在凸显，新冠肺炎疫情的暴发更是打开了一扇窗口，让大家看到在线办公的魅力和优势。不管是从优化传统线下办公模式来看，还是从企业运营成本来看，智能办公都将迎来更快的发展。这种发展不仅体现在应用深度方面，还体现在应用广度方面。

参 考 文 献

[1]李北辰.当疫情过后，“远程办公”命运几何？[EB/OL].（2020-02-04）[2021-02-10].https：//baijiahao.baidu.com/s？id=1657596361662541355&wfr=spider&for=pc.

[2]祝梅.“在线办公”催生需求井喷 跨界融合让企业“漫步云端”[EB/OL].（2020-03-16）[2021-02-06].https：//zj.zjol.com.cn/news.html？id=1411893.

[3]解永强，张玮.认真学习十八届三中全会精神发挥统一战线优势为全面建成小康社会凝聚力量、汇聚智慧[J].陕西社会主义学院学报，2014（2）：3-10.

[4]中国互联网络信息中心.中国互联网络发展状况统计报告[R].2020.

[5]艾媒报告中心.2020年“新冠疫期”中国餐饮业运行状况与变革创新研究报告[R].2020.