高校印章档案的管理现状与对策

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2107-5042-0680

摘  要：印章档案是高校档案资源的组成部分，是学校独具特色的档案资源。它反映了高校行政沿革，真实客观地见证了学校的办学发展历程，具有特定的查考利用价值。但高校印章档案管理并没有得到很好的重视，还存在技术规范与标准没有统一、印章档案的管理制度不完善等问题。该文对于高校印章档案管理中存在的几个主要问题加以分析，并提出了制定科学统一的印章档案管理标准、实行印章档案成套保管、加强印章档案管理等行之有效的策略。

关键词：印章管理   印章档案   现状   措施

中图分类号：G27                            文献标识码：A          文章编号：1672-3791（2021）06（b）-0056-03

Present Situation and Countermeasures of Seal Archives Management in Colleges and Universities

HUANG Yuhua

（Jinggangshan University， Ji'an， Jiangxi Province， 343009  China）

Abstract： Seal archives are an integral part of university archives resources and unique archives resources. It reflects the administrative evolution of colleges and universities， truly and objectively witnesses the development process of running a school， and has specific reference and utilization value. However， the management of seal archives in colleges and universities has not been paid much attention， there are still some problems， such as the lack of unity of technical norms and standards， and the imperfect management system of seal archives. This paper analyzes several main problems existing in the management of seal archives in colleges and universities， and puts forward some effective strategies， such as formulating scientific and unified seal archives management standards， implementing complete storage of seal archives， and strengthening seal archives management.

Key Words： Seal management; Seal file;Present situation;Measures

高校印章档案是高校档案资源重要的组成部分，是学校具有独特特点的宝贵资源，真实地反映了高校行政沿革，真实客观地见证了学校的办学发展历程，并且在甄别文件真假、历史文化研究、补办手续证明或补盖印章等方面，承担着比较重要的作用。但目前，很多高校印章管理工作相对滞后，且存在着问题和隐患，也很有可能导致珍贵的印章材料丢失。建立健全完善的印章档案管理制度，是保证印章档案的安全与完整的有力保障，是目前印章档案管理需要解决的问题。

1  高校印章档案的内涵及意义

国家机构、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章被称为印章档案，印章档案有着特殊载体形态，在档案考证、历史研究、艺术鉴赏和文物收藏等方面有着不可估量的价值^[1]。高校印章档案是高校在教学、科研、管理等其他社会活动中形成和使用过的，有一定保存价值的，是进行归档保管的印章^[2]。

印章档案具有特殊性，主要表現在以下3个方面：一是形成方式的特殊性。一般在制作机关印章时，首先要向上级主管机关申请，或者由其直接制作并发放。由于机构变更、制作要求变化等原因导致停止作废使用的印章，由批准或制发机关收集处理。其次，将能反映机关主要职能或主要历史脉络及具有一定艺术鉴赏性、具有参考凭证价值的印章移交进档案馆（室），印章档案就是这样形成的^[3]。二是载体样式的广泛性。从材料上看，能以固体形式存在的物体几乎都可以作印章材料的载体，如玉、石、木、橡胶及塑料制品等。三是具有查考、收藏研究价值。从考证档案方面来看，一般来说，某个机关在特定时期内产生的文件材料，有对应时间，并且都会有印章。如果出现一些纠纷，是由于和当前文件有冲突引起的，那么查找到以前使用过的印章档案，以此作为凭证，就能更好地解决这类问题。

一枚印章的失效、废止反映了一个单位或机构的消亡、撤消、解体。把这些每个时段的档案材料汇集起来，就形成了单位或机构的发展和变革歷史。虽然高校失效废止印章在新印章启用之日起，就失去了法律效力，但它们却真实客观地反映了学校办学发展历程、校内机构演变的历史过程，具有特定的查考利用价值，这也是作为高校发展状况、学校历史沿革、鉴定档案文件真伪和编史修志、地名变迁等方面的重要依据资料，有着非常大的利用价值^[4]。因此，高校科学、规范、妥善地管理和保管印章档案是十分必要的。

2  高校印章档案的管理现状分析

2.1 印章档案的整理规范不够完善

目前，印章档案整理方面的技术规范与标准没有统一和规范，导致高校印章档案管理和整理方法五花八门。1993年，经国家教育委员会发布关于《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》的通知（以下简称《通知》）文件后，此文件作为高校档案管理工作的法理依据和贯彻执行的工作规范，从1994年起一直沿用至今，但《通知》没有将作废的印章归入集中统一管理的档案范畴，在很长一段时期内，大部分高校档案馆（室）把作废印章作为实物资料整理保存，而不是纳入档案范畴来进行管理。

2008年6月，《印章档案整理规则》（DA/T 40-2008）经湖北省档案局起草，经国家档案局发布，在2008年9月1日开始正式实施。该规则作为我国档案行业标准中的推荐性标准，条款具体、可操作性强，正文对印章档案各个整理环节如何处理做出了明确规定，避免笼统、空泛的文字。该规则实施以来一直作为档案机构和业务部门开展工作的工具指南。但是，仍然存在着缺点。一是时效性方面，文中有些内容和条款已显落伍，该规则颁布至今已逾十载，一直没有与时俱进，重新修订过。二是部分章节之间逻辑关系错乱，比如一级标题存在逻辑层级不相符的情况。三是缺乏归档范围的说明，在该规则的保管期限章节中对于印章归档范围的具体包含内容没有明确说明，非常笼统，对实际归档没有指导意义^[5]。

2.2 印章档案的管理制度不健全

长期以来，高校普遍存在对印章档案的重要价值、印章档案的管理重视不够^[6]。目前，很多高校档案馆依然存在印章管理和档案管理不成套的管理模式，档案管理部门没能建立健全制度规范进行强有力的指导，导致印章档案管理的工作出现滞后，珍贵的印章材料丢失。

一方面，立档单位担心印章档案移交后要承担风险，所以束之高阁不移交进馆;档案馆存在印章档案不方便管理，万一遗失要承担较大的责任，缺乏主动作为。另一方面，立档单位不知道“交给谁，交哪些，怎么交”。由于档案馆（室）对印章档案的收集管理方面都较为薄弱，可能各单位归档范围要求没有对印章档案做出明确规定，这就容易出现，印章档案要么不区分价值全部归档或进馆，要么有一些应该永久保存的重要、珍贵印章被遗漏甚至丢失。

3  做好高校印章档案管理工作的措施

3.1 出台科学规范的印章档案管理标准

现在，全国很多档案管理机构，制定了该机构的印章档案管理办法。因为这些办法是适应各自单位的，比较有局限性，所以规章制度有很大的差异性。国家档案局中央档案馆办公室在《印章档案整理规则（征求意见稿）》中指出，印章档案规范管理的主要前提是保证印章档案的收集要齐全完整;“谁发由谁收缴”作为机关单位收集停用废止印章的参照原则，按照一年移交一次的原则，最后统一移交到由机关档案室保存。而各地也制定了相应的印章管理办法，因为没有统一的标准规范，个人经验和能力不一，在实际工作中，对印章档案的归档造成了遗漏和缺失的情况。这就迫切希望档案主管部门，尽快制定出实用性强的印章档案管理指导性文件规范。因为明晰的表述印章档案概念、准确定义印章档案专用术语、操作性强的整理方法、明确的归档范围等方面对档案工作者整理档案才有指导意义，从本质上，把印章档案工作逐渐归入规范、科学管理的路径。

3.2 实行印章档案成套保管

印章档案包括印章实体、印模以及印章从形成到废止至移交进馆过程中产生的一套文件，如印章刻制申报表、批准刻制表、印章启用申请单、印章废弃说明、印章更换请示、印章交接等。印章档案成套保存，一方面对于印章档案的收集齐全有利，从印章的形成阶段开始整理，再到启用，然后废止移交，每一个阶段的文件可以按照印章在不同阶段的作用及地位进行收集整理;另一方面方便查找和利用，印章实体与相关的印章文件材料成套保管，即档案管理部门把印章实体和与印章相配套的文件一起纳入文书档案保管，达到印章实体和文件统一的状态。当需要查找某个印章或印章文件材料时，更能从文书档案中迅速查找到。再者，有利于充分发挥档案的凭证价值。避免滥用废止印章事件的发生，可快速、完整地找出与该印章相关的文件材料，证明该印章已经失效，有效发挥印章档案的价值。

3.3 加强印章档案规范管理

3.3.1 加强档案人才培养

印章档案，能真实地反映某个单位或机构设置的行政沿革，仍具有历史凭证作用及重要参考价值^[7]。高素质档案工作队伍是加速高校档案建设发展的关键，档案馆要建立并落实档案人才培训机制，强化档案队伍对印章档案规章制度的学习，掌握整理方法。通过理论和实物操作培训，提升档案者工作队伍的知识水平和基本技能，有助于更全面地保存印章档案。

3.3.2 完善启用印章档案的审批利用程序

档案保存的用途主要是有利于利用、甄别文件材料真假、探究高校历史沿革是印章档案利用的主要目的。印章的特殊属性，影响决定了印章档案的提供利用必须谨慎^[8]。比如：在实际工作中，启用印章档案审批表制作的时候，以下项目内容是不可缺少的，如申请重新启用印章事由、盖章材料的名称、印章需要使用的次数、启用印章的名称，还有学校及有关部门和相干领导批准同意栏。还要特别注意，在用印完毕后，利用者及印章管理者须签名及注明用印时间，以确保印章档案利用合法规范。此外，明确专人负责各类印章的日常管理。具体主要包括启用印章审批制度、不同种类印章安全保管制度、用印权限范围限定制度等，避免多人保管、管理印章。

4  结语

综上所述，高校印章档案是高校档案馆的宝贵资源，在补办证明手续、补盖印章、甄别文件材料真假、研究高等学校文化历史等方面，依然起着很重要的作用。针对当前高校印章档案的管理现状进行充分的了解和分析，并提出切实可行的方法策略，加强高校印章档案的收集，对丰富馆藏结构、提高高校档案管理和服务水平、提升高校文化软实力具有重要意义。

参考文献

[1] 国家档案局.DA/T40-2008印章档案整理规则[EB/OL].[2019-11-27].https：//www.saac.gov.cn/daj/hybz/201806/d59859fb95d4471b8601d4f53ac5b4fa/files/ecf274ce42a24b328316f77e69491b18.pdf.

[2] 唐俊.试论印章档案的管理[J].办公自动化，2018，23（4）：53-54.

[3] 陈正娇.浅析印章档案的管理现状与对策[J].文山学院学报，2013，26（5）：113-116.

[4] 夏慧.高校失效印章的档案管理实践[J].城建档案，2018（2）：57-58.

[5] 刘林子洋.《印章档案整理规则》（DA/T 4040-2008）解读及相关问题思考[J].北京档案，2019（12）：     21-25.

[6] 赵莉.浅谈高校印章档案管理[J].现代营销，2018（2）：238.

[7] 管先海，李兴利.实物档案的是与非[J].档案，2018（11）：46-50.

[8] 谢兰芳，刘珂凡.对印章档案启用管理规范化的思考[J].北京档案，2021（3）：30-32.

作者简介：黄玉花（1985—），女，硕士，馆员，研究方向为档案研究与保护。