基于Intranet的采购合同审批发布管理系统设计与实现

王宇飞

摘 要：采购合同审批发布管理系统是基于工作流技术的一个管理系统。在公司OA系统上，它是用于管理采购合同的电子系统。该系统可编制、审批、发布和生成PDF文件以及留存电子版采购合同。相关职能部门在系统中操作和查看采购合同信息，能够节省公司资源，提高流程执行效率。文章认为，该系统可应用于公司现有及未来的所有项目。

关键词：Intranet;工作流技术;流程审批

1    合同审批发布管理系统研发的必要性

电子化办公、无纸化办公是目前的发展趋势。但许多公司内部的文件审批流程，仍然采用传递纸质文件，或者发送邮件的方式传递Word/Excel文档进行文件审批，其中采购合同是一种审批流程繁多，具有保密性质且纸张需求量大的文件。手工处理的工作流程存在诸多弊端。无法对整个流程进行有效的跟踪，也很难进行量化统计，不利于查询、形成报表以及绩效评估[1]。工作人员会将大量时间和精力花费在文件传递和各职能的协调上，工作效率低下。这会存在人为干扰或不按标准办事的情况。审批过程中对采购合同内容的修订还会产生纸张浪费。因此，公司立项研发采购合同，审批发布管理系统，以此来解决上述问题。

2    采购合同审批发布管理系统主要功能

采购合同审批发布管理系统主要功能有：合同内容的创建和编制;合同审批过程;合同预算统计;电子签章;电子版采购合同浏览;打印纸质合同;合同基础信息维护;形成各类统计报表。

2.1  创建采购合同

公司规定采购合同由采购部统一管理，所以创建和编制合同内容由采购员进行操作，采购员可以在主办视图中查看和创建采购合同，需要编制项目信息、乙方信息、合同条款、采购物料明细、文件交付时间表、可靠性要求、合同构成文件清单以及交货时间表。制式采购合同中的部分内容，在没有特殊情况时一般为固定内容，例如甲方信息和部分固定条款，此部分内容系统会自动填入默认信息，以便节省采购员编制合同的时间，采购员也可对此部分内容进行调整。

保存后，采购员可以将采购合同提交后进入审批流程，或继续编辑合同。

2.2  采购合同的审批过程

系统审批流程如图1所示，审批节点包括：（1）采购员编制采购合同，然后提交进入审批流程;（2）采购主管审核合同条款;（3）采购部总监审批合同条款，并填写采购合同预算;（4）财务部审核合同条款及预算;（5）项目领导审批，包括项目经理、项目部部长、总监对合同内容进行审批;（6）财务部部长审批合同条款及预算;（7）董事长和总经理审批，同意后，电子版采购合同将显示董事长和总经理的电子签章;（8）采购员发布合同，此时可以打印出带有董事长和总经理电子签章的纸质合同，之后将带有乙方签字盖章的纸质合同扫描成电子版文件，上传到公司内网系统中，结束流程。

在审批过程中，审批人同意可直接点击Submit按钮确认提交流程，进入下一个流程节点。审批人不同意时，需要填写不同意的原因或建议，并选择将流程回退至初始流程节点，点击Submit按钮确认提交。申请人会看到被回退的采购合同，修改之后可以重新提交进入审批流程，或者申请人也可以将采购合同直接作废。

为了方便用户查询和办理采购合同审批，该系统提供待办、主办及已办视图。待办视图中仅显示需要当前用户审批的采购合同;主办视图仅显示由当前用户创建的采购合同，用户可通过该视图创建或者维护采购合同;已办视图则显示当前用户已经审批过的采购合同。

在审批过程中，流程每到一个节点，系统会自动发送Notes邮件提醒审批人有需要办理的采购合同。申请人或审批人在确认提交后，可以撤回下一步流程节点的审批人还未办理的采购合同，修改后重新提交[2]。

2.3  合同预算统计

审批采购合同，除审批合同内容之外，还需要审批合同预算，所以采购总监在审批合同时，需要填写合同预算信息，系统会自动统计相同项目下相同预算被使用的金额总和，得出结果是否超出预算，为后续预算相关审批节点的审批人提供判断依据。

2.4  电子签章

经过董事长和总经理审批通过后的采购合同，电子版采购合同会显示出对应的电子签章，打印成纸质合同时，免去了董事长和总经理在系统中审批后还要在纸质合同上再次签字的麻烦。

2.5  电子版采购合同浏览

由于用户在系统中所填写的电子表单与最终形成的纸质合同版式存在差异，所以增加了电子版采购合同浏览功能，用户在系统中填写采购合同电子表单并保存后，可以通过电子版采购合同浏览功能查看合同的最终版式，并且可以导出PDF文件。

2.6  打印紙质合同

采购合同在公司内部完成审批流程后，可以通过电子版采购合同浏览功能打印出纸质合同，交给乙方签字盖章。

2.7  合同基础信息维护

在采购合同审批管理系统中，为了方便用户编制合同，提高效率的同时规范编制内容，增加了项目维护表、供应商信息维护表、合同基础信息维护表。这些维护表信息会在用户编制合同时提供统一规范的可选项，和一些默认的合同固定条款信息，用户通过选择选项的方式编制采购合同，能够避免人工录入可能带来的错误，节省校稿时间，并且使合同内容更规范。

2.8  形成各类统计报表

该系统还为各个角色的用户提供了形式多样的报表数据，例如项目总成本汇总报表。

3    结语

采购合同审批发布管理系统使采购合同标准化、制式化，提高了采购合同的编制和审批效率，提高了工作效率，节省了公司的人力物力，减少人为因素导致的错误发生概率。该系统可以实现无纸化办公的目的。该系统有根据用户角色来限制显示采购合同内容的功能，降低了信息泄露的可能性[3]。自动化流程、数据库集成、各类表单查询功能提高了决策能力。

該软件已经在公司内网运行使用，目前因相关部门组织机构和保密级别的变更，仍在持续更新。该软件申请了计算机软件著作权，并已获得证书。

[参考文献]

[1]范玉顺，吴澄.工作流管理技术研究与产品现状及发展趋势[J].计算机集成制造系统，2000（1）：1-7.

[2]刘任杰.文件外发审批在OA系统上的实现[J].吉林铁道，2015（2）：56-57.

[3]史红霞，金颖.基于B/S的办公自动化系统安全技术研究[J].计算机工程，2005（S1）：93-95.

（编辑 王永超）

Design and implementation of intranet purchase contract approval

and release management system

Wang Yufei

（Changchun Bombardier Railway Vehicles Co.， Ltd.， Changchun 130062， China）

Abstract：Procurement contract approval and release management system is a management system based on workflow technology. An electronic system for managing procurement contracts implemented on the companys OA system. It can edit， approve， publish， generate PDF files and inquire electronic purchase contract in the system. Relevant functional departments operate and view procurement contract information in the system， which can save company resources and improve the efficiency of process execution. The system can be applied to all existing and future projects of the company.

Key words：intranet; workflow technology; process for approval