计算机办公软件Word的操作方法研究

杨志艳

（甘肃省镇原县职业中等专业学校 甘肃省庆阳市 744500）

在当今社会与经济快速发展的背景下，Word软件随计算机出现在了人民群众面前，并且还成为了重要的办公软件，通过Word操作进一步提高了工作效率与质量。但是在实际应用过程中却经常会出现软件应用不合理的问题，甚至部分工作人员在进行Word操作时还将其定义成为简单的文字编辑工具。长此以往下去不仅会影响到供效率，还会使Word软件应用失去意义，所以当务之急就是对其操作方法进行深入探索。

1 Word程序基本功能说明

1.1 功能区

功能区有很多人都使用过，但是对其实际操作却并不了解，因为功能区包含的功能种类较多，并且不同的功能键都有着不同的作用。首先就是程序选项卡，这一选项中有开始、插入、页面布局、引用、邮件、审阅、视图这七个选项，七个选项的设置为软件默认，邮件相信是应用频率最低的一个功能键了。那么在实际应用过程中就可以结合实际情况对选项卡进行调整，因为选项卡中有一些功能并不常用，那么就可以通过开发工具选项卡进行调整。功能面板也是功能区的重要组成部分，功能面板的作用就是对选项卡进行切换，在切换过程中可以显示不同的功能面板，在这一分组中会出现常用按钮，在实际应用过程中还会显示信息输入框，此时就可以选择相应的执行命令。通过总结可以了解到，在实际文档编辑操作过程中，功能区会出现一些变化，在文档处理过程中若是暂时不需要就可以将其缩小，缩小操作就是在功能区中右键，随后打开快捷菜单中选择“功能区最小化”。“开始”功能中包含了文档与文字编辑常见的各种操作，在这一功能中可以对字体进行调整，还能够对字号进行放大缩小，字体的颜色也能够通过功能区变化，还能够在“开始”功能中找到图表插入按键，进一步丰富了文档编辑的功能。不仅如此，在实际应用过程中还可以对文字的位置进行调整，页边距也能够在“开始”功能中调整。经常进行文字编辑的话“文档校对”功能就需要得到重点关注，这一功能可以对文档中的文字进行检测，通过检测可以了解到语法错误和错字，以进一步提高文字编辑工作有效性。如图1所示。

图1：文档校对功能页面

1.2 标尺、页面编辑区域、鼠标右键和状态栏说明

Word软件中的标尺在文档编辑中有着重要的影响意义，页面编辑区域的上面和左面，分别标有“水平标尺”以及“垂直标尺”。“页面编辑区域”在垂直标尺的右侧，一般情况下这一区域能够满足文档编辑工作基本需求。在对页面编辑区域进行分析时可以了解到，在其右侧会出现一个滚动条，这一滚动条的右侧还有一个功能栏，这一功能栏是“任务窗格”，其作用方式就是在点击一些命令后会出现命令对话框，若是将命令对话框放到界面最右侧，那么对话窗口就会嵌入Word界面。并不是所有的任务窗格都在编辑区右侧，部分任务窗格会出现在编辑区左侧。鼠标在右键后可以完成简单的编辑与处理，例如在英文文档进行编辑时，若是右键则可以直接将其翻译过来，这一操作主要依靠英语助手应用。状态栏区域也可以进行调整，因为软件中的状态栏默认的功能显示有些并不常用，所以就可以通过右键状态栏并点击“自定义状态栏”进行编辑，以通过这样的方式来改变状态栏显示。

1.3 对话框启动器

在文档中还经常会应用到对话框启动器，这些对话框启动器都是小图标，并且出现在不同的操作组中，通过单击启动器可以将对话框与任务窗格启动，在其中还会出现不同的选项。就拿“字体”来说，当单击后就会启动“字体”对话框。

2 计算机Word办公软件的具体应用分析

2.1 内容查找与替换

在对一些文字内容进行复制粘贴时，经常会出现空白符号和回车键，为了保证文字格式的合理性，就需要对这些空白符号和回车键进行删除，但是一个一个单独删除太浪费时间，那么在实际应用过程中就可以通过内容查找与替换进行快速操作。在实际操作过程中可以选中需要删除的空白符号，并点击查找与替换，此时对话框就会启动，其中包含了查找、替换、定位这三个选项，操作者就可以选择替换选项，将空白符号全部替换。与此同时，在将文章复制到Word文档后还会出现大量空格，这些空格也会影响到文章布局，同时还会占据文章篇幅，那么此时也利用查找替换功能键将这些空格删除，这样操作者的工作效率就会得到大幅度提升。如图2所示。

图2：查找与替换功能页面

2.2 段落重排

若要合理进行文档文字编辑，还可以将段落重排功能键应用起来，通过这一功能键可以对文档中文章的段落进行重新排列。该功能键的具体操作如下，操作者可以在每段需要开头的位置添加特殊标记，并在功能栏中选择查找与替换，单击打开功能栏，并在对话框中找到定位栏目，在栏目对话框中输入“p”，同时还需要在高级设置中选择特殊符号，点击不间断空格，在其中输入“S”。当以上操作结束后就可以进行全部替换，点击全部替换后段落重排操作就算完成了[2]。

2.3 快捷键的使用

快捷键应用也是提高Word软件应用效率的重点，在实际操作过程中利用鼠标来回点击不仅浪费时间，甚至在遇到大量重复操作时还会出现失误。所以就可以将其快捷键应用起来，最为常见的快捷键的复制粘贴，还有一些快捷键相信很多操作者并不了解。比如Ctrl+Shift+Spacebar可以创建不间断空格，Ctrl+U可以为字符添加下划线、Ctrl+Q可以删除段落格式、Ctrl+Spacebar可以删除字符格式等等。还有一些快捷操作也有部分操作人员并不了解例如F12后可以快速对文档进行保存，F7可以进行拼写检查，F6可以进行快速翻译。通过这些快捷键可以进一步提高软件操作效率，降低了操作者鼠标应用频率。所以为了更加合理的应用Word文档，相关操作人员就需要将其快捷键铭记在心，同时还要学会熟练使用快捷键，以通过这样的方式来提高工作效率与质量。

3 计算机Word办公软件操作流程分析

3.1 Word窗口结构

操作者一定要了解Word窗口结构，Word视图包含很多内容例如页面视图、大纲视图等，不同的视图会展现出不同的效果，若要将文档打印出来，就需要重点关注Word视窗，并对页面视图进行操作，其目的就是为了保证打印后的效果能够与软件中效果一致。在对视图进行切换时，操作人员可以选择菜单视图并点击切换，为了方便可以直接点击窗口下方按钮进行视图切换[3]。

3.2 打开文档

大多数操作者应用软件的目的就是对文件进行查看，所以在文件打开时就会选择相对简单的打开方式，例如应用鼠标双击桌面上的文件，或是寻找文章储存路径之后打开文件。很多人为了方便都会将文件放在桌面，虽然打开的速度快，但是储存路径一般为C盘，大量文件储存就会导致电脑运行速度下降。所以在文件储存与打开时最好注意路径问题，不要选择将文件大量堆积到C盘。

3.3 页眉设置

Word文档编辑过程中经常会出现需要页眉编辑的情况，一般情况下操作人员都会选择最简单的编辑方式，那就是找到页眉编辑功能键，并点击页眉和页脚，随后再将需要编辑的文字内容输入到页眉处，若是需要在页眉处增加不同格式的横线，再将横线添加进去[4]。但是这一操作仅限于单一页眉操作，如果遇到大量页眉需要编辑则无法利用这一方式。在大量页眉编辑过程中需要先在第一页的末尾点击“插入”-“分页”-“下一页分节符”，之后还要点击页眉页脚，最后再点击“同前节”按钮，这时输入相应的内容即可。

3.4 受损文档的恢复

因为计算机运行过程中难免会出现一些问题，比如突然停电、软件运行崩溃等，这就会导致文档受损。那么在遇到文件受损后就可以应用基础方式进行修复方式，首先需要将被损坏文件打开，并点击另存为将其格式改成RTF。更是更该结束后点击保存，并关闭受损文档。随后需要将保存的RTF文件，另存到Word的DOC格式保存。最后将RTF格式文件关闭，此时再打开新文件即可完成修复。但是这一简单操作的效果有时并没有那么明显，经常会出现没有效果或是仅修复部分内容的情况，那么在出现了这样的问题后，就可以选择将文件格式继续转化成为TXT，之后再将其转回word格式，虽然这样能够修复内容，但是格式却无法得到修复。在文件修复时还可以选择另一种方法，这一修复方式为复位，修复流程为打开损坏文件，滞后点击菜单并全选，随后点击软件中的“文档修复”即可[5]。

4 Word隐藏功能的应用

4.1 软回车和硬回车

Word文档编辑过程中有时会从网页上复制文字，然而复制后的文字经常会出现空行，若是单独删除则会浪费大量时间，并且在删除过程中还会出现失误，那么此时就可以利用替换的方式来解决这一问题。在点击查找替换后在任务栏中输入^p^p，随后点击替换，以通过这样的方式来批量删除空行。

4.2 自动保存功能调整

相信很多人在应用Word文档时遇到过文本丢失的情况，一旦出现这一问题就会导致之前所编辑的内容全部消失。所以在应用过程中若要解决这一问题，就需要结合实际情况去设计自动保存，保存路径的选择为文件—选项—保存—保存时间设置，此时就可以根据实际情况去设计相应的自动保存时间。不仅如此，在实际应用过程中还可以通过“选项”功能进行调整，进而有效提高办公质量。

4.3 快捷键的选择应用

通过相关数据总结分析可以了解到，Word文档中以一百个以上的快捷键，然而这些快捷键在日常生活或学习中是无法了解的，首先就是因为鼠标可以代替这些快捷键，其次就是快捷键的数量较多无法全部进行记忆。所以若要提高办公效率，就可以选择去到网上查找资料，并学习灵活应用快捷键[6]。

5 结束语

通过以上总结可以了解到，Word软件并不是看起来那么简单，同时也了解到其不同的操作可以为文档编辑带来哪些帮助，最重要的就是了解到了软件更多的操作方法。那么在当前这一Word软件应用不断深化背景下，相关操作人员就需要对Word进行更加深入的探索，以保证软件应用能够为工作带来帮助，通过更加细致精准的操作提高工作效率与质量。