中小企业业财一体化建设之路初探

胡明禹

（大信会计师事务所（特殊普通合伙），浙江 杭州 310052）

一、业财一体化的概念

根据目前在这个领域里进行研究的教授和学者的观点，业财一体化至今尚无确定的概念，但至少包含了以下几层含义：一是计算机信息系统背景下所进行的，融合了业务流程和财务流程的信息共享系统，与独立的业务运行系统、传统的财务会计处理系统有重大的区别；二是财务系统所需要的数据与业务系统是同步的，当业务系统完成了相应的操作时，财务系统所需要的读录也已实时完成，即便还存在财务人员进行确认操作的情形，也不影响它的同步性；三是与采用计算软件进行会计处理有很大区别，业财一体化不是将手工操作过程转变为计算机的操作过程，它引入了计算机特别是互联网的很多功能，例如决策支持功能、供应链管理、支付管理、客户价值管理，甚至把企业的最高决策管理都融合其中，省略了某些手工背景的操作，效率和核算深度和广度均非往日可比。

二、业财一体化的价值所在

大型企业有资本有人才，已经尝到了业财一体化的甜头。2019年下半年到今年的上半年，我们对杭州市若干制造型企业进行了调查，凡是实行了ERP系统的企业，财务人员人均处理财业务量都明显地高于仅使用财务管理系统的业务量。数据如表1：

表1

这次调查是不完整的，还无法深入到调查业务系统与财务会计系统自动对接程度，只是用财务人员人均处理业务量这样一个指标进行比较。使用这个指标来评价信息系统是有失偏颇的，但是在此仅仅是为了说明值不值的问题。比较理想的是，使用能直接体现信息系统价值的物理指标，例如订单响应时间、产品交货期、产品直通率等，更为客观。

常见以下几种业财一体化的设计类型：

从上表2可以看到，进销存模块能够自动形成凭证，基本上解决了三分之一以上的操作任务，如果从解决关键问题的角度出发，应选择在进销存模块自动产生凭证上，便可以迅速解放大部分财务人员的劳动时间。

表2

我们再来看一下本人在杭州当地调查所得一组关于信息系统建设与投资及时间的统计表：

从上表3可以得到，如果企业的规范化程度不高，没有采用过业务信息系统，没有计算机文化，即便是一个进销存模块的应用也要花费1至2年的时间。

表3

以下是业内人士对计算软件进行的系统功能、适用对象、价格三个维度的比较，通过该结果，可以帮助我们判断如何选择软件：

（一）系统功能比较（如表4）

表4

?

>（二）技术平台比较（如表5）

表5

（三）价格成本比较（如表6）

表6

三、计算机系统实施失败的常见原因分析

（一）项目推动者大多为财务部门，而非公司最高的经营管理机构，推动力不足。由于财务部门对于业务部门而言话语权较弱，当需要业务部门进行业务基础数据规范时，受到较大的阻力，无法完全推动工作。更何况，在实施计算机信息系统之后，部门之间的某些壁垒将被拆除，某些秘密无法继续，为了谋求部门个人利益的机制被削弱，因此首先在某些岗位人员中产生自觉与不自觉抵制情绪。即便不明确表示抵制，阳奉阴违，也延长了产生效果的时间。

（二）企业没有做好心理准备，没有确定好恰当的阶段性绩效目标，没有明确各阶段可能会遇到的问题或困难。众所周知，信息化改造是一漫长过程，是一项系统工程，在信息系统建设开始又没有认真论证，没有明确各阶段的任务和预期实现目标，特别业务规范过程很不容易，涉及改变参与人员习惯的问题，一时半会是难以取得成效。如果没有强有力领导，人总是不希望被改变的。时间一长，有关各方都容易出现倦怠的情绪，当遇到某些产品、工艺比较难解决时，实施人员又缺乏对业务的深入理解，最后不得不放弃。

（三）企业自身没有相应的软件技术人员，对软件缺乏了解，基本依赖于供应商，而某些供应商本身就不具有项目实施能力，纯粹就是软件企业的销售代理商。一款软件实施，特别是像用友NC、SAP等大型软件，实施过程不仅需要有软件技术还需要懂业务，而高水平、懂行业、懂财务的工程技术人员比较难觅，供应商在签订的合同价格不是很理想的情况下，压低价格签订合同，就会在这里偷工减料，随时寻找减少工作的借口。

四、业财一体化的信息系统的属性特征

以往业务信息系统与财务会计系统相互独立是非常常见的现象，未来的发展方向不再是这样，而是业务和财务一体化，当业务完成时，财务会计所需的信息已经同时完成，会计凭证编制绝大多数也同步完成。为了能提高业财一体为框架化的信息系统系统的成功率，我们有必要认识一下业财一体化信息系统的属性。

一是企业家要认识知识的价值，愿意花钱聘请有经验的咨询机构就企业的业务特征、财务求、管理要求、人才状况等基础条件进行调查，结合技术的发展状况，给出实施业财一体化的方案，包括实施路径、投资计划、阶段目标、产品选型、可能遇到的困难等做出预先的规划。

二是总体规划，分阶段实施，保证可扩展性。用一个系统解决所有问题肯定是不切实际的，但在与供应商签订合同的时候，应当充分考虑这种整体性，保证其端口是可以打开的，允许接入第三方数据，或者通过第三方应用数据是可交换的，避免信息孤岛的出现。

三是改变简单的买购成本观念，改变评价方法，树立人引入信息系统同时是人才培养、是形成新的竞争能力、是企业持续发展能力的涵养等的理念，不以单位成本投入进行评价，从而在心理上、绩效评价方法上确立一个更宏观的标准，不会轻易地否定其所产生的价值。同时，还应当充分信任技术提供者，他们会信真对待客户的需求，实现委托目标，而不借用技术优势，做物无所值的东西。

四是充分认识计算机信息系统，特别是设计优秀的业财一体化系统，如果能引进，并不断消化，会促使整个企业管理革命，而管理的变革本身就是一个渐进的过程，甚至某些看起来很一般的概念，在企业中也许需要经过相当长的时间消化才能转化为企业的习惯，运用到经营之中。

五、技术提供者的观念转变和服务转变

上文在企业开展业财一体化建设失败原因一节中已经提及，失败的一个原因之就是，供应商在本质上把自己看成一个只是卖软件的，没有打算为客户带去真正价值，谈合同时什么能做到，信誓旦旦，上马的时候糊弄，收个定金或首付款，然后跑路。这样做不会有多少市场，即便投入更多的推广费，也未必带来长期的客户。所以，希望软件供应商转变观念，一切工作以为实现客户价值为标准，采取一种长期服务的策略，充分理解软件产品与客户实际经营活动的相结合，并随着对经营活动了解的不断深入，服务不断的跟进，甚至做必要的二次开发。当然在服务团队中也应当配备相应的技术人员，而不仅是商务人员，签订合同时，也把服务作为合同的重要组成部分。