加强档案规范化建设，促进档案法治化管理

戚会转

摘 要：随着社会的进步，互联网以及新兴技术在各行各业的深度应用，给企业带来了全新发展机遇的同时，与之相应地，企业也同时面临着更加严峻的挑战，因此，新形势下，必然地对企业的各项管理提出了更高质量、更为严格的要求。众所周知，档案是记录企业各个阶段生产、经营、管理等方方面面细节的一种形式，档案的重要性不言而喻，一方面，档案可以起到有效的参考作用，在企业进一步发展决策中提供有效的资料支持。所以，档案管理质量的高低直接关系到企业日常管理的效率，与企业文化、安全生产息息相关。基于档案管理具有范围广、标准要求高等特点，所以加快档案管理规范化、法治化、信息化建设，必须要借助于先进的管理手段，这样才能够有效提升档案管理质量，并且使档案发挥出应有的作用。先进的档案管理手段有利于档案的提取、调阅和利用等，最大程度地利用好档案资源，以此来更好地促进企业的可持续健康发展。

关键词：档案规范化建设;档案管理法治化;途径

前言

档案资源的有效管理与利用，不仅仅关系企业管理现代化水平的实现，同时关系到企业档案资源的开发与利用，对于促进企业管理水平和技术的提升尤为重要。以下文章就从档案规范化、法治化建设的重要意义，以及现阶段部分企业档案管理中存在的不足进行分析，并就加强企业档案规范化、法治化以及信息化建设的有效策略进行简单阐述，以供参考。

一、加强档案规范化建设，促进档案法治化管理的重要意义

档案是企业一路走来的重要历史凭证，详尽地记录了企业各个时期生产、管理的全过程，对于企业未来的发展有着十分重要的参考意义。在经济与科技活动始终处于高速发展的新形势下，企业的管理项目与生产规模越来越多样化，管理手段与生产技术水平也越来越先进，由此延伸出越来越多的档案资源管理需求，也因此而对档案管理的质量与效率提出了更高的要求。众所周知，档案管理是构筑企业信息系统的重要基础，唯有采取科学化、精细化的手段加强企业档案资源的规范化、法治化建设与管理，才能使得档案资源在企业未来的可持续发展中发挥出重要的作用。时代在不断发展，但是企业与技术的进步需要不断地积累经验，档案资源可以在生产技术的研发与创新中起到很好的参考借鉴作用。所以，无论是从企业的可持续发展角度，还是出于提升企业管理质量的需要，加强档案管理规范化、法治化建设都是进一步提升企业的管理质量与技术水平的重要途径，能为企业的加速发展奠定坚实基础。所以说，加强档案资源的规范化、法治化管理是促进企业管理现代化的重要前提，对于促进企业的进步和可持续发展具有重要的参考意义和促进作用。

二、加强档案规范化建设，促进档案法治化管理的具体要求

1.要实现档案资料收集的精准性

要加强档案管理的规范化建设，促进档案法治化管理，首先要实现档案资料收集的精准性，因为，企业不同阶段的经营与发展中必然会产生大量的档案资料，而对这些资料进行识别、收集、分类、归纳，实现精准的资料是档案管理规范化的重要前提。很显然，当前已经进入了信息化时代，随着互联网以及大数据、云计算等信息技术的深度应用，使得企业档案的管理方向更加明确化，同时也使得各种档案信息的收集方式更为便捷，收集质量更为精准以及高效。通过利用互联网以及大数据的便捷优势与强大的技术功能，快速且精准地识别档案资料的数据保证档案数据的完整性、有效性。为企业档案的规范化管理以及后续档案资源的利用与精准服务的进一步开展指明了方向。与此同时，将信息技术利用在档案资源的规范化建设中，还能够有效节省档案使用人员的时间，快速检索、调阅所需要的档案，节省时间保证档案管理的服务效率，将档案管理的作用充分发挥出来。很显然，互联网和信息技术的应用保证了档案管理从量变到质变的飞跃，保证档案管理各个环节的有效进行，使其衔接更为紧密，同时为档案管理的规范化、法治化建设铺平道路。

2.要加强档案资源的优化与整合

档案管理规范化建设的最终目的是为了实现档案资源的优化与整合，从而便于后续的高效管理与利用。而信息技术以及互联网的诞生与应用，显著地加速了各种信息与资讯的高效传播，同时也为企业档案管理的规范化建设开辟了新路径，拓宽了新渠道。所以，应用信息技术参与企业的生产、经营、管理过程已经成为大势所趋，显而易见，在加强企业档案管理规范化上也是如此，规范化管理的前提是要实现档案管理数字化、信息化。很显然，在加强档案资源的优化与融合上就要借助信息技术的优势来推进整合效率与整合质量，利用信息技术为档案资源的收集、整理、管理、利用开辟新路径。利用信息技术，比如大数据技术建立起数字化的档案管理系统，不仅仅能够很好地突破传统人工管理模式的封闭性与滞后性，更加显著地增强优化档案的利用效果，而且可快速识别用户的档案需求，使档案管理更加的人性化、便捷化。同时，还能够快速整合各种信息资源，使不同部门的员工进行档案管理时更加的便捷，有效保证了档案管理和使用效率的提高，降低人工成本和物力成本，使得企业的档案管理更加优质与高效。同时，由于传统的档案管理都是纸质文件、资料，不仅需要一定的空间，而且对于存储环境有着十分特殊的要求，如防潮、防霉等等，而当前将信息技术应用在档案管理中，实现了数字化管理，通过一些档案管理的APP等实现对档案进行云储存，避免了档案纸质资料的损坏，而且在传播和调阅的过程中，更加的方便快捷，无惧档案丢失损坏的烦恼，而且数据存储没有空间的烦恼。所以，通过互联网和信息技术的应用实现档案资源的优化与整合，使档案管理的路径更加多样化、立体化，显著地提高了档案资源规范化、法治化建设与管理的速度和质量，不仅实现了规范化档案管理的基本前提，而且还大大加速了档案管理信息化的进程。

三、档案规范化、法治化建设与管理中存在的不足

1.相关部门缺乏对档案管理的重视

如前文所说，档案管理贯穿了企业的各个阶段，所以必然的，档案管理牵涉到各个领域，并且涵盖了企业发展周期的全过程，包括文书、科技、人事、会计等内容，要将这些内容以及资料按规范要求来规范管理，显然不是一件容易的事。除了技术层面的支持外，还需要高度的重视，调动起全体成员对档案管理的认知，但是显然，当前企业相关部门对于档案管理的重要性认识不清，片面地认为档案管理不过是些已经过时了的资料，具体体现在几个方面，首先在档案管理队伍上的投入不够，没有就档案管理的流程进行梳理，对于档案管理的职责没有进行明确的分配，由于企业的发展以及管理需要，常常会产生很多反复更新的资料，由于档案管理的重视度不够，在譬如此类档案资料的整理上往往未能即时地进行更新替换处理，這就导致后续在利用时会出现偏差，尤其是一些技术性质的档案，必然会带来困扰与阻碍;除此之外，对于档案管理队伍专业水平的重视度也不够，多数企业在档案管理人才的引进上投入不够，多是从企业内部选拔档案管理人员，或是一人身兼多职，这就导致了企业档案管理的质量与效率得不到保障，具体表现在缺乏专业的档案管理背景，对于档案管理的流程与要求，以及对于档案管理需要达到的目标不明确，尤其是在信息化管理要求下，相关的档案管理软件操作能力低，种种不足都无法满足企业可持续发展的需求。