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新时期做好涉密档案保密管理要点分析

2021-09-10刘文光

科技研究 2021年15期
关键词:保密档案管理

刘文光

摘要:伴随着现阶段我国信息技术的飞速进步,在最近几年中档案管理行业的管理效率以及管理质量得到极为高效的提升。但是在保密管理的位置来讲的话,因为大部分的涉密档案对保密性对具有极高的需求,然而,现阶段我国档案管理工作在保密方面还具有部分的问题,导致其管理效率以及管理效率受到了较为严重地影响。基于此,本文针对新时期中应该怎样做好涉密档案保密管理工作做出了简要的分析,希望可以为相关单位提供一定程度的帮助。

关键词:涉密档案;保密;档案管理

伴随着我国逐步步入大数据时代,在该背景的影响下,数据信息的重要程度不断提升,在这其中一些涉及机密档案、个人隐私等等关键的档案,其重要程度更是不可想象。若是这部分档案文件中的信息被他人了解,情节较轻的话会导致个人的工作、家庭,以及生活受到极为严重地影响,然而若是信息过于重要的话,就会使我国的发展受到极为严重影响,导致其经济发展严重降低。由此就可以充分的證明出,针对涉密档案实施周密的管理具有极强的重要性,现阶段我国相关的部门一定要重视这方面的工作。

一、加强宣传教育,提高保密意识

现阶段,我国的档案管理工作已经取得了一个较为可观的成绩,并且已经全方位的推广都了各个行业之中,其中涉密档案的管理工作是重中之重。可是现阶段在实际针对涉密档案实施管理的过程中,虽然已经得到了一定程度的重视,可是因为大部分档案管理工作者以及领导还没有清晰地理解涉密档案管理工作的重要性,在平时开展工作的过程中忽视了档案管理工作的严谨性,这就导致极为容易发生涉密档案管理不足的问题,从而使其管理质量以及管理效率受到极为严重地影响。在面对这部分问题的时候,需要自宣传教育工作着手,针对档案管理工作重要程度、涉密档案关键性作用,以及涉密档案文件内容泄漏危害等等方面实施全方位地宣传工作,促使和档案管理有关的工作者都可以重视档案管理工作,不管是档案管理工作者还是领导管理工作都会有意识的不断强化涉密档案管理工作,并且使两者在平时开展工作的过程中可以积极主动的完成各项需要保密的工作,从而使涉密档案管理工作的管理效率以及管理质量得到极为高效的提升,促使我国持续稳定地发展[1]。

二、加强重点部位保密管理

在实际开展涉密档案保密管理工作的过程中,其中包含了档案管理自信息收集至调取运用的整个过程,不但工作量极为的庞大,且内容也是非常的复杂,在现阶段我国专业涉密档案保密管理人才较为缺少的现状下,若是想使涉密档案保密管理工作的效率得到极为高效的提升,千万不要盲目的针对其工作内容提出需求,而是要针对其实际情况实施科学全面地分析,找出涉密档案保密管理工作的重点管理部分,针对其实施强化措施,这样的话就可以将有效的资源发挥到最大,不但可以使管理效率得到极为高效的提升,同时还可以使档案文件的保密性质得到极为高效的提升[2]。

比如,在实际进行涉密档案保密管理工作的过程中,不管是针对涉密文件实施储存工作还是对其进行查找或者查阅等等工作的进行,其相关的人员都需在档案管理室中进行。因此为了使涉密档案文件的保密性得到极为高效地保障,文件管理工作在实际开展管理工作的过程中,一定针对档案室实施科学全面地管理工作,不但需要针对其关键的丢失、损坏因素,完善防火、防潮、防鼠等等方面的工作,通过这样的方式使其存放安全性得到极为高效地保障,同时还需要运用现阶段我国发达的信息技术,针对档案的信息进行保密备份,并针对档案室建设出监控报警系统,针对所有的偷盗、灾害等等情况实施全方位的管理工作,若是发展有人员正在实施偷窃行为或者是火灾等等灾害,系统都可以在第一时间做出报警处理,这样的话就可以有效地避免档案文件被盗被毁等等情况的发生,从而使其安全性、保密性得到了极为高效地保障。

三、为涉密档案利用提供良好的环境

各单位应建立保密环境较好的涉密档案阅览室。提供利用涉密档案时应尽量控制在阅览室内进行,并做好登记工作,原则上不要外借。这样既可以提高档案利用率,又可防止涉密档案的扩散和泄露。对一些珍贵重要的档案应采取复印、抄录、提供副本等保护措施有条件的单位还可以安装摄像监视器及时掌握利用者的情况.发现问题及时处理[3]。

四、提高档案管理人员的综合素质

在实际开展档案管理工作的过程中,对其管理工作者的专业能力具有极高的需求,特别是针对涉密档案保密管理工作来讲,对其管理工作者的专业能力需求更加的高,一定要让专门的档案管理工作者实施管理,才可以使管理效率以及管理质量得到极为高效的提升。但是在现阶段的管理现状来看的话,因为现阶段我国缺少专业的档案管理人才,整个档案管理行业都处于一个缺少人才的情况,就更加不用说对管理工作者需求更高的涉密档案保密管理了,所以这也就充分的证明出现阶段从事于档案管理工作的人员,自身的素质其实是无法满足档案管理工作的实际需求的。因此,在面对这部分问题的时候,档案管理企业就一定要在人力资源管理方式着手,一方面针对管理人员的待遇进行提升,并制定出完善的激励制度,通过这种方面吸纳更多的专业管理人员参与到其中,组建出一支具有极强专业能力的涉密档案保密管理团队,从而使其管理效率以及管理质量得到极为高效的提升。另一方面,就是需要通过自身的管理的实际情况,建设出一个完善的人才培养机制,在平时开展工作的过程中有意识的为其开展一些专业知识培训方面的活动,从而使档案管理工作者针对专业知识、信息技术、政治理论,以及有关的法律法规进行了解,通过这样的方式,不但可以使平时的工作的更为的丰富,同时还可以使档案管理工作者的专业能力、信息能力,以及政治文化素养得到极为高效的提升,从而使其在开展管理工作的过程中更为的具有专业性,促使管理效率以及管理质量得到极为充分地保障。

五、加强领导并做好责任落实工作

在实际开展涉密档案管理工作的过程中,其工作内容包含有档案整理、档案数据核实等等极为复杂的工作,若是其中的某一个环节发生失误,那么就极为有可能导致涉密档案的保密性出现严重的问题。所以,在实际针对涉密档案实施保密管理工作的过程中,档案管理企业需要从领导管理工作着手,提升其对涉密档案实施保密管理工作的重视力度,并建设出完善的责任落实制度,通过实际的管理状况以及工作性质实施定岗定责管理,把各个工作的责任和相关的工作人员连接起来,促使各个部分的工作和可以积极的合作、交流,一同针对涉密档案实施保密管理工作,若是出现涉密档案信息丢失或者是泄漏等情况的发生,那么就需要在第一时间针对其原因实施调查,并追究相关责任人的责任。这样在涉密档案的保密管理工作中,所有工作人员都能够各司其职,认真、严格的完成自身工作任务,而保密管理的工作质量也能够得到充分保证[4]。

结束语:

综上所述,伴随着现阶段我国信息技术的飞速进步,在最近几年中档案管理行业的管理效率以及管理质量得到极为高效的提升,然而其中涉密档案保密管理工作还是具有部分问题没有得到妥善地处理,但只要能够认清实际问题原因,并从责任落实、档案管理人员培养等方面入手,采取合适的工作策略,涉密档案的保密管理仍然是能够取得成功的。

参考文献:

[1]李传高.新形势下做好涉密档案保密管理工作的思考[J].卷宗,2020,10(6):74-74.

[2]李雪梅.浅谈如何做好档案室涉密档案的安全管理?[J].经济视野,2019(8):13-14.

[3]陈秋香.信息化时代如何做好档案的保密工作[J].管理观察,2019,No.724(17):77-78.

[4]李毅杨.谈新形势下企业如何做好文书档案保密管理工作的选人与用人[J].现代企业文化,2019,(32):119-119.

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