科技期刊编辑初审环节常见的论文格式问题及应对策略

封毅

[摘要]科技论文的标准化和规范化写作，有助于信息传播和交流，也是科技期刊编辑初审环节的首要工作。为了解目前地方高校学报自然科学版投稿论文存在的格式问题，本文将《温州大学学报（自然科学版）》作为研究样本，随机抽取该刊自由来稿的40篇科技论文，对这些论文写作格式进行审查，发现40%的稿件格式缺失，100%的稿件存在格式书写不规范问题，并分析了这些稿件格式问题的表现形式和产生原因。针对科技期刊编辑初审环节稿件审查发现的格式问题，笔者从编辑视角提出了解决建议。

[关键词]科技期刊;初审;论文格式;对策

目前，我国共有期刊10， 217种，其中自然科学类期刊5， 455种[1]。科技期刊每天都会收到大量的作者投稿，初审作为“三审制”的第一个审级，是编辑对投稿的首次遴选，成为严控学术论文质量的第一道关。在该环节，期刊编辑对接收的稿件进行全面审查，初步评价稿件质量，给出处理意见，并决定这些稿件是否能进入二审环节。编辑初审主要包括政治性审查、内容审查和论文格式审查等。论文格式审查在一定程度上可以帮助学术期刊编辑判断稿件的学术价值、推理推导的严密性和作者创作态度的严谨性等。关于科技期刊编辑初审研究，以往主要集中在初审方法的层面。王萍等[2]从初审原则、内容审查、真实性审查以及创新性审查四个方面对编辑初审工作进行了探讨，分析了初审工作与论文质量的关系。陈文静等[3]阐述了科技期刊在编辑初审环节中质量控制的工作要点及易被忽视的问题，提出优化编辑初审流程的创新和尝试方式。赵冬艳[4]结合地方高校学报工作的特点，介绍了编辑在初审中的误区、原则、方法，以提高地方高校学报编辑的初审质量。

目前，对科技期刊编辑初审环节格式审查的研究内容较少，尤其对该环节科技论文格式问题的定量化研究尚未见于报道。对投稿论文表现的格式问题进行定量化分析，可以帮助科技期刊编辑精准了解期刊作者写作中存在的问题及其表现形式，以便针对不同的稿件做出快速应答，提高初审速度，也可以有针对性地指导作者写作。本文在《温州大学学报（自然科学版）》（以下简称本刊）的投稿系统中，随机抽取2020年1月—12月的科技论文40篇，进行格式审查，结合编辑初审发现的一些科技论文写作普遍性问题，提出了引导作者规范写作的应对策略。

一、研究方法

（一）数据来源

笔者从《温州大学学报（自然科学版）》来稿的科技论文中，随机抽取40篇，涵盖数学、物理、生物、化学、建筑等学科领域，这40篇文稿均符合本刊的办刊宗旨和办刊方向。

（二）研究方法

依据相关标准规范要求[5-8]，本文对抽中论文进行格式审查，逐一检查论文的结构是否完整，图表设计是否科学，数学公式书写是否规范和参考文献著录是否齐全等，并对发现的问题进行登记和统计。本研究中，编辑初审环节论文格式审查的具体规定有以下几方面。

1.文章结构完整。一篇完整的科技论文应该包括标题、作者栏信息、摘要、关键词、综述或引言、正文、讨论/结论等，其中正文一般应设立层次标题，故将以上几点作为评判论文结构是否完整的依据。

2.图表设计准确。科技论文按照研究方法的不同，可以分为理论型、实验型和描述型三类。无论是哪种类型的科技论文，其在描述和分析实验（试验）现象时，经常要使用表格、坐标图或曲线图等图表来罗列和表现数据和研究结果。因此，图表是科技论文重要的表达方式，图表的制作是否合理和正确，也要列入编辑初审环节的考查内容。

3.公式书写问题。科学问题往往用抽象的数学模型加以描述，理论证明、理论分析、数学推理是科技论文常用的方法和手段，数学公式是科技论文的重要组成部分。科技论文中数学公式的书写要清楚，并使其符合数学描述的基本准则，数学符号要统一。数学公式的书写情况和掌握程度，可以反映作者学术研究的基本功和研究态度的严谨性。

4.参考文献齐全。学术研究都是在前人研究的基础上进行的，参考文献直接反映了论文的起点和深度。没有参考文献的论文，相当于闭门造车，不能称之为严格意义上的学术论文。因此，标引和著录参考文献是科技论文的基本要求。论据若来自他人的成果，必须以参考文献或者注释的形式注明其来源。因此，编辑可以将参考文献是否在正文标注，文后是否提供参考文献表作为初审的考查内容。

二、结果和分析

（一）研究结果

研究发现，投稿论文的格式问题主要表现在2个方面，即格式不完整和格式不规范，格式缺失的论文有16篇，占调查论文数的40%。在本研究的样本中，基本上每篇稿件都存在格式不规范的问题，占调查论文数的100%。具体审查结果见表1。

论文格式不完整主要表现在机构名称缺失、作者栏信息不全、参考文献在正文中出现位置未标注、未划分层次标题和结构不完整5个方面。机构名称缺失主要表现在未署名或署名中二级机构缺失，在本研究的40篇论文中，存在2例没有署名二级单位的情况，占调查论文数的5%。作者信息不全的论文占调查论文数的20%，其中未标注研究方向的2篇，未标注职称的2篇，未标注学历的4篇。有2篇投稿论文文后虽然罗列有参考文献，但这些参考文献在正文处并未标引。有2篇论文全文只有一级标题，一级标题下并未再划分二级标题。有2篇论文有引言、正文，但缺少结论部分。在调查的40篇论文中，格式不完整的论文有16篇，占调查论文数的40%。

论文格式不规范主要表现在图表、公式的问题和参考文献著录缺项的问题。图表的问题主要表现之一是图序、表序编号的问题。《中國高等学校自然科学学报编排规范（修订版）》[5]要求图/表应有以阿拉伯数字连续编号的图序/表序，调查发现有2篇论文缺表序，有2篇论文的图序用字母表示。表格问题的另外一个表现是表中数据缺少单位，有2篇投稿论文存在该问题。图的不规范性表现在坐标图标目中缺少单位符号（4处）、图序不规范（2处）、图中的术语与正文文字表述不一致（2处）、先见图后见文字（2处）。在审查的论文中，公式书写不规范的有2处。全部稿件均存在不同程度的参考文献不规范的现象，主要表现在参考文献缺著录项，比如，缺出版地或出版者信息，缺卷或期信息，缺参考页码信息等。总体来看，在审查的40篇论文中，每篇论文或多或少都存在格式书写问题。

（二）原因分析

科技论文出现以上格式问题的原因，可以归纳为以下三个方面。

1.作者在投稿前没有认真阅读投稿期刊的“来稿须知”，不知道需要给期刊社提供哪些信息。有的作者在论文写作过程中只是关注了文章的内容、原创性和科學性，但是忽略了提供作者署名和机构等信息。这些信息在编辑初审的学术性审查中发挥着重要作用，可以帮助编辑大致了解作者的学术背景和研究项目执行状况。通常来自学术机构的投稿，若有基金项目支持或作者具有高的学历和职称，会得到学术期刊编辑更多的重视。

2.作者对科技论文写作规范掌握不够。科技论文的书写涉及各种不同的规范要求，如参考文献、量和单位、标点符号都涉及不同的引用标准和规范[6-8]。此次调查显示，科技论文书写格式不规范，包括参考文献的引用缺失、公式描述不准确、图表绘制不科学等方面，可能是作者平时缺乏科技论文的写作训练，缺少必要的科技论文写作技能导致的。

3.科技论文质量在一定程度上能体现作者的写作态度。论文结构不完整，缺少参考文献或参考文献著录不完整，图表中缺少图序图名，图表中术语符号和正文中表述不一致等问题，归根到底还是作者写作态度不认真、不仔细和不严谨的体现。

三、科技期刊编辑初审的应对策略

目前，三审制是我国学术期刊的基本审稿制度，三审制在责任上明确了各级审稿的具体任务，在程序设计上保证了审稿的客观性和公正性，避免了编辑由于自身专业限制而造成的稿件误判。初审是审稿的第一个环节，合理严谨的初审能缩短稿件发表周期，提高编辑出版工作的效率。

（一）优化初审流程

编辑初审要把好政治关和学术关，科技期刊初审包括政治性审查、内容审查和格式审查3个方面，其关系见图1。

在初审环节，编辑通过通读全文，对文章的政治导向和思想导向作出审查和判断，包括国家领土和主权问题、民族问题、党的方针政策问题、涉外问题、宗教问题、历史问题和保密问题等，对不符合要求的文稿作出退稿处理;满足要求的文稿，进入学术性审查环节。

编辑结合文稿的选题立意、材料、方法及文后参考文献，判断论文的创新性，是否具有潜在的社会价值，综述论文是否参考了国内外的最新相关文献，是否结合自己新的有价值的成果加以阐述[9]。在初审中，编辑要审查论文数据是否充实可靠、真实充分，通过上下文、统计分析和与相关论文比对等方式，初步判定其数据的真实性[10]。除此之外，编辑还要考查文稿结构设置是否合理，层次划分是否清楚，语言表达是否流畅，并考查论文各部分的编排及格式的完整性。

在此基础上，编辑基本上可以对文稿的内容作出初步判断。编辑对内容审核不通过的文稿，直接退稿;对政治审查、内容审查和格式审查通过的稿件，使其进入二审环节。对内容审查没有什么问题、格式不规范的文稿，编辑可以先不联系作者修改，待外审专家审稿通过进入编辑环节后，再进一步进行编辑加工、规范;对内容审查没有什么问题、格式不完整的文稿，编辑应该在提交外审专家前，联系作者补全相关信息。待作者将论文格式补充完整后，科技期刊编辑再将该稿件提交外审专家审稿。科技期刊编辑在写初审意见时，应该将作者稿件中存在的问题逐一指出，并给出具体修改意见，让作者按照修改意见进行修改。

（二） 解决途径

此次调查显示，几乎全部稿件均存在格式问题。为了解决这一问题，科技期刊编辑应该对作者写作的规范性加以引导，帮助作者完善格式，避免因格式问题造成科技论文在初审阶段落选。引导作者学术论文的规范写作，编辑可以从宣传和指导两个方面着手。

首先，编辑应该结合编辑部条件，利用编辑部现有的资源，对科技论文写作规范和要求，做出宣传和引导。现在科技期刊编辑部一般都有投稿网站，投稿网站是宣传科技论文写作方法的重要平台。科技期刊可以在编辑部网站的页面上设置“作者园地”栏目，在该栏目下显示本刊的“征稿简则”“来稿须知”和“稿件版式”等模块。“征稿简则”是对期刊的办刊宗旨、属性和栏目设置等基本情况的说明。“来稿须知”可以就论文主题、论文书写、论文篇幅、图表制作和参考文献著录等给出具体的写作要求和规范，帮助作者快速了解和掌握相关书写要求，规避写作中可能出现的格式问题。“稿件版式”是编辑部设立一个排版的模板，给出对应的论文各部分章节的具体书写要求，包括字体、字号、行距，以及对图表、公式、参考文献及标点符号等的规范性要求。作者对照“稿件版式”，就会知道完整的论文版面包括哪些内容，避免出现论文某个模块缺失的现象。

对科技论文的投稿，作者投稿成功后，都会收到编辑部的回复邮件，告知作者初审情况。对初审通过的稿件，编辑要告知作者该文已提交二审和二审需要的时间，并提醒作者在此期间切勿“一稿多投”，以免造成论文的重复发表。对初审不通过的投稿，编辑要及时退稿，缩短初审时滞。对有一定学术价值但格式不完整的论文，科技期刊编辑要及时联系作者修改。科技期刊编辑可以结合自己工作实践，将常见的论文格式问题加以整理，以文字形式形成适合本刊作者群的“格式修改注意事项”。在初审阶段，如果需要作者修改格式，编辑可以直接将该注意事项发给作者，让其对照修改，可以避免作者修改过程中可能再次出现的格式问题。

其次，科技期刊编辑可以通过面对面指导、开讲座、举办培训班等多种方式来培养和服务作者，引导作者进行科技论文写作和提高写作水平。科技期刊的社会功能之一是教化功能，通过支持有真知灼见的来稿，可以发现和培育人才，壮大科学家队伍[11]。科技期刊编辑可以采取一对一指导的方式，指出作者论文写作中存在的格式问题，以期达到科技论文规范写作的目的。以研究生为投稿主体作者群的科技期刊，尤其是地方高校学报，针对研究生写作能力有限的问题，可以定期开展“研究生科技论文写作培训”，通过传授科技论文写作规范与技巧，来提高研究生群体科技论文的写作能力，加快这些潜在作者群科技成果的发表和推广。编辑主动指导研究生作者规范论文写作，将有利于他们快速掌握科研论文的写作方法。

四、结论

本文通过随机抽取地方高校学报《温州大学学报（自然科学版）》的40篇科技論文来稿，对这些文稿中存在的格式问题进行统计分析，结果表明，这些投稿论文基本都存在格式问题，格式不完整和格式不规范是这些论文格式问题的主要表现。编辑在初审环节对论文的格式问题要结合文稿的政治性和学术性审查，决定有格式问题的稿件是否退稿或提交专家外审。科技期刊编辑应该在日常工作中对作者写作的规范性加以引导，以帮助作者规避写作中可能出现的问题，提高科技论文的初审速度，提高科技论文的发表时效性，加快科学技术研究成果的推广。

【参考文献】

[1]杜一娜，丁以绣.直击中国科技期刊发展的痛点 不仅是“SCI崇拜”这么简单[N].中国新闻出版广电报，2019- 08-06.

[2]王萍，杨淑珍，于智龙，等.科技期刊编辑初审对论文质量的影响[J].编辑学报，2011（05）：414-415.

[3]陈文静，林树文.编辑初审的优化与完善[J].天津科技，2018（01）：106-110.

[4]赵冬艳.论地方高校学报编辑的初审工作[J].科技传播，2019（06）：191-193.

[5]豆丁网.中国高等学校自然科学学报编排规范：修订版 [EB/OL].（2020-05-04）[2021-01-26].http：//www. docin. com/p-1406815559.html.

[6]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局，中国国家标准化管理委员会.信息与文献 参考文献著录规范GB/T 7714—2015 [S].北京：中国标准出版社，2015.

[7]国家技术监督局.量和单位 GB3100-3102-93 [S].北京：中国标准出版社，1994.

[8]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局，中国国家标准化管理委员会.标点符号用法 GB/T 15834―2011 [S].北京：中国标准出版社，2012.

[9]赵慧霞，纪彩虹.也谈科技期刊初审工作[J].甘肃联合大学学报（自然科学版），2008（06）：108.

[10]张峻瑜.学术期刊编辑初审的现实意义[J].兰州文理学院学报（自然科学版），2014（06）：88.

[11]赵大良，杜秀杰.简论高校学报的育人功能[J].编辑学报，2009（05）：380.