医院档案风险管理研究

张云

摘要：本文将风险管理理论和方法应用于医院档案管理领域，剖析医院档案风险管理要素，提出了医院档案管理应对风险的措施，以保障档案管理安全、规范。

关键词：风险管理;医院;档案管理

作为医院建设和发展的真实写照和原始记录，医院档案是医院工作决策、计划的直接文件参考和依据。做好医院档案管理工作是贯彻国家医疗卫生政策，保障人民健康的需要。维护档案安全是档案工作的重要内容，将风险管理理念和机制引入档案安全管理是档案工作精细化、规范化管理的升级和运用。只有加强档案安全风险管理，才能把一切隐患消灭在事故发生之前，确保档案最大限度发挥自身价值。

一、风险管理内涵

风险管理是研究风险发生、规律和风险控制技术的一门新兴管理学科，本质上是指组织为实现风险管理目标，对风险进行有效识别、评估、预警和应对等管理活动的过程。科学意义上的风险管理活动及思想的应用经历了从金融、投资等经济领域到信息安全领域最后到人类社会诸多领域的发展过程。随着科学技术的高速发展和全球化的扩展，人类社会已经开始进入一个充满“人为的不确定性”（Manufactured Uncertainty）的“风险社会”（Risk Society）时代。现代风险已经从制度上和文化上改变了传统现代社会的运行逻辑。因此，近年来档案风险管理成为档案学研究的热点。档案风险管理正是在吸收、借鉴其他领域在风险管理所取得成就的基础上发展起来的，使档案安全管理问题上升到系统性、理论性和前瞻性的高度。

二、医院档案风险管理要素分析

风险管理要素分析是制定风险应对措施的重要依据。风险的发生具有不确定性，只有首先充分认识到风险的存在点，即风险识别，在业务管理活动中贯穿风险管理的思路，提前防范，采取风险管理策略，才能降低或规避风险带来的危害或损失。

近年来，党和国家重视档案安全工作，档案安全工作体系不断完善。根据《关于进一步加强档案安全工作的意见》、《档案馆安全风险评估指标体系》、《云南省机关团体企业事业单位档案工作规范》等政策性文件，以及国内已有的研究成果，将医院档案管理的风险因素进行分类，见下图：

1.基础设施风险

档案库房的环境条件很大程度上影响着档案的保管寿命，包含选址、建筑、功能布局、设施设备等风险点。根据《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010），库房建设的防护内容包括：保温、隔热、温湿度要求、防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗、抗震、防雷及防火等。此外，档案库房地址选择应远离易燃易爆场所，与其他建筑保持一定距离，避免高压输电线从库区上空穿过。为避免高温和潮湿，医院档案库房不宜设在办公楼底层或顶层，不宜靠近盥洗室、食堂等，也不宜设在阳光直射和温度过高的房间。库房必须专用，做到办公区、阅览区、库房三分开。

2.基础业务风险

基础业务风险主要指档案行成过程中的风险。

2.1档案收集风险

档案收集不全、应归未归的现象在医院时有发生，根源在于各部门缺乏档案存储必要的意识，尤其合同档案收集的完整性是医院合同档案管理的主要难点之一。随着医院参与市场经济活动的不断增加，逐渐形成了购买设备合同、购买服务合同、基建合同等，合同的种类和数量也随之增加。从办理程序来看，由于合同档案的办理程序不同于文書档案、科技档案等，不同性质和类别的合同往往由不同的职能部门拟定和承办，每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立来看，合同送交所有责任方签署完毕后才能成立。流程多、周期长，且出于查阅的便利性，导致合同容易出现“中途截流”和各临床、职能部门分散保管的现象，造成档案资源的缺失，从而影响档案为医院提供信息服务的质量。

2.2档案价值鉴定风险

档案价值鉴定工作包括制定价值鉴定的标准和编制保管期限表。国家档案局8号令对机关文件材料归档范围和文书档案保管期限做出了明确规定，但医院档案因其来源、内容、形式特征、文种等不同于其他机关事业单位，故价值鉴定专业性和复杂性并存。例如，医务管理类的业务档案就包含医疗技术法令、法规及各项规章制度、突发事件及传染病暴发的应急救援纪实、医疗事故纠纷的处理意见、医疗协议与合同等。部分档案文件，近期内可能具有重要价值，但一定时期后却有丧失价值的可能性。部分文件在移交存档时，并不重要，但其价值也可能无限期延续，并上升或扩展。

2.3 档案开发利用风险

档案管理的最终目的在于开发利用。对于实体档案，如医院未建立规范的档案调阅制度，缺乏调阅审批程序，借阅人借阅未经授权或未获相应授权的档案，则导致重要或保密的档案信息泄漏的风险。电子档案存在因档案系统受到内部或外部的非法访问，造成医院信息外泄或失真。

3.信息管理系统风险

档案信息化工作中，数字档案馆建设面临的风险因素主要表现为：服务器、终端设备、存储设备不能满足实际需要，数据操作系统、扫描软件等与硬件设备不配套，数据备份、日志管理、元数据管理、防病毒软件的缺失等，以及未按保密规定进行数字化备案，未对档案进行数字化鉴定，数字化成果质量不符合国家技术规范要求等。

三、医院档案风险管理措施

1.全面树立档案风险意识

意识是行动的指南。风险意识是对风险存在的一种警惕、预测与责任，以便随时做好风险防范，使风险管理具有主动性、前瞻性、规划性和预防性。因此医院应构建由院长统一领导、分管院长负责各部门档案管理落实情况的组织体系。设立风险管理部门，安排专职风险管理人员，健全风险管理制度，实现组织、人员、制度与资金上的保障。

2.规范档案基础管理

细化档案管理工作流程，围绕档案的收集、移交、鉴定、保管、开发利用等制定相应管理制度。针对自然因素等不可抗因素，预先制定档案管理应急处理预案，制定严密高效的防控措施，提升防灾减灾能力;针对密级档案的失泄密风险，建立严格的密级档案查借阅审批制度，及时跟踪密级档案去向，建立失泄密档案追责制度。编制档案管理工作方案、档案借阅登记表、档案库房安全检查登记表、要害部位检查登记表等，完善基础管理工作。

（1）加大各类档案收集力度。对原有档案管理的工作流程进行改进，明确业务工作中的节点，规范各部门移交档案的时间、移交的方式和期限。设置部门兼职档案员，负责收集、整理本部门档案资料，按规定立卷后移交综合档案室。对暂存部门内部的档案，应做好提供利用及安全保护工作。综合档案室必须指导兼职档案员收集档案，避免“有文必档”和“有档不归”两个误区。不加鉴别将所有文件归档势必加重库存负担，也无法体现档案价值;遗漏文件又将影响档案后期的开发利用。如医院设备档案的收集除购销合同外，还需收集生产企业资质证明、供应商及生产商授权或资质，确保应归尽归。

（2）科学组织实施档案鉴定。档案鉴定是对文件能否转化为档案的“资格审查”和确定档案“生存期”的过程。为避免个人认识的局限性和片面性，首先应全面了解医院的基本职能和各部门的职责，从总体上把握部门开展职能活动的规律和特点。从医院发展的总体需求出发，综合档案来源、内容、形式特征和社会效益，按照国家《档案法》规定和上级档案工作方针，编制《医院文件材料归档范围和档案保管期限表》，依法实行档案科学分类管理。

3.构建安全高效的软、硬件设施保障

按照《档案馆建设标准》建设档案库房，安装运用入侵报警系统、出入口控制系统、视频监控系统;加强对日常线路、管道的检修和维护，禁止无关人员出入档案重地。在档案保护、装裱、修复、缩微、备份等方面提供设备支持，确保档案安全。配备符合档案室建设需要的服务器、终端设备、网络设备、存储设备和其它配套设备。根据相关管理规范，制定适合本院实际的电子檔案管理制度，采取数据备份、异地存放、物理隔离、定期升级转换等有效手段防范电子档案风险。

结语

档案安全是医院档案事业的根基。面对众多安全风险因素，档案管理者要善于学习，积极转变工作思路，积极开展风险评估，全面、系统梳理可能存在的隐患，分析风险点，采取预防措施，做到从源头控制，切实为医院各项工作开展提供优质服务，不断推动医院持续、快速、健康的发展。

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