办公自动化使用环境下的高校公文处理建设与发展研究
2021-09-10王康
王康
摘 要:随着高等教育信息化快速发展, 办公自动化在推进现代大学管理体系中对提高高校内部办公效率、增强教学执行能力和服务水平的作用日益凸显。作者结合工作所在高校办公自动化在公文处理运行的实际情况,以及对在处理电子公文中存在的问题进行研究,提出解决方法,为进一步提高高校现代化管理水平和办事效率提供参考。
关键词:办公自动化 高校 公文管理
一、前言
高校属于国家事业单位,公文处理是依法治校和开展校务活动的重要载体。高校公文主要有外来文、校内来文、校发文三种形式。其中校外来文是指上级主管部门、平级单位、校外企事业单位以及个人通过机要、传真、政府OA系统、信函、电子邮件等方式发来的通知、文件、函件等;校内来文是指校内各二级学院、职能部门、教职员工、学生向学校党委行政提交的请示报告等;发文是指以学校名义上报或下发的各类报告、请示、通知、决定等。高校公文经常使用到的文种有报告、请示、决定、通知、通报、通告、意见、函、会议纪要等11个种类。
在公文处理工作中,为提升工作效率和质量,传统的纸质公文处理方案已经很难满足网络信息时代的需要。因此依托网络信息技术的办公自动化和公文管理有机结合成为时代的必然要求。笔者所在高校,办公自动化系统已经成为日常进行公文处理的主要载体。
二、高校公文处理中办公自动化的意义
(一)社会意义
在新时代背景下,中共中央、国务院在印发的《中国教育现代化2035》中提出创新教育服务业态,建立数字教育资源共建共享机制,完善利益分配机制、知识产权保护制度和新型教育服务监管制度。《教育部等五部门关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》是深化简政放权举措的同时,对扩大高校自主办学权,激发办学活力,要求高校完善内部治理、优化服务,搭建线上线下协同平台,构建高效一体化校务服务体系。推动教学行政业务协同、简化办事程序,优化工作流程。
因此要推进教育现代化和“放管服”的要求,高校要依托信息技术手段加强现代大学管理体系建设,实现公文无纸化流转、决策管理网络化、公共服务电子化。
(二)现实意义
1.方便快捷,实效显著。传统的纸质公文处理,完全依靠人工完成,在检索查询、信息处理、提供决策等方面效率不高。引入办公自动化系统后,破解了网络孤岛,将传统公文处理和信息网络结合,学校决策者、教职员工仅需登录到办公自动化系统操作即可完成公文处理的各个环节。
2.降低办公成本,推进信息公开。在使用纸质文件常规处理公文的时候,每份文件都要用纸质来印制装订,分发时再通知二层机构的工作人员亲自来领取。这就使物力和人力形成浪费,并且还可能人为因素造成领文不及时,发漏、发错文件等情况。而通过办公自动化系统处理公文,可以向主送机关以及个人发布通知,并提醒阅读,这样不仅节约了纸张,也节省了人力,节约了时间。
3.促进工作作风的转变,提高工作质量。首先是明确了经办人的职责,使会签部门与公文发起部门之间形成良性循环。领导通过系统及时对文件进行会签, 一定程度上促使了机关人员转变工作作风,同时也有效的提升了工作质量。其次,系统中具有待办工作提醒功能,会对当前经办人进行提醒, 催促及时的处理文件。此外还可以利用微信或短信平台通知经办人员签收文件, 提高了办事效率。
4.规范业务流程, 提高管理水平。一是保证了公文处理的时效性, 二是使收发文的程序得以规范。三是公文在系统流转中能够明晰经办单位的工作职责,规避相互推诿的不良现象。另外还能改善传统纸质文件查阅不方便、归档不齐全等问题带来的影响, 从而有效的提高管理水平。
三、高校办公自动化公文处理的问题分析
(一)多系统运行,协同办公兼容性差
各高校一般都布局有教务系统、资产管理系统、财务系统、招生系统等各类办公自动化系统,但不同系统的数据结构不一样以及数据标准不统一,并且因为软件厂家的商业行为不会给学校开放数据共享的端口,二次开发难度大,从而造成校内的各个系统变成一个个独立运行的系统,各自为政。
(二)电子公文导出后的文档容易篡改,公文唯一性难鉴定
在公文处理中,购买资产或用款请示占据很大一部分。校领导和职能部门在自动化办公处理系统中会签审批后,流程结束。请示单位或个人将审批件打印送至资产或财务部门进行采购或报账时,这个打印出来的审批件很容易对数字或参数进行篡改。因此难以保证公文的唯一性和完整性。
(三)保密难度增加,带来网络泄密新挑战
虽然机要的上级来文像往常一样“锁住文件”,但一些不公开的校内外行文因为虽然没有公开,但因为信息公开属性并且也是电子版存为放在电脑系统中,而电脑系统易受黑客和病毒的入侵,流转过程中一些数据也可能被修改或删除,保密难度增大。另外就是公文处理的人员为了方便传阅, 直接通过公共网络进行传输,大大增加了网络泄密的概率。
四、高校办公自动化的实施建议
(一)制定统一标准,破除行业技术壁垒,构建不同信息系统的逻辑关系和数据标准
就作者工作单位而言就有OA系统、教务系统、财务系统、资产管理系统、学生资助系统等多种信息系统平台,各个系统平台的数据独立、离散,各数据无逻辑性。像需求单位都是通过采购第三方软件各自为战,很多能够共用的信息数据需要人工导出后,再导入不同系统中,并未形成管理协同,严重削弱了办公自动化的协同性,无形中增加了管理工作量。如果能把高校一些共性的工作指标形成标准的数据格式,那么研发企业在制作数据架构时,就容易确定各数据的逻辑关系及格式标准,从而降低使用单位运营成本,提高效率。
(二)加强顶层设计,完善机制管理
目前高校内部之间的协同办公不顺畅,主要还是体制架构问题,而非信息技术问题。高校应强化顶层设计,把信息化建设完善程度作为内涵建设的工作目标进行推动。结合本校的工作实际,制定适合自己的公文管理办法,规范电子公文运转,确保电子公文处理工作有法可依、有章可循。
(三)建立保密防线,提升电子公文的安全性和合法性
为了保证电子公文的安全性和合法性, 要完善公文管理保密制度。单位机要室的涉密电脑必须做到物理隔离,严格按照密级文件管理办法对保密文件进行管理;其次对需要在OA系统中流转的不公开文件,应该引入电子身份验证、传输加密、防写防打印、数字签名等安全技术防范电子公文在流转过程中被非法访问和随意删改,明确查阅文件的角色范围。第三就是为保证公文的合法性,在一些规范性、制度性电子文件中应该要加盖电子签章或手写签名。电子签章和手写签名要采用加密设备、用户与电子印章绑定的方式,指定單位负责人才使用权限。通过这些手段从而有效防止文件被恶意篡改,保障公章使用的安全性,保证电子公文的真实性、完整性、合法性。
五、结语
总之,高校作为新知识产出的摇篮, 是高层次人才的集聚地,是科学研究成果和新技术诞生的发源地,高校的教学、管理工作应该加大创新并适应时代要求,在高校日常公文管理中使用办公自动化系统。通过进一步完善管理制度,规范办文流程,及时更新技术,全面提高公文管理效率,必将使高校管理工作更加快捷有效。
参考文献
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[3]. 陈刚,OA系统对高校行政公文处理的影响[J] 计算机光盘软件与应用. 2013,16(20)
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