关于企业数字档案馆的一些探讨

黄文

一、背景

技术进步带来了社会经济政治方方面面的发展和变化，2017年12月18的中央经济工作会议提出：目前中国特色社会主义已经开始进入了新时代，如何促进国家治理能力现代化，追求高质量的发展已经成为目前我国社会发展的根本要求。现如今大数据和信息资源的爆炸增长是信息时代显著的特征，怎样利用充沛的信息资源促进我国治理能力现代化是一个非常重要的问题。企业作为社会发展一个重要组成，提升其现代化治理能力是提升我国整体治理能力现代化的重要环节。档案工作管理作为企业信息资源治理的重要体现，应当发挥自己的作用，加快信息化转型，逐渐建立起现代化的数字档案室，促进企业的发展。国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出：到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。本文对航空工业企业数字档案馆的建立作一些探讨。

二、企业数字档案馆的定义

《企业数字档案馆（室）建设指南》中指出，企业数字档案馆（室）是指企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。

三、企业数字档案馆的特点

1.文件数量庞大

航空工业作为大型的现代的集研发、生产制造为一体的企业，其产品的开发从可行性论证开始，经过方案设计、详细设计、飞行测试，最后到定型阶段，每个阶段都会有大量的文件产生。同时在各个过程中都会有大量的更改情况出现，这也意味着更多的档案文件在此基础上产生。例如，某所的档案管理部门一年就收到了近10万份型号文件。

另外，航空工业作为典型的军工企业，其产品的制造往往呈现批量性的特征，无论是少品种多批量。还是多品种少批量，都有大量的产品产生，复杂多量的设计研发、制造文件给档案管理带来了巨大的挑战。

2.协同性强，档案复杂

航空工业涉及的行业和厂家非常的多，作为一个高技术制造产业，其产品的研发生产是一个异常庞大精密的产业体系。在外部来说，一个产品的诞生不仅需要设计和生产的主机场所的配合，同时关联着上下游庞大的配套辅助企业。在单个单位内部来说，在设计或者制造时其也需要各个部门的通力合作。这使得整个型号产生的文件异常的琐碎和复杂，对档案数字化提出了更高的要求，要力求归档文件的完整和协调。

3.保密性强，保密要求高

航空工业作为我国特大型的中央管理的国有企业，其业务范围同时涉及军用和民用领域。无论是为国防安全提供的先进航空武器装备还是为交通运输提供的先进民用航空装备，都涉及到了我国的国家安全和国家机密。在业务生产中产生的许许多多的文件也往往带有商密甚至国家秘密，这就要求航空工业档案管理部门在归档管理这些文件时尤其要注重整个档案管理系统的保密处理，在归档和利用时严格遵守保密要求。

四、企业数字档案馆建设的主要内容

企业数字档案馆的建设不是一个一蹴而就的事情，笔者认为应该从档案数字管理平台、数字资源建设利用、档案管理人员素质培养三个方面进行长期的探索。

1.档案数字管理平台建设

数字档案管理平台不是一个简单的档案管理软件系统，它是用于管理数字档案的信息平台，是应具备收集、整理、鉴定、组织、保存和利用存档数据的控制工具。档案数字管理平台应包括以下功能：（1）可以满足档案的基本业务管理需求，对企业在日常的业务生产中产生的文件进行数字归档，并对这些档案进行分组、组卷、保存和信息交互、档案检索、利用和反馈功能，满足日常档案管理的基本需要。（2）从文件全生命周期出发对企业产品模型开发数据进行动态管理，在目前实际的业务工作中，文件与档案不是一个简单的转变归档过程，在许多涉及对外的业务当中，本单位的文件已经实现归档，但从大的领域来看，该文件仍处于文件流转过程，仍在发挥业务作用，这就使得我们不能孤立的认识归档的概念，简单的处理文档的管理工作，我们应把这整个流程看做一个完整的生命周期，以实现产品数据从接收、分发、评估和销毁的控制和管理功能。（3）从前端控制的思想出发，档案数字管理平台的建设不能仅仅关注自身系统的管理，不能被动地等待文件流程进入系统当中。由于现实工作业务的复杂性，产生的文件往往具有多种多样的格式和属性，这对文件的归档提出了很大的挑战，在设计档案数字管理平台时应当从一开始的业务系统介入，在业务系统的设计研发时就考虑到归档的需求，加入一开始的设计，使得档案数字管理平台得到无缝连接和完整的收集和归档数据。（4）随着数字化技术手段在设计和制造过程中的应用，文件类型已经出现了越来越多的三维数据，对原有的多用于满足二维文件归档的档案管理要提出更高的要求，在新的档案数字管理平台中要充分考虑到二维图纸文件和三维数模的归档要求。

同时，档案数字管理平台在满足业务要求的基础上要加入保密管理的功能。具体来说，在构建安全保证系统时，我们必须首先维护基于加密技术的文件传输，维护传输和应用程序的安全环境。其次，通过对整个系统进行相应的防火墙、反病毒、反入侵检测技术，我们能够对维护电子文件的真实性做出一些保护。在日常的管理利用中，我们可以进行权限控制，通过设置管理、审计、安全权限划分，对不同的用户进行多层级安全权限控制，设置不同的权限，能有效保障电子文件的机密性和文件的安全性。通过建立对物理载体的保护事项，采取电子文件备份等措施能有效防止电子文件损坏丢失情况的发生。

2.数字资源建设利用

数字资源的建设和利用是数字档案馆建设的核心内容。丰富的数字资源库是支持产品型号研制的重要资源，对流通中的业务数据来说，档案数字管理系统要能及时地处理业务系统产生的电子数据，进行自动采集，并经档案管理人员鉴定整理之后保存，以加速传统档案向数字档案的转换，提高电子档案的标准化，促进各种形式的档案更加准确，可靠和全面。同时，企业中往往保存有大量的实物档案，包括以前保存的大量纸质文件和声像、照片等。档案管理人员不能忽视对存量档案的数字化工作，考虑到原有档案数量十分多，档案人员应先对其进行鉴定，收集重要的和保存时间过久的档案资源，及时对其进行数字化处理，转为数字档案资源。因此要进行一些基础性设施建设，包括數字档案馆（室）独立的办公场地、配置完整的档案数字化设备如计算机、扫描仪、打印机等。

在数字资源利用方面，要进行档案信息利用平台建设，依托企业的数字档案资源库，建立档案资源门户网站，实现信息资源的检索浏览、下载及利用，共享档案信息与资源，利用现代数字技术提供企业的日常生产，运营和管理信息支持和帮助。使用现代知识管理和大数据管理概念及新兴技术创新企业档案的利用，提供智能、全面的信息和决策支持。特别是在航空相关工业中，要注重单位主营业务档案资料的收集利用，保持型号档案的完整性，以便随时供设计研发利用。同时，要改变既往的被动的接受查询提供服务的方式，利用数字挖掘技术、知识图谱技术等主动提供信息给用户，主动组织档案编研，为用户的利用提供丰富完整的数据，且参与到企业成果资料编研合作中去，提供有用全面的档案资源，加强数字资源的利用能力。

3.档案管理人员素质培养

档案管理人员是关系企业数字档案馆建设工作效果的直接因素。首先应提高档案管理人员思想认知水平，改变许多人存在的被动工作、缺乏积极性的观念。同时采取一定的奖励措施使得档案管理人员发挥主观能动性、积极主动地参与到企业数字档案馆建设中来，在工作中保持热情和继续学习的动力，切实解决遇到的困难和问题，从思想上认识到建设企业数字档案馆的必要性和重要性。其次，数字档案馆建设离不开信息技术和一定的计算机基础知识。而目前许多的档案管理人员存在着知识结构老化的问题，对档案管理的认知仍停留在纸质档案管理时代，不具有建设数字档案馆的能力素养。一方面要定期开展信息技术基本知识业务培训，对档案管理人员进行数字档案馆建设的技术培训，使他们了解掌握相关的基础信息技术，能够拥有解决基础数字问题的能力。同时能够比较准确了解和运用数字档案馆建设的标准和具体操作，提高各级档案管理人员的综合素质;另一方面要引进一些同时掌握信息技术和档案知识的复合型人才，建立档案研究小组，对数字档案馆建设进行课题和专业研究。此外应当加强与本单位信息技术部门的沟通和交流，开拓思路，促进发展。

五、建设企业数字档案馆的意义

企业档案信息资源作为企业信息数据资源的重要组成部分，在大数据推进国家治理能力现代化的背景下，建设数字档案馆对于企业的改革发展来说，有着重要的意义。

1.有助于提高企业档案管理能力

在传统的企业档案管理模式下，档案管理往往是被动的，往往是文件产生部门提供什么文件资料，档案管理部门就归档这些资料，常常有档案归档不全、价值不高的情况出现。建设数字档案馆之后，从前端控制出发将档案归档范围和要求纳入业务系统建设要求当中，实现文件归档的自动化处理，大大增加了档案管理的主动性。同时，将档案管理系统与各个业务系统建立标准化的数据接口，建立起标准化的归档制度和管理要求，有利于改变过去的数据资料格式混乱、管理分散的状态。通过对文件各个流程的掌控，档案管理不再是一个孤立的过程，整个档案管理从文件的产生到文件的使用再到文件的归档成为一个整体的周期，有助于实现文件的全生命周期管理。

2.有助于提高企业档案利用能力

在传统的档案管理工作中，首要职责是做好档案的保存，往往不是很注重对档案的服务利用。而《企业数字档案馆（室）建设指南》中指出：在新时代的背景下，企业数字档案馆要创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有针对性地主动为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务 。建设数字档案馆能加强对档案资源的挖掘整合，在企业馆藏档案中保存着很多科研、生产、管理等业务工作形成的有价值的资料，特别是军工行业，更是保存了许多的研究成果、工艺技术、经验教训等高价值的内容，而在传统的档案管理中，这些信息资源往往被忽略，没有得到很好的利用和开发。建设数字档案馆之后有利于对于档案资源进行深度的挖掘和整理分析，不断完善和提高企业信息资源的收集、分析、利用的能力。例如在某型机以往的档案资料进行分析和处理之后，总结了该型机在设计、研发、生产、保障中出现的问题情况，形成了完整全面的经验教训，从而对后续机型的设计生产提供帮助。另一方面来说，建设数字档案馆促进了档案用户利用效率的提高。在传统的档案利用提供中，往往需要用户先进行利用审批，然后再前往档案管理部门进行查阅。由于场地和档案管理人员的限制，这样的档案利用无疑是效率低下的。而当档案馆馆藏资源数字化、信息传输网络化、信息资源共享化时，信息利用时数据检索无疑变得更加便捷、服务范围变得更大。数字档案馆与传统纸质档案利用服务相比，同样一份文件进行数字化加工后以电子的形式存在可在同一时间内供给多个用户使用，档案利用范围被进一步扩大。同时由于档案资源都是保存在电子载体上，对档案利用的空间限制也被解除，用户可以在多个地点进行查阅利用，档案利用空间被进一步扩大。并且档案数字化以后，用户可以随时查阅需要的档案文件，再加之新的网上检索方式的进步，用户在查找自己需要的档案资源所用时间进一步减少，档案资源的利用效率大大提高。

建设数字档案馆作为一种大数据利用的方式，有助于提高企业决策信息化、精准化。在信息爆炸增长的今天，企业想要在激烈的竞争中作出科学的决策，就离不开对于整个企业信息资源的分析和利用。数字档案馆能够帮助企业精确了解和掌握各类信息，通过对内部部门档案资源的挖掘管理，有助于破除企业各个部门间存在的数据壁垒，实现信息资源的共享，进而判定企业内部部门协调发展状况以及企业自身发展趋势变化，推动企业管理现代化转变，更好的发挥企业在社会发展中的作用。

参考文献：

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作者單位：中国直升机设计研究所