浅议高校新校区建设项目照片档案的管理

汪敬

照片档案是高校新校区建设项目档案的重要组成部分，它不仅生动形象地记录了新校区建设项目实施前的原始面貌，客观真实地反映了建设项目的实际情况和学校发展变化的历程，还能为日后编写学校年鉴、宣传校史文化、举办校史展览提供宝贵的信息资源。新时期，随着数码相机和科学技术的发展，数码照片越来越凸显了其重要的作用，与纸质档案相比，照片档案具有形象生动的特点，因此，照片档案管理工作也越来越得到了重视，本文将结合我院新校区建设项目照片档案工作的实际，探讨高校新校区建设项目照片档案在收集与管理方面存在的问题以及可采取的措施。

一、高校新校区建设项目照片档案管理存在的问题

1.照片档案收集不齐全

由于大家对照片档案的重要性缺乏足够的认识以及对照片档案的归档意识不强，照片档案收集难度大，收集不齐全，主要表现在以下两方面：一是照片集中分散在拍摄者个人手里，没有移交给建设项目档案管理人员，这严重影响了照片档案的完整性。以我院新校区建设项目为例，新校区建设项目的施工照片主要反映的是一些关键工序和隐蔽工程，这部分照片主要分散在现场的拍摄者个人手里，不容易收集齐全。二是反映新校区建设原始地形地貌的照片相对缺乏。这主要是因为大家对照片档案没有引起足够的重视，照片档案的归档意识也不强，更没有指定专人负责拍摄，因此，这部分照片收集难度更大，收集不齐全。

2.照片档案管理制度不完善

目前，一些高校新校区建设项目档案管理工作的重心仍是纸质档案和电子档案，对照片档案关注较少，在实际工作中，照片档案的收集、归档、移交、保管和利用等制度还不够完善，这直接导致了照片档案的归档工作无章可循，无据可依。以我院为例，与新校区建设有关的重大活动的照片一般是由宣传部门负责拍摄，由于照片档案归档、移交制度欠缺，没有相关的制度约束以及可操作执行的规范，这些照片仍分散在宣传部门的相关人员手里，他们并没有向新校区建设项目档案管理人员移交，也没有向学院档案管理部门移交。因此，这部分照片档案的移交归档工作仍处于空白状态。

二、规范高校新校区建设项目照片档案的措施

1.提高思想认识，做好照片档案的收集工作

高校档案管理部门必须加強宣传，转变大家的思想观念，增强相关部门及人员对照片档案重要性的认识，指导相关部门及时将照片档案进行归档。档案管理部门还应建立健全照片档案的收集制度，从制度上来约束相关部门对于照片档案的收集和移交工作，同时，新校区建设指挥部应指定专人负责现场及隐蔽工程的拍摄，或者委托监理负责拍摄，那么，指定的专人就要认真履职，积极主动收集和移交与建设项目相关的照片档案，确保新校区建设项目照片档案的完整和齐全。

2.建立健全照片档案管理制度

针对目前高校新校区建设项目照片档案管理制度不完善问题，高校档案管理部门应按照国家《数码照片归档与管理规范》等有关标准，结合新校区建设实际，建立健全新校区建设项目照片档案管理制度，建立收集、归档、移交、借阅、利用制度，建立监督、指导、检查制度，制定具体切实可行的操作措施。将建设项目照片档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作纳入制度规范，列入专兼职档案人员的职责范围，集中统一保管，使照片档案的管理工作逐步走上正规化、制度化道路。

3.积极发挥职能部门的作用

要想做好照片档案的收集归档工作，还应充分发挥职能部门的作用。首先，新校区建设项目照片档案的收集以基建、宣传部门为主，基建部门和宣传部门应指定专人负责，将拍摄到的照片整理好后移交给新校区建设项目部档案管理人员，新校区建设项目部档案人员在档案管理部门的指导下，对建设项目照片档案进行整理归档，待项目竣工验收后再和项目档案一起移交给综合档案室并留存一份目录备查。因此，照片档案的管理人员必须落实到位，明确各自的职能职责，相关部门之间还应多沟通多协调，大家相互配合，共同做好照片档案的收集和管理工作。

综上所述，照片档案丰富了馆藏档案，是高校档案室（馆）不可多得的宝贵资源。新校区建设项目照片档案形象生动地记录了基建工程的原始面貌和建设全过程，是可靠的历史依据和重要的档案信息资源，它通过真实、客观的图像，将新校区建设全过程生动地呈现在人们面前，给人以身临其境的感觉，更容易让人产生共鸣，不仅能起到宣传教育的作用，还具有重要的历史文献价值。因此，高校档案管理部门应提高思想认识，加强新校区建设项目照片档案的规范化管理，建立健全照片档案的收集与管理制度，指定专人负责，明确职能职责，切实做好照片档案的收集与归档工作，充分发挥照片档案在校园文化建设的宣传和教育作用，增强照片档案信息资源的开发和利用水平。

参考文献

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