新时代下提升档案管理效率方法的几点思考

梨树县机关事务服务中心 王世军

在政府、党政机关和事业单位中，人事档案对人民群众尤为重要。与干部档案职能类似，人事档案是记录人民的工作经历、学历等方面的依据，它与个人财产证明、医疗保障和住房保障等紧紧联系在一起，具有法律效用，是记录个人信息资料的最重要的凭证。随着将“大数据”引入档案管理建设中，建立档案管理信息化系统，是很多事业单位用来提升本部门档案管理效率最重大的战略措施。而且建立档案管理信息化系统不仅节约了大量的人力、物力成本，而且使我们的生活方式和生产方式都发生了很大的变化。首先，在当今这个“互联网+”的时代中，大部分档案早已脱离了纸张的限制，采用档案管理信息化系统，可以更简洁而高效的管理档案，不仅具有更大的包容性还兼具互通性。其次，目前档案管理信息化系统具有流畅便捷的管理方式。它不仅可以同时对多个数据进行处理，还可以帮助各个机关领导决策重要事项，提高机关单位的办公效率，并且降低工作强度。

一、当前档案管理方式存在的问题

（一）档案管理人员业务水平较低

相比于采用纸质记录的传统档案管理方式，档案管理信息化系统要求每一个企事业单位职员能够掌握基本的计算机和互联网知识，而且能够通过电脑办公自行处理档案的调用、记录等工作。就当前的情况来看，一些企事业单位还没有培训专门的档案管理信息管理人才，还有部分档案管理人员不能适应信息化管理方法，甚至一些档案管理人员是由办公室其他人员兼职或从其他办公室抽调来的，这都影响档案信息的加工和处理的效率，制约了档案管理信息化系统的推行。另外，一些单位的档案管理人员的年纪较大，计算机和互联网技术应用水平较低，对于档案管理信息化系统的接受程度不高，影响了档案管理工作效率的提升。所以，为解决当前档案管理效率低下、互联网利用率较低，提高档案管理人员的素质是十分必要的。

（二）档案管理信息化制度不健全

随着将“互联网+”技术应用到档案管理信息化系统的背景下，传统的档案管理模式由纸质管理模式转化为电子档案管理模式，这将大大提升档案的信息储存量，但是也存在一些问题。比如，安全问题，具体表现为在一个开放的互联网环境中，由于部分单位缺乏完善的档案管理信息化制度，导致档案管理人员在使用信息化系统的过程中，缺乏信息安全意识，随意登录任意信息模块，造成信息泄露，这使档案信息很容易受到违法违纪人员通过互联网盗取。尽管当下一些企业开始使用杀毒软件，对网络安全起到一定的保护作用，但是这种维护系统需要及时更新和升级，需要花费大量的资金。另外一部分企业管理者不重视技术安全更新和换代，使得企业档案资源面临较大的风险隐患。

（三）档案管理系统一致性不高

虽然当前使用信息化系统管理档案已经逐渐在企事业单位发展为一种流行趋势，但是在电子档案建档过程中标准并不统一，使得不同单位之间的电子档案互通具有极大的困难。如图1所示为两种电子档案信息填写部分界面，由图可知，虽然两种电子档案填写的信息相同，但是由于格式的不统一，将造成甲乙两个单位的系统之间档案管理信息化系统的电子资源难以衔接，不利于档案管理信息化系统的进一步推广，影响了档案信息的共享和快速发展，还可能会对档案管理工作造成制约。

图1 甲乙两单位电子档案信息填写部分界面

二、新时代提升档案管理效率方法

（一）建立健全档案管理信息化系统管理制度

为了标准化、系统化的建设档案管理信息系统，需要使用科学、符合发展规律的方法，制定严格又健全的档案信息化管理系统制度，从而实现档案信息化管理系统的最大价值，造福于各个企事业单位。首先，在实际使用档案信息化管理系统时，要准确并及时地做好重要个人信息建档，做好信息的分类以及合理的立卷分工工作，注意保护重要个人信息不被泄露，而且保证信息的完整性。其次，关于档案信息化管理，我国制定了各项电子档案管理制度，但是在实际运行过程中并没有得到良好的应用，因此，企业领导层必须提升制度建设意识，完善电子档案管理制度。最后，由于电子文件具备可更改性，这将使得在管理过程中容易因各种原因而丢失或更改信息，因此，各个事业单位要根据自身的实际情况，完善电子档案安全管理相关法律法规。

（二）加强电子档案管理复合型人才建设

档案信息化管理系统的工作人员需要熟练掌握各种信息技术，并能借助先进的技术建设信息化系统，因此，需培养复合型高素质的档案信息化管理人力，才是推动大数据时代电子档案发展的重要措施，才能建立专业性强、高便捷性和高效率的档案管理信息化体系。一方面，各个企事业单位要对档案管理人员的电子档案管理知识进行多次培训与考核，提升档案管理人员自身的知识水平和技能素养，并结合各单位自身的档案信息化管理系统的特点，进行有针对性地软件升级并及时培训相关人员。而且，要及时激发档案管理人员的学习兴趣，提高自身积极性，提升电子档案资源的服务意识，使其能够应对复杂多变的业务形式。

（三）做好档案管理信息化系统的测试和维护

在做好档案管理信息化系统操作人员培训后，还应做好档案管理信息化系统的测试和维护工作。对于档案管理信息化系统的测试来说，一些单位急于求成，为了降低系统开发的成本，刻意的降低档案管理信息化系统的开发标准与要求，导致系统漏洞百出，无法满足正常的工作需求。因此，在系统的第一次开发后，要进行多次的测试，保证系统的实用性、流畅性和稳定性，要让一线的操作人员提前使用系统并说明系统的优缺点，以便于专业人员修改系统框架。对于档案信息化管理系统的维护来说，在档案信息化管理系统使用过程中，要定期对该系统进行系统的升级与维护。一般系统的使用年限大概在四年到五年左右，如果在此过程中有过两次系统维护与升级，那么档案管理信息化系统的使用年限也随之增加。而且，虽然我们可以开发设计一些专门的杀毒软件定期清理软件病毒，但是这种办法只能起到预防的作用，不能从根本上提高系统的使用年限，所以还是应该注意做好档案管理信息化系统的测试、维护和升级。

（四）加强档案安全管理

加强档案安全管理，首先应慎重选择档案信息化管理系统软件，优先选择漏洞少、稳定性强和安全性强的软件；并采用专家评估的方式，对档案信息化管理系统的安全性进行评估，测试当前软件在使用过程中可能出现的各种隐患；而且，在软件设计过程中要加强技术追踪功能，有关专业人员定期对系统的安全性能进行检测和防护，防止某些不法分子窃取机密文件。同时，相关企事业单位要与软件开发人员签订协议，做好相关数据资源的保密协议。这样，既能保护我方单位的人力资源不受侵害，又能更好的整合与共享档案信息资源。所以加强档案管理，是档案工作的主要内容之一，具有极为重要的意义。

（五）加强技术操作的监督管理

档案信息化管理系统的管理人员在进行电子档案管理时，需要监管技术操作中可能存在的问题。其他管理人员也需要互相监督，及时提出并纠正技术操作中存在的问题。在档案信息化管理系统中若出现电子文档异常的情况，要对产生的问题进行追溯，发现问题的根源并及时解决。另外，在进行档案管理时，特别要注意档案内容的管理，注意不要出现档案信息的误删除情况；在进行档案保存时，要注意档案文档格式与系统能识别的格式相兼容，避免出现信息保存不上的情况。

总的来说，建设档案信息化管理系统，能够满足社会发展的需求，符合当前时代发展需要。档案信息化管理系统中规模庞大的数据库里面存储着个人的重要信息，包括学习经历、工作经历和个人履历，在干部任用等方面具有巨大作用。相比于传统的档案管理中存在浪费大量的人力、物力的情况，建设档案信息化管理系统能够让档案管理工作更加便捷、快速、高效。