大型国有煤炭企业协同办公平台建设及应用

【摘要】    协同办公平台是企业信息化建设的基础，是提高办公效率、加大企业管理透明度的重要工具。本文以某大型国有煤炭企业为例，详细介绍协同办公平台建设及应用，全面提升企业管理水平。

【关键词】    协同办公    煤炭企业    信息化

引言：

某大型国有煤炭企业是省政府为确保全省能源安全组建成立的大型国有独资企业， 是省委省政府确定的全省能源保障主平台和重点支持加快发展的企业。集团下属40余家单位分布于湘、黔、新三省（自治区），致力打造以能源产业为依托，有限多元，产业经营和资本运营融合发展的大型能源投资控股集团，逐步形成了能源供给、能源装备及节能应用、能源建设三大主要业务方向和煤炭、新能源、LED节能、能源机械、施工建设、资产管理六大业务板块。随着互联网、移动应用、大数据、云计算、人工智能等技术的不断发展，人类社会已全面进入“互聯网+”时代。[1]集团原有办公系统于2009年建设使用，系统从技术架构、应用深度、应用广度等方面均面临瓶颈，存在不能移动办公等重大弊端，已无法满足集团业务发展及管理要求，系统急需更新换代，重新建设一套新的协同办公平台。通过平台的实施，引进先进的管理理念、管理方法和管理手段，促进管理流程标准化、规范化，以闭环、约束的方式使全集团高时效地协同工作。[2]

一、建设内容

按照“一平台、一门户、各级使用”的总体建设思路，实现集团及下属单位员工和业务的协同，进一步提高办公效率，构建一套基于互联网、电子一体化、集团全覆盖、统一的现代化协同办公平台，满足跨时间、跨地域、跨部门的集团化协同管理要求。平台建设内容主要包括工作协同、移动应用、系统集成、数据迁移、权限管理等。

1.工作协同。全集团业务处理在网上完成，实现无纸化办公，集团及下属单位员工在统一桌面环境下办公，全部信息一目了然，第一时间掌握最新动态。通过规范办文、办事、办会的工作流程，将原有的“人找事”和“人找人”变革为完全基于工作流程进行的“人与人、事与人、事后归档、效率可控”的办公逻辑，进一步提高工作效率、降低办公成本。

2.移动应用。建设全集团统一的移动端APP，统一移动应用入口，增强移动办公的应用需求，把各种业务办理、流程审批、信息展示等功能移植到手机等移动终端，实现随时、随地、随手移动办公。

3.系统集成。平台实现与集团其它业务系统应用和数据集成，使员工能高效获取、处理信息，提高企业整体反应速度。同时其它业务系统作为底层数据支撑，相关数据报表通过平台门户以图形化方式展现。

4.数据迁移。将原办公系统中的数据完整、无缝地迁移到新平台中，能够利用新平台访问原办公系统中所有迁移数据，包括公文、档案、文件、流程等历史数据。

5.权限管理。平台使用权限实现精细化管理，通过用户和用户组的管理，定义用户和用户组在平台中的权限，平台中的每一个操作均通过权限设置来管理。采用分级权限管理、按需分配应用方式，保证系统间的良性互动， 根据不同用户的实际需求分配功能模块与应用权限，最大程度的避免资源的浪费与重复建设。

二、总体解决方案

1.设计理念。以人为核心、工作流为血脉，构建协同办公平台，如图1所示。平台以人力资源和工作流程为基础应用模块。人力资源管理主要是对组织结构、人员、角色、权限的管理，从而作为用户在平台中进行信息处理和应用的操作，以及整个业务流程定义的基础;工作流程管理主要根据用户的实际情况设定各种业务流程，同时作为独立的引擎承载信息到各个业务功能模块，保证信息的协同和关联性。人力资源和工作流程的高度可定义性确保了整个平台的灵活性，充分适应集团组织结构和业务流程的重组。

2.采用J2EE技术架构。为了充分满足平台在安全性、实用性、可移植性、易扩操作、易维护性等方面的要求，平台采用基于Java的J2EE技术体系，构建于B/S三层应用体系结构之上，并采用JSP、Servlet、EJB、XML等编程技术和面向对象程序设计方法，将复杂的业务逻辑、流程控制逻辑和数据存取逻辑通过在不同的技术层面上实现，实现业务逻辑的快速部署和灵活调整，充分保证数据库系统的安全可靠访问。

3.基于云服务的应用模式。平台采用SaaS应用支撑平台架构和基于SOA的应用系统开发架构，只需考虑系统的业务逻辑，关注某个部分业务功能的实现，并将它们包装成为合适的服务，无需考虑和其他服务之间的互操作性问题，从而减少系统的开发风险和成本，真正为企业提供一站式服务。[3][4]硬件网络资源采用最新的云计算技术构建，所有应用和数据库统一集中部署，最大程度的保证资源的节约与统一管理，实现从主机、网络、存储、安全防护、系统软件以及应用软件的全层次服务。

4.流程驱动。高效有序的流程驱动是平台的核心理念，不仅仅是定位于单一的流程审批，更着眼于流程与流程、业务与业务之间的联动，最大程度的规范和保障各项工作的驱动式协同与执行。实现流程、信息和数据的贯通和共享，通过事事有流程的流程化体系让工作自动流转，加快信息传递和交流，缩短领导与各部门、各单位的距离，提高跨部门、跨单位的协调、协作能力。

5.一体化平台。在继承传统办公理念的基础上，不断创新和融合，打造用户全覆盖、应用全集成、业务全贯通、数据全集中的一体化协同云平台。用户全覆盖，就是进行纵横向的用户全覆盖;应用全集成，就是形成平台独有的应用组件集，不同用户可以依据实际业务需求定制功能模块;业务全贯通，就是深入分析业务模型和挖掘业务的广度与深度，囊括企业日常办公的文、会、事、人、财、物等各个领域;数据全集中，就是进行数据的集中管控。

6.因需而变。采用平台化设计、自定义流程与业务表单工具，满足业务不断扩展、流程持续优化、组织结构不断完善、知识持续积累、管理不断提升的应用需求。

7.简洁易用。平台使用是关键，平台涵蓋所有员工的日常工作。因此，人性化的操作界面、友好的用户体验是保证用户使用平台的关键和有力抓手。平台秉承“把复杂的事情简单化、简单的事情规范化”的原则设计，彻底改变传统软件单调、繁锁的操作方式，功能清晰、简洁、易用，便于用户快速掌握平台的使用。

8.安全可靠。平台通过统一部署的安全认证体系，不仅依靠技术手段提供系统级、数据库级、文档级的访问和执行权限控制以及完善的密码验证与登录验证机制，同时规划标准规范体系、运维保障体系、安全防护体系，确保平台的安全稳定运行。

三、总体功能框架

3.1功能框架概述

平台总体功能框架包括基础设施、运行支撑、协同办公、移动办公、系统集成、接入终端，如图2所示。基础设施包括平台运行所需的网络资源、计算资源、存储资源等;运行支撑是实现平台功能所需的其它平台支撑，包括统一用户认证平台、应用支撑平台、数据交换与共享平台、统一门户资源平台等;协同办公是平台的核心内容，包括门户、公文管理、沟通管理、机关事务管理、知识管理、系统管理等;移动办公包括公文处理、移动邮件、即时通讯、待办事宜、通知公告、我的日程、任务交办、通讯录等;系统集成实现与集团其它业务系统无缝对接，包括人资系统、财务系统、生产系统、供销系统、档案系统等;接入终端包括可以接入系统的各种硬件终端，包括PC、手机、平板电脑等。

3.2主要功能模块

1.门户。集团门户建设的重要目的，就是提供一个有效的信息展现平台，聚合后台分散的各类信息，通过整合应用、信息和业务流程等关键资源，为企业各个层面的使用机构和用户提供信息发布、内容管理、应用集成、统一待办等功能。通过门户的建设，各类资源信息根据不同的业务范围和需求在企业内部进行有效的共享，通过后台系统集成，将信息和业务处理过程在门户中进行展示，实现对业务、资源的全景可视化。

2.公文管理。公文管理是平台最基本的功能和重要组成部分，实现全集团收文、发文、呈批件的草拟、审批、签发、归档等全过程的自动化，提高公文流转效率，并支持多种文件处理控件、电子公章、电子签名、电子套红、痕迹保留等功能。

3.沟通管理。沟通管理主要包括邮件管理、即时通讯、通知公告。邮件管理主要是统一邮箱的设置规范，实现邮箱的统一管理，与企业邮箱结合，即基于企业邮件系统，进行二次开发接口，从而实现与平台有机集成，能够在平台内收发邮件。平台具有海量、高效、安全、可靠等特点，满足企业级用户对邮件交换的需求;平台内置即时通讯功能模块，方便用户及时沟通，并为第三方即时通讯软件（企业微信、钉钉等）提供集成接口;员工通过通知公告模块可以对通知公告进行发布和管理，实现审批后再发布，并可发布到指定的用户及用户组。

4.个人办公管理。个人办公管理为用户提供新建工作、待办工作、已办工作、我的日程、通讯录、个人设置以及其他辅助个人办公的工具。它采用浏览器和安全技术，辅以多种便利手段，提供全面的个人办公辅助和协同工作功能，通过权限管理实现个性化设置，使用户能更有效地获取、利用和处理信息，实现工作的高速、高效、科学和智能化。

5.机关事务管理。机关事务管理主要包括申购管理、资产管理、接待管理、会议管理、车辆管理、考勤管理等。

6.知识管理 。知识管理模块以内容管理技术为基础，对系统生成的文件、图片、音像资料等信息资源进行有效地组织、管理、处置和利用。通过内容管理技术，将文本、图像、图形、音视频、网页、邮件等不同类型的电子文件妥善保存，并利用标引、著录、分类、关联等手段对电子文件进行管理，为电子文件的利用和查询提供依据;利用数据分析和挖掘引擎，对数据进行智能化的分析和处理，提供高效的查询手段对所保存的电子文件进行查询和检索，最终使得这些电子文件能够得到最充分地利用。与公文管理自动衔接，实现文档一体化，帮助档案管理人员进行档案管理工作。

7.系统管理。系统管理主要包括人员管理、机构管理、权限管理、工作流管理、数据接口管理、数据备份与恢复、系统日志等功能。

四、结束语

集团正处在深化改革转型发展的关键时期，借力先进的信息技术，不断提高企业管理创新能力，建设了一套以平台为支撑、应用用为目的、安全为前提、标准为关键、服务为保障的协同办公平台。通过平台的推广使用，实现了全集团的一体化协同，显著提高了办公效率和综合管理水平。后续，将充分运用大数据、云计算、人工智能等技术，持续加强对平台的优化升级，为集团高质量发展、智能化管控保驾护航。

作者简介

张文艺（1977-），男，湖南省娄底市人。硕士研究生学历，工程师，现任职于湖南省煤业集团有限公司。研究方向为计算机应用。

参  考  文  献

[1]李海舰，田跃新，李文杰.互联网思维与传统企业再造[J].中国工业经济，2014（10）：135-146.

[2]任宪鲁.论国内企业协同办公平台的发展趋势[J].科技资讯，2019（12）：228-229.

[3]王倩宜，欧阳荣彬，龙新征.SaaS云服务环境下的管理信息系统方案研究[J].华东师范大学学报（自然科学版），2015（6）：134-142.

[4]云晓龙.基于SOA体系结构的软件开发方法研究[J].信息系统工程，2017（11）：62.