检验检测机构管理体系内部审核中存在的问题与对策

赵永林 傅晓玲

【摘要】 管理体系是一种建立方针和目标并实现这些目标的体系，是支持机构及其活动持续符合要求的公认工具。检验检测机构通过管理体系内部审核验证其运作与相关的法律法规、管理体系的符合性，为持续改进体系、提升机构竞争力奠定基础。本文对内部审核普遍存在的问题进行了讨论，提出规范内审活动、有效发挥审核效果的具体做法。

【关键词】 检验检测机构;内部审核;问题探讨

【DOI编码】 10.3969/j.issn.1674-4977.2021.04.033

Problems and Countermeasures in the Internal Audit of the Management System of Inspection and Examination Organizations

ZHAO Yong-lin，FU Xiao-ling

（Hanzhong Quality and Technology Inspection and Examination Center，Hanzhong 723000，China）

Abstract： A management system is a system that establishes policies and goals and achieves these goals，and is a recognized tool that supports organizations and their activities to continuously meet requirements. Inspection and examination institutions verify the compliance of their operations with relevant laws and regulations and management systems through internal audits of the management system，laying a foundation for continuous improvement of the system and enhancement of institutional competitiveness. This article discusses the common problems of internal audits，and proposes specific methods for standardizing internal audit activities and effectively exerting audit effects.

Key words： inspection and examination organization;internal audit;problem discussion

檢验检测机构管理体系内部审核简称“内审”，是在其管理层建立、运行管理体系之后由质量负责人策划组织、内审员参与，根据审核方案、计划，按照审核程序，依据审核检查表开展审核获取审核证据，对照评审准则审核并客观评价管理体系运行和检验检测活动是否符合管理体系要求、RB/T 214-2017及相应领域补充要求，体系是否得到实施和保持的重要自我诊断和改进的质量管理活动。内审质量和效果的好坏直接关乎检验检测机构是否能有效运转和健康发展。

1 内审基本规定、要求

1.1 周期与频次

质量负责人根据RB/T 214-2017中4.5.12和RB/T 045-2020中6.1策划内审并制定审核方案。一般内部审核日期在管理评审之前1～2个月实施，每年至少1次完整内审，内审间隔控制在12个月以内为宜，外部审核不能替代内审。若机构体系运行中出现较严重质量问题、机构内外部因素发生重大变化时，可随时开展专项内审。

1.2 评审准则标准与不符合标准情况

内审评审准则除了机构管理体系文件、RB/T 214-2017及相关专业领域补充要求外，还应包括客户的要求、标书和合同约定条款，检验检测活动涉及的标准、方法、技术规范等技术文件和相关国家法律法规和部门规章等。不符合评审标准的情况主要有体系性、实施性、效果性三种类型，也可根据对管理体系运行危害程度分为一般、严重不符合。

1.3 内审实施过程

内审组长依据内审计划，按照内审程序组织内审员实施内审。完整的审核流程分为审核启动与准备、管理体系文件审核（需要时）、现场审核、不符合项纠正措施实施及验证、报告分发和材料归档5大步骤。内审完成后归档材料至少包括：年度内审方案、计划、检查表、首末次会议记录、不符合项汇总表、纠正及纠正措施验证表、内审报告等，归档保存期限不少于6年。

2 普遍存在的问题

2.1 机构管理层不重视，为应付检查而流于形式

部分机构管理层没有充分理解并履行RB/T 214-2017中“4.2.2 对管理体系的领导作用和承诺”职责，未认识到内部审核对于机构发现并改进管理体系运行问题的重要性，仅仅履行建立管理体系的职责，未履行负责体系有效运行的重要职责，致使体系和运行两张皮，机构实际未完全按照体系文件要求运行，内部审核的作用往往是为应付外部审核或检查，甚至存在未开展内审编造内审记录、报告的现象。

2.2 机构职责分工不明确，内审工作无法有效开展

机构部门、管理层及质量负责人的相关质量管理职责划分不清晰，存在着管理体系内部审核越过质量负责人，由分管质量管理部门的机构领导直接安排或质量管理部门实施内部审核的现象。更有甚者，质量负责人只挂名不履职，参与审核的内审员均为兼职，将内审工作视为负担，互相不沟通交流，随便应付，审核未按计划全覆盖所规定的条款，检查表生搬硬套，照抄标准条文与实际情况不符，内审过程不规范，出现缺项、漏项，从而严重影响审核效果。

2.3 内审员能力欠缺，审核效果有失偏差

部分机构内审员未经过培训、考核和能力确认就上岗从事内审工作，或者虽培训取证但未掌握内审技巧和方法，对评审依据理解不充分，或缺少一线检验检测工作经历，要么不能发现存在的问题，要么审核抓不住重点，找不准深层次问题或无法客观收集证据，审核发现不以客观事实为依据而掺杂个人经验臆断，造成审核结论失实或因证据不足被审核部门或人员推翻，导致整体审核达不到预期效果。

2.4 审核程序不规范，记录信息不充分

个别机构未嚴格按照审核程序开展工作，内审依据不全或审核检查表按照已作废实验室评审准则编制，内审过程不规范、信息不充分，如：1）审核无方案、计划、检查表，未按照审核程序规定执行;2）未对管理层（最高管理者、质量负责人、技术负责人）进行审核;3）未召开首末次会议或缺少会议记录;4）内审检查表全部为打印版或者符合项记录信息均打勾“√”，某不符合项记录为培训记录不完整、设备精度不够等无法追溯的信息。

2.5 整改措施不到位，未能做到有效跟踪验证

对不符合项存在的原因分析不到位，将纠正和纠正措施相混淆或出现无效整改，如：1）某编号为×××合同委托书缺少检验方法信息。采取的纠正方法为：“在原委托书上补填检验方法”，不仅造成整改无效还产生了新的不符合项（RB/T 214 4.5.13）;2）现场观察发现某编号为×××的电子天平示值发生漂移。采取的纠正措施为“增加稳压电源”，未全面排查引起漂移的问题，未举一反三系统排查类似仪器并进行整改。此外，有些内审员存在未有效跟踪验证评价整改效果直接在验证表上签字的现象，导致整改工作不了了之，相同问题反复出现。

2.6 内审材料归档保存不符合规定

内审实施完成后内审组一般会随之解散，机构质量负责人或质量管理部门容易忽略涉及的审核记录、内审报告、整改印证材料等资料，未及时收集、归档，造成材料不完整、审核记录不全或遗失。有的机构未按照规定的不少于六年期限归档保存内审材料，还有的未对内审记录、报告等受控，内审报告未经审批，也没有将内审报告分发给相关管理层，未将内审结果输入管理评审。

3 提高内审效果的对策

3.1 重视内审活动，提升审核人员水平

管理层应高度重视内部审核工作，带头参加内部审核首、末次会议，关注质量管理活动，为内审工作开展提供充足的资源保障，建立内部审核组织机构、任命相关内部审核人员并确定其职责，赋予相应的岗位权力;对质量负责人、内审员等各涉及质内审的人员应注重审核能力的培养，实施岗前履职能力考核确认制度，探索树立审核人员权威性的方法，对兼职内审员予以职务职称晋升、工资绩效正向激励，定期组织内部审核经验技巧的交流、培训，持续提高审核队伍素质与能力水平。

3.2 科学编制审核检查表

审核检查表是现场审核重要的依据，检查表内容直接关系审核质量和有效性。检查表应围绕审核准则编制，不能简单照搬硬套，一般较大机构宜按部门编制检查表，较小且检测项目单一的机构宜按要素（过程）编制检查表。内容包含RB/T 214及补充要求，兼顾常见不符合项和潜在风险项，每次内审的检查表应不断调整更新，随机构管理水平提高逐渐增加审核深度。依据“听、看、查、问、考”审核方式，灵活设计审核检查表。

3.3 开展体系文件审核，明确职责分工

质量手册、程序文件、记录格式等文件化的管理体系往往未被纳入内审工作，一般在机构内外因素、涉及法律法规等发生变化，曾经发生较大质量事故或存在潜在检测风险时，应在内审现场审核前进行体系文件审核，评审体系文件的完整性、适宜性、可操作性，针对发现的问题提出改进建议。

3.4 提高内审认知，高效实施内审

管理体系内部审核，包含质量、技术和行政管理体系的审核，内审不是考核也不是查找问题，内审发现包括符合、不符合、观察项，也包含好的经验和做法，识别出的潜在风险等，不能找不出问题不罢休，也不能依据不符合项的数量、严重程度对涉及部门或人员进行处罚。在审核前、中、后应加强与被审核部门、内审组内的沟通，引导被审核部门、人员提高认识，营造发现问题就是改进检测活动质量的意识，认真分析问题产生的原因，科学制定纠正、纠正措施，系统全面有效整改，提升内审活动工作质量。

3.5 及时收集、整理并归档内审材料

应明确在审核实施前内审方案、计划、检查表编制人员，在实施过程中确定首末次会议记录人员、不符合项汇总人员和内审报告编制人员，在审核完成后应指定涉及各种记录、报告收集整理、报告分发和归档人员，建立质量负责人、内审组长、质量管理部门三级内审材料归档检查机制，确保内审材料内容完整、信息充分。

4 结语

检验检测机构内审工作是个系统性质量活动，不仅仅是质量负责人、内审员的工作，应充分调动机构一切资源、全员参与、有效沟通，按程序和要求科学规范开展审核活动，有效实施不符合项的整改，才能切实保证审核质量和发挥对管理体系的持续改进效果。

【参考文献】

[1]    检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求：RB/T 214-2017[S].

[2]    检验检测机构管理和技术能力评价 内部审核要求：RB/T 045-2020[S].

[3]    实验室内部审核指南：RB/T 196-2015[S].

[4]    宋焕亭.如何有效进行内部审核[J].中国检验检测，2019（2）：73-74.

[5]    马国胜.如何提高内部审核的质量和水平[J].中国检验检测，2017（6）：64-65.

【作者简介】

赵永林（1981-），男，工程师，硕士，研究方向为实验室质量管理、建材产品质量检验。