浅谈低保档案工作

孟冬

摘 要：低保制度的建立，是为了有效地应对现实生活中的贫困问题，档案是伴随着低保制度的建立和实施而产生和形成的，低保档案作为低保工作的产物和低保工作持续发展的基础，在实践中日益突显出其重要作用。

关键词：形成特点;管理原则;方法

城乡居民最低生活保障制度（以下简称“低保”）是法律赋予每一个公民在不能维持最低生活水平时，由国家和社会按照法定的标准向其提供满足最低生活需要的物质援助的社会保障制度。低保制度的建立，是为了有效地应对现实生活中的贫困问题。我国的低保制度包括两个方面的制度构成，即城市居民最低生活保障制度和农村最低农村居民最低生活保障制度。档案是伴随着低保制度的建立和实施而产生和形成的，它是民政部门、街道（乡镇）办、社区（村）居委会和辖区居民在低保申请、审批、发放、管理过程中形成的具有保存价值的历史记录。低保档案作为低保工作的产物和低保工作持续发展的基础，在实践中日益凸显出其重要作用。

1 低保档案的形成及特点

1.1 低保待遇申请审批的程序决定了低保档案的多层面性

低保的审批，实行分层负责制，实际工作中首先由居委会接受当事人提出的申请并提出初审意见，然后报街道、镇政府民政部门审核，提出复审意见，最后报县级民政局作出审批决定。由此可见，对一个低保户的审批过程中形成的档案材料，涉及居委会、街道（乡镇）、县级民政部门三个层面。

1.2 低保工作的管理方式决定了低保档案的动态性

低保工作在管理方式上具有较强的动态性，主要表现在：因家庭经济情况变化，低保对象的构成不断变化;为加强监督管理，低保审批机构定期对低保户情况进行复查;根据经济发展情况，普调低保标准;随着社会发展，低保覆盖面不断扩大等方面。以上几种情况发生时，都会产生相应的文件材料，因此低保文件材料就具有了动态性。

1.3 现阶段低保工作管理的特点决定了低保档案的双轨制

低保工作开始以手工管理为主。2002年民政部研制并推广了“低保管理系统”，并分民政部、省級民政厅（局）、地（市）级民政局、市（县）级民政局、街道办事处、居（村）委会六个层次的建设。数据库服务器和在线分析等程序服务器分布在部、省及中心城市，并通过网络提供给各级民政部门工作人员使用;基层业务管理系统分布在市以下各级民政部门，直接为基层提供服务。目前，基层民政工作人员，已经在单机或者局域网上完成低保对象的申请、审批、复查等管理工作;各级民政部门的工作人员通过低保数据库随时掌握低保对象的情况及资金的来源和发放情况，完成各级各类报告生成和管理。这样低保工作不仅产生了纸质文件，同时也产生了相应的电子数据，从而形成了低保档案在产生时就是纸质、电子双轨并存的事实。

2  低保档案的管理原则

2.1 分级分类管理

分级就是指低保档案由县级民政部门、街道（乡镇）、社区（村）居委会三级进行管理。县级应归档的文件材料为：低保对象家庭备案表，低保待遇申请审批表，低保金发放花名册（台账），低保统计月报表，低保户停止低保待遇通知书，群众举报、来访登记册，定期检查、临时抽查登记册，低保工作文件、表、册，低保相关资料等;街道（乡镇）应归档的文件材料为：低保对象家庭备案表，低保待遇申请审批表，低保金发放花名册（台账），低保金续领登记册，群众举报、来访登记册，定期检查、临时抽查登记册，低保工作文件资料等;居委会应归档的文件材料为：低保待遇申请审批表，低保金月发放表，公示内容，低保金续领登记册，群众举报、来访登记册，动态管理记录册（入户调查及走访登记册）。低保民主评议记录册，低保对象参加公益活动记录册，低保公示情况反馈册，低保工作制度册。各级低保管理机构应以本级形成的材料为主，低保户个人材料应放在街道这一级管理，主要包括申请书、户口及身份证复印件、收入证明、工作单位证明、医院证明、婚姻证明、残疾证明、判决书、裁决书等。

2.2 一户一档动态管理

就是指低保专业档案材料应当在低保待遇被批准后，应以户为单位建档，并根据低保户实际变更情况和低保金的增减情况，对档案及时做变更处理，实行动态管理。

2.3 双轨制原则

就是指纸质、电子档案同时归档，实行双轨制管理。电子文件的整理归档按《电子文件归档与管理规范》的要求进行，纸质档案中的文书档案、会计档案类分别按有关规定管理。

3  低保专业档案管理的一般方法

3.1 归档

各低保承办机构应建立健全归档制度，指定人员负责文件材料的归档工作，做到随办随归，开口管理。街道（乡镇）级低保专业档案的具体归档范围包括：个人申请书、申请人及家庭成员收入证明、低保对象申报（审批）表、街道（乡镇）调查材料、社区（村）居委会调查材料、居民户口簿复印件、居民身份证复印件，以及低保管理机构要求提供的其他相关材料，复核材料等。

3.2 整理

低保专业档案应以户为单位进行整理，每户档案按归档范围将文件收集齐全，按申请审批过程中材料形成的先后或材料的重要程度顺序排列并编页号，填写文件目录和备考表，然后放在一个袋或夹（盒）内，不用装订，开口管理，以便随时补充新材料，增加新材料时应在目录中有所反映。

低保档案应以年度为单位，按无法脱贫的老弱病残人员和有劳动能力或希望脱贫的家庭分为三类，各类在按审批、复审的时间顺序进行排列、编号。

3.3 档案的保管期限

纸质档案的保存要求很高，需要做到防火、防潮、防虫、防污染等方面，应组建一个达到标准的档案室，以便于对档案进行维护、保护和存放。另外，我们还要设立正规有效的管理机构，制定出完善的规章制度，让档案管理工作有法可依、有章可循。因低保专业档案实行动态管理，一个低保户存在期间，其档案材料就要不断利用并不断形成新材料，所以低保档案的管理期限在该低保户停保后确定，一般再保存5年为宜。

3.4 利用

在档案工作中既要搞好基础工作注意做好档案的收集、整理、鉴定、保管、检查等工作的建设，又要提高档案的利用价值。提高档案利用工作的能力，为社会建设各方面服务，这也是档案工作的最终目的。要实现档案的有效利用，必须下大力量做好档案的一切基础工作，只有基础工作做好了，才能充分发挥档案的作用，才能及时准确地提供高质量的档案信息。全面提高档案工作人员的素质，更好地为档案利用工作服务。档案工作人员对档案工作要认真负责、扎实、细致，要做到一丝不苟，来不得半点马虎，在长期的工作实践中养成一种自觉的工作作风，必须具备为利用者服务的思想，既要积极热情又能任劳任怨。在业务上指导利用者，帮助选择所需要的档案资料。严格执行各项档案制度，耐心解答利用者提出的问题并认真听取利用者对档案工作的意见和建议。在实践中不断提高工作效率和个人素质。要做好利用工作还必须进一步明确服务思想，端正服务态度，必須具备高度的责任感和群众观点，千方百计为利用者服务，处处为利用者着想。同时还要解放思想，开动脑筋，及时解决工作中的难题，不断改革，以适应社会各方面的需要。档案工作属于服务性的工作，通过各种形式的服务来实现管理，寓管理于服务之中，这也是档案工作的目的。但它只是一项辅助性的工作而不是主体工作，对档案工作的地位和作用既要充分认识，又不能强调过分。明确服务性，就要摆正位置，搞好服务，甘当配角，从而要求档案人员学习专业，熟悉掌握专业技术，了解需要，更好地为社会各方面服务，在服务中求发展。低保档案主要供管理机关、有关单位和上级机关使用，不对外开放。未经县级以上城市低保管理机构同意，不得对外公布有关低保业务统计资料。低保专业档案一般仅限内部查阅，不得外借。低保对象要求查阅数据时，须凭个人身份证和低保证，并经部门分管领导同意，只能查阅本人相关资料，不得查阅他人档案。

3.5 移交

为工作利用方便，低保专业档案应在业务部门保存，停保后的低保档案应确定保管期限，交机关综合档案室保存5年，因为属于短期保存，不需向当地同级国家档案馆移交。

总而言之，虽然当前低保档案的管理还有很多不完善之处，还缺少成熟的、完善的管理体系，但是我们应从当下开始认真、深人地研究如何才能提高低保档案管理效果，为日后档案管理信息化和网络化打下基础。在新的形势下，随着市场经济的发展，档案工作要服从于经济建设。各档案管理工作人员，要根据各自低保特点和实际情况，不断增强档案管理意识，提高管理人员水平，加强调查研究，加强综合分析能力，提出加强改进档案工作的建议，使档案事业健康地向前发展，为社会主义建设事业发挥更大作用。

（作者单位：洮南市社会救助事业中心）