浅谈数字档案在医院档案管理中的应用

侯李琳

重庆市云阳县人民医院 重庆 404500

当前情况下各行业均处在快速发展的态势之中，这种背景下医院档案管理如果不能紧跟时代发展节奏，对档案管理额制度、管理方法进行积极创新，那么其档案管理水平将很难得到提高，因此人们都认为，在当前的医院档案管理工作中，应该把数字化管理放在一个比较重要的位置上。下面，笔者就根据自身经验，对医院档案中对数字化档案的应用进行分析。

1 建立数字档案的必要性

当前每家医院都建立了属于自己的文字档案，但由于医院涉及到很多方面工作，其体系结构比较庞大，每日产生的信息量无疑是巨大的，加之医护人员流动、升调情况比较多，病人病情也在不断变化，药物采购量与使用量出入对比等，这些数据的录入录与更改将是一个巨大的工作量。很显然，利用传统文字档案的方式管理医院各项事务，极易出现纰漏和误差。而数字档案可借助于计算机程序，只需要人员将每日变化的数据键入，即可自动计算出每日的收支等数据，并以档案形式呈现出来。如果档案之中某数值趋近于某临界点，那么计算机就会自动做出提醒。在医院各项工作中，建立健全数字档案是非常重要且必要的事情，这样不仅可以为医院档案管理工作提供便利，同时各部门办事效率也会显著提升，另外还能有效减少设备维护不及时、药品购入不及时、存在过期变质等情况的出现。

2 建立数字档案的重要性

对于医院等机构而言，数字化档案的建立存在很多利处，最直接的目的在于医师在为患者提供诊疗时，可在短时间内了解其之前的治疗情况，并根据医生制定的治疗方案、开具药品等重新制定治疗方案，开药时还能避免出现重复性开药、开出药性相冲药品等情况发生。从采购人员的角度来看，可做到按需购药，对于消耗快、使用频率高的药物可大量采购，是使用次数少，或极少用到的药品，则只需要购入少量，甚至是不购入。同时，后勤部门也可以运用数字档案了解设施设备购入时间，从而了解到什么时间哪些医疗设备需要更新换代、维修保养，这样不仅可以使医疗设备损耗率降低，同时还能为患者生命安全提供保护。此外，医院管理人员还可利用数字档案明确哪一部门对专业人员非常需要，哪位医生即将退休，哪位医生经验丰富可进一步升职，从而对医院的人员构成、招聘数量等进行及时调整，从而做到升迁合理、人员稳定，避免出现一些部门人员过多或多少的情况。

3 数字档案在医院档案管理中的应用

3.1 数字化档案管理平台 近年来随着信息技术的快速发展，各行各业都面临着新的改革契机。所以，医院也应该坚持与时俱进，在档案管理工作中积极构建数字化档案管理系统，合理运用数字化档案管理平台。充分借助于大数据、云计算技术，贵档案信息化管理体系进行构建。与此同时，由于数字化档案管理平台具备交互性特征，因此档案管理人员可以医院领导、医护人员、患者等进行交流和沟通，帮助其解决疑难问题，从最大程度上满足其在档案资源方面的需求。从而全面提升档案管理水平。

3.2 档案管理信息库 在信息化时代到来以后，医院的数字化档案管理设备越来越完善，档案管理信息库的构建已经迫在眉睫，在档案管理中要想合理运用数字化技术，信息库的构建很有必要，可以进一步推进对数字化技术在档案管理中的应用，这对医院档案管理质量的提升非常重要。所以，医院应该对构建信息库这项工作非常重视，积极整合各方面档案资源，并将其排序录入到信息库之中，改变以前的传统档案管理模式，采用新的、信息化档案管理模式，对医院各项档案资料进行有效保存。同时，信息库还具备共享性特征，可设置权限增强信息资料的保密性，从而满足不同级别人员对信息和资料的需求。

3.3 档案管理人员素养 不可不说，档案信息化与数字化技术与档案管理工作的融合，是对以往档案管理工作模式的一种冲击，同时对于档案管理人员来说也是一种冲击。这样情况下档案管理人员必须不断充实自己，提升自身的信息素养与管理能力，这样才能更好的应对工作中出现的问题。医院可以组织档案管理人员参与培训，以推进其专业化发展，同时档案管理人员自身也要形成积极学习的意识，充分借助于网络资源进行微课、幕课的学习，从而提升自身在档案管理中的能力。

4 结语

综上，医院档案管理中对数字档案的建立，是一项非常浩大的工程，一旦数字化技术与档案管理融合以后，医院中各部门、各工作都会出现巨大改变，这些变化将成为医院历史之中的巨大飞跃。所以，数字化档案的建立对于医院档案管理来说可谓百利而无一害，虽然在落实过程中会面临一些阻力和问题，但这不能成为不去建立数据档案的借口，毕竟所有难题都是暂时的，当数字化档案建立之后，将会终身受益。