我国档案服务创新的总结和思考

2021-08-03叶青

档案天地 2021年6期

叶青

自1980年5月中共中央书记处作出“开放历史档案”的决定起，阅览、展览和咨询就是我国档案服务的重要形式。随着计算机的普及和互联网技术的应用，20世纪90年代中期我国开始档案网站建设，同时在档案服务理念、方式等方面进行了跨度较大的创新。2016年，全国档案事业发展“十三五”规划纲要中指出“加强理念创新、手段创新，充分运用新技术，利用档案报刊等媒体，特别是新兴媒体，有效传播优秀档案文化，扩大档案工作的社会影响力”[1]。档案服务创新是档案机构跟随时代发展和技术进步做出的必然选择。

一、我国档案服务创新的具體表现

20世纪90年代，我国档案服务由传统向互联网方向发展，网络即线上服务出现并日益推广，成为档案机构为公众提供服务的重要方式。

1.档案资源平台助力阅览服务创新

信息时代下，档案机构普遍推进数字化建设，将馆藏档案转化为图片或文字形式，并将保密期满的可以开放的数字化形式的档案收录在各档案资源平台上，若公众所需档案经数字化并已开放，那就无需亲自前往档案机构，经档案资源平台就可查询档案的数字化形式，不经任何手续就可自行阅览。如国家档案局主管的中国开放档案共享平台，该平台为公众提供国家级档案馆与各省、市、自治区和主要城市档案馆已开放的档案[2]，无需注册且可将档案扫描件下载到本地。

2.线下展览服务的创新和线上展览服务的开展

传统档案展览多被限制在档案机构内部，近些年来档案机构逐渐突破固有思维，展览举办地不再限制在档案机构内，而是主动将展“开”在公民日常生活中。2018年6月，全国首个档案主题专列“兰台号”在合肥地铁1号线上线[3]，同年12月，《不忘初心红色传承——档案文献系列展》在长沙地铁2号线迎宾路口站开展[4]。同时，网络时代给档案展览提供了更多的可能性，档案机构可利用网络平台开展线上展览，其中最具代表性的是利用档案网站开展专题展览。国家档案局官网“专题热点”栏目下设有“档案展览”栏目，其下有一系列专题展览，一些地方档案网站如安徽省档案信息网也发布过专题展览。

3.线上咨询服务的出现

网络时代下利用者可通过档案资源平台自行检索所需档案，经自身阅览和整合后得出相关信息。对于一些利用者难以解决的问题，可选择档案网站、微信公众号、微博实时互动或留言等形式先行咨询，经咨询员指导和帮助使自身需求得以满足。多数档案网站设有“咨询”栏目，利用者可将相关问题以留言形式咨询。有些网站会列出公众普遍遇到或咨询过的问题，利用者可在此自行寻找答案。网络时代下，仅少数难以解决或需要利用档案实体的问题需利用者前往档案机构进行现场咨询，大部分问题在线上就可解决。

4.档案服务创新的其他尝试

除上文所述外，一些档案机构将大数据分析技术与档案服务相结合，利用移动终端为利用者提供个性化服务，如“浦东档案”APP，它向不同的档案利用群体提供针对性服务，还为利用者提供个性化服务[5]。还有一些档案机构运用人工智能结合物联网技术，为利用者提供智能化服务，如在物联网环境下，公众可利用嵌入的传感器节点去图形化导航索取档案实体的物理位置以快速准确地借阅档案[6]。虽然档案机构结合新技术创新档案服务尚处探索阶段，但诸如此类尝试档案学界和档案工作者们从未中断。

二、我国档案服务创新的主要特征

随着线上服务的推广和普遍应用，我国的档案服务工作在服务理念、服务方式等方面呈现出了新的特征，这是我国档案服务创新取得成果的表现。

1.服务理念先进化

档案服务由被动向主动转变是档案服务创新显著的一点，20世纪90年代中期档案网站的建设表明档案机构开始有意识地为公众提供信息，对档案服务理念的变革具有推动作用的《中华人民共和国政府信息公开条例》也于2008年颁布实施，档案信息是政府信息的一部分，也属于政府信息公开的范围。档案机构纷纷转变等待利用者上门利用的传统理念，主动整合现有资源以便提供利用。

2.服务方式多元化

传统档案服务的场所被限制在档案机构内部，大多是窗口服务，服务方式单一。新形势下技术的进步和档案工作的发展使档案服务的时空界限被打破，服务方式逐渐多元化。各级各类档案机构依托档案网站为用户提供阅览、展览和咨询等服务，一些档案机构还以微信公众号、档案APP等方式为用户提供服务，线下服务方式也不断创新。

3.服务内容多样化

传统档案服务受理念、资金、技术等影响，机构内保存的多是未经加工的“一次文献”，档案服务被限制在提供档案实体或复制品的借阅或展览上，服务内容多为单份的文字档案或图片档案。新时期公众日益增长的档案信息需求难以用单份的、一般性的档案信息来满足，档案机构逐渐重视编研工作，对馆藏档案进行二次加工和深度开发，形成编研材料以便提供利用。此外，档案机构愈发重视数字化工作，将馆藏档案转化为数字化形式，通过多种媒介如网站、APP等以多样化的形式如音频、视频等向公众推送档案信息。

4.服务对象扩大化

传统档案服务中利用者利用档案多出于学习或工作目的，服务对象多为科研人员或企事业单位工作人员。新形势下档案工作不断发展进步，社会公众也更加注重精神上的需求，利用档案的目的由单纯的学习、工作需要向文化休闲需要转变，档案服务对象随之扩大。

三、我国档案服务创新存在的不足

20世纪90年代中期以来我国的档案服务创新工作取得了长足的进步，但任何事物的发展都不是一蹴而就的，我国的档案服务创新工作还存在诸多不足。

1.档案服务政策法规和行业标准有待完善

一方面国家层面的关于档案服务创新的战略指导较为缺乏，有关方针政策的支持稀缺。另一方面，档案服务不断与各种新技术相结合，但档案机构还未能对此进行系统地思考和规划，相关的行业标准也未制定。各档案机构基础的档案管理制度也存在一些问题。如档案机构制定的制度内容与单位实际不符;或虽制定了相应的制度，却没有相关配套设施予以施行;或制度没有及时更新，已与实际情况脱节等[7]。

2.档案信息资源开发力度不够

档案服务归根结底是为社会公众提供档案信息，丰富详实的档案资源是档案机构开展高质量档案服务的前提。然而受传统档案工作机制和档案人员素质等影响，档案机构对档案资源的把控能力有限、深度开发能力较弱[8]，档案机构内还存有大量未经开发的“一次文献”。

3.档案服务平台建设不完善

档案网站是档案机构普遍采取的为公众提供档案服务的平台，能够突破时空界限，大都可进行关键词检索，有的还设有高级检索，但其设置多数忽视了利用者的实际情况，未能提供有效的幫助和引导服务，往往费时费力却无法获得满意的结果，各平台的利用率也不高。近些年来，档案机构也开始研发档案APP为利用者提供个性化服务，相应的它对档案部门的资源整合能力、资金投入力度、技术水平等方面要求较高，目前档案机构开发的APP数量少，质量有待提高，用户量不多，我国档案部门自主研发APP尚在起步阶段[9]，如何优化档案APP、提高档案APP的服务质量是档案部门需要长期探索的问题。

4.档案人员素质有待提高

国家档案局2020年9月发布的《2019年度全国档案行政管理部门和档案馆基本情况摘要（一）》中显示，2019年档案专职人员中仅7153人年龄在34岁及以下，占总数的17.2%，仅7170人具有中专及职业高中以上档案学历，占总数的17.23%[10]。新时期数据与信息呈指数型增长，各种新技术出现并应用于档案工作中，这些都要求档案服务人员不仅要具备扎实的专业知识，还要有较强的学习能力，目前我国档案机构还缺少一支有充足专业知识、相关计算机技术、一定档案资源开发水平的高素质的档案服务队伍。

四、我国档案服务创新优化的建议

近些年来档案工作愈发受到国家重视，档案机构自身也不断发展进步，公众档案信息需求持续增加，这些都对档案服务提出了新的要求，档案服务必须寻求进一步的创新。

1.完善相关的政策法规和行业标准

国家档案局等有关部门要尽快对档案服务进行整体规划和顶层设计，提出档案服务创新宏观方面的方向与要求，监督、检查各级各类档案机构采取措施创新档案服务。地方档案机构要严格贯彻相关政策法规的理念和精神，根据实际情况做出相应调整，制定档案服务在微观上的“创新什么”和“怎么创新”。新修订的《中华人民共和国档案法》已于2021年1月1日起施行，各有关部门要按其要求，贯彻其理念和精神，切实做好档案资源平台建设、档案数字化和服务创新等工作。

网络技术与档案服务的结合将是一段时期内档案机构创新档案服务的主要途径，档案网站、档案APP、微信小程序等会成为档案机构为公众提供档案服务的重要方式，档案数字化仍是档案机构一段时期内的重要工作。有关部门必须对数字化、网络接口、平台建设、数据采集和安全等问题制定一套与国家标准相统一的行业标准，以避免档案机构各行其是带来的一系列问题。

2.深度开发档案资源

档案机构要密切关注公众需求，利用计算机、数据挖掘和分析等技术对档案资源进行深度开发，整合原本分散零乱的档案信息，形成具有连贯性、综合性的编研材料，为公众提供优质高效的档案服务[11]。此外，档案机构可与电视台或其它媒体合作制作创意节目，如北京卫视的《档案》、央视的《国家宝藏》等，也可在档案网站、档案APP等平台上投放档案机构创作的视频，或结合VR技术开办档案展。

近些年故宫博物院推出的各色文创产品受到了广大公众的喜爱，以一些有趣幽默的文物内容为灵感制成文创产品，满足了人们的休闲娱乐需要，同时也让人们有兴趣了解文物背后的故事。实际上故宫博物院收藏的一些文物也属于档案的范畴，档案机构完全可以也有条件借鉴故宫博物院的这一做法，将档案馆中收藏的经典的、有意义的档案以文创产品的形式推广到公众的文化休闲生活中去。

3.构建完善的档案资源利用平台

云计算等技术的运用扩展了档案的存储空间，为档案资源的备份带来了更大的可能性，档案机构应利用互联网、云计算等技术，构建一个互联互通的平台，推进各档案馆之间的合作。数字档案馆建设是档案馆之间加强合作的一个方面，档案机构要继续推进档案数字化工作，并将保密期满和可以开放的档案以数字化的形式予以开放和共享。档案行政部门要制定相关标准规范，推进馆际合作，主持和监督数字档案馆建设，各方面合作为公众创建一个有丰富档案资源的平台。

在推进馆际合作和数字档案馆建设的基础上，档案机构要构建起便于用户利用的检索平台。首先是要完善档案网站、档案APP等平台上的检索功能，提供便于理解和实用性强的帮助和引导，便于用户快速准确地获取所需档案信息。针对用户所需档案资源分散在多个档案机构或用户不明确档案资源保存在哪一机构的情况，各相关部门应通力合作，在数字档案馆建设的基础上，构建起一体化的检索平台。此外，互联网时代下公众对档案服务的要求不断提高，个性化档案服务应运而生，“互联网+档案”视域下个性化服务的核心是服务内容的个性化，故档案数据个性化推荐系统是必不可少的基石[12]。档案个性化服务的实现主要依靠档案APP，档案机构需主动开发和完善档案APP的各项功能，借助大数据分析等技术，依据用户的身份信息、查找记录等判断用户的喜好，为用户推送其可能需要或感兴趣的档案信息，提高用户使用档案APP的满意度，吸引公众主动下载使用档案APP[13]。

4.提高档案人员的素质

新时期下信息、知识、技术发展迅速，档案服务人员作为直接面对利用者需求的这一群体，代表着档案机构的形象与能力，需要自觉关注档案界的新问题与新理论，不断提高专业素养。档案机构要根据实际情况适时组织档案人员学习相关理论知识，同时由于各种新技术相继应用于档案服务，档案机构还需组织档案人员学习计算机、互联网、人工智能等方面的知识与技能，使档案人员能够跟上知识、技术发展的速度，更好地开展档案服务工作。

新形势下，国家对档案工作的重视、公众对档案需求的增加、新技术产生并应用于档案工作都为创新档案服务提供了良好的契机，档案服务要用新理念引导，以新方式推进，在新平台开展，融合新技术，跟随时代潮流，不断进行创新。

参考文献：

[1]全国档案事业发展“十三五”规划纲要[J].中国档案，2016（5）：17.

[2]姚乐野，丁琳玲.“中国开放档案共享平台”历史档案共享调查研究[J].兰台世界，2017（4）：22.

[3]全国首班档案主题地铁专列“兰台号”在合肥亮相[EB/OL].（2018-06-19）[2021/01/10].

https：//www.sohu.com/a/236476353_777579.

[4]“不忘初心紅色传承——档案文献系列展”在长沙揭幕[EB/OL].

（2018-12-26）[2021/01/10].https：//baijiahao.baidu.com/s？id=1620908253352248092&wfr=spider&for=pc.

[5]上海浦东“浦东档案”APP打造“一站式”服务平台[EB/OL].

（2018-01-31）[2021/01/10].http：//www.shuangyashan.gov.cn/index/html/viewnewsbm.jsp？newsid=13406843.

[6]李月娥，周晓林，贾玲，严悦，陆江.物联网环境下智慧档案馆的档案实体管理与服务模式研究[J].北京档案，2017（1）：21.

[7]魏思宏. 档案信息服务创新研究[D].黑龙江大学，2014：33.