探析新《档案法》实施背景下高校档案工作发展方向

周晓芸

自2021年1月1日起新修订的《中华人民共和国档案法》开始实施（下文简称新《档案法》），它是我国档案立法史上的一个里程碑，标志着我国依法治档进入了全新的历史时期。新《档案法》的实施既为我国档案资源的开发、利用和保护提供了法律依据，同时也为各级各类档案管理部门的工作指明了发展方向。高校档案馆是重要的档案管理机构，新《档案法》的实施必将对高校档案工作的各方面产生重要影响，为今后的档案工作指明方向，高校档案馆应认真贯彻执行，依法管档，全面推进高校档案事业的发展。

一、新《档案法》的修订对高校档案工作的影响

1. 缩短档案开放利用时限

新《档案法》第二十七条指出“县级以上各档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放。经济、教育、科技、文化等类档案，可以少于二十五年向社会开放”。这一条款明确了档案控制年限缩短，提前向社会公众开放，充分发挥档案价值，让档案利用者早日享受档案资源。同时还提出了“国家鼓励和支持其他档案馆向社会开放档案”，因此高校应加强档案资源的开放和利用。

2. 强化档案利用服务功能

新《档案法》第二十八条规定“创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利”，依照这一条款，高校应强化档案馆的服务功能，以满足、便捷档案利用需求为新的工作目标。

3. 增强档案宣传教育功能

新《档案法》第三十四条明确“国家鼓励档案馆开发利用馆藏档案，通过开展专题展览、公益讲座、媒体宣传等活动，进行爱国主义、集体主义、中国特色社会主义教育，传承发展中华优秀传统文化，继承革命文化，发展社会主义先进文化，增强文化自信，弘扬社会主义核心价值观”。这对高校档案馆发挥文化教育功能作出了明确指引。

4. 推进档案信息化建设步伐

新《档案法》特别增订了档案信息化建设章节，要求“将档案信息化纳入发展规划中、电子档案与传统载体档案具有同等效力、推进档案信息资源共享服务平台建设、有条件的档案馆应当建设数字档案馆”，这几点法条推进了高校档案工作加快信息化发展步伐，对高校档案馆建设具有重要意义。

二、高校档案工作的特点

1. 档案类别多样化

高校档案馆在各级各类档案机构中保管的档案类别较为丰富多样。高校档案分为综合档案和人事档案两部分，其中综合档案包括党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、会计类等，人事档案包括教职工人事档案类和学生（学籍）档案类。因此高校档案馆在具体的档案管理业务中需要针对不同的档案类别采用不同的档案分类整理方法，档案类别的多样化也决定了高校档案工作的多样化。

2. 服务对象社会化

随着近年来社会机关单位对人事档案审核及升学求职材料要求的规范化，人们对高校档案信息的需求亦日益增长，高校档案馆的服务对象更加社会化。档案馆的服务重心由对内服务为主向内外服务并重转变，档案服务对象也由原来的对校内各单位部门及在校师生的单一服务向为校内部门师生、毕业校友、用人单位、公检法部门等多样服务转变。提供服务的内容包括提供到馆查阅利用、开具成绩单等各种学籍证明、学历学位资格认证、教职工人事档案材料复印及学生个人档案政审等，社会单位和个人到高校档案馆的利用量逐年增加，成为高校档案馆的主要服务对象。服务对象的社会化也促使高校档案馆转变工作方式，增加线上利用服务模式，对利用率较高的档案内容进行数字化、专题化，不断拓展服务功能，提升社会服务效果，使高校档案工作主动适应时代发展的需求。

3. 档案职能明确化

近年来国家和各级档案部门更加注重檔案的文化教育功能，高校本身的教育性质和档案丰富性的优势是其他档案部门无法比拟的。随着档案事业的发展和人们对档案认识的提高，档案的育人职能更加突出明确。“以档育人”是高校开展档案工作的重要职能，档案馆利用丰富的馆藏资源，挖掘名人轶事和红色档案，开展特色档案展览育人，为师生树立榜样典型，进行爱国主义教育，实现档案育人目地。同时高校档案馆也可以为学校的思想政治教育提供素材，推动档案资源的深度开发，有效发挥高校档案的育人功能。

4. 档案管理现代化

高校档案管理现代化的基础是档案管理的信息化。相对于传统的档案管理方式，档案现代化管理表现在充分利用计算机网络技术和人工智能技术，整合、重组、优化档案资源，充分运用信息技术实现档案资源的现代化管理，这是高校档案工作日后发展的必然趋势。加强档案资源信息化建设，建立档案智能化管理系统，将大大提高查档利用效率和服务效果，推进高校档案事业发展和数字化校园建设。

三、新《档案法》实施背景下高校档案工作发展方向

1. 健全档案管理规章制度，建设法治型高校档案馆

积极贯彻落实国家档案法律法规，进一步完善高校档案管理规章制度。以新《档案法》为纲要，引导规范高校档案工作依法依规建档、归档、用档。同时修订制订学校《档案管理办法》《收集立卷归档指南》《档案开放利用制度》《档案鉴定销毁制度》等规章办法，进一步做好高校档案规章制度的宣传和解读，做到做好“依法管档”，为建设法治型高校档案馆提供保障。

2. 推进档案工作数据化转型，建设数据型高校档案馆

档案信息化、数据化是新《档案法》的重要章节。高校档案馆需进一步夯实数字化成果，在传统载体综合档案数字化基础上，建立档案目录数据库和全文数据库，优化档案馆网站，运营档案馆多媒体平台，同时采用人事档案管理信息系统辅助管理教职工人事档案。积极探索电子档案单套制和多媒体档案的归档管理方法，全面推进高校档案工作由数字化向数据化转型，实现数据型高校档案馆的建设目标。

3. 深入挖掘档案文化资源，建设文化型高校档案馆

高校丰富的档案资源之中不乏珍贵的校史资料，蕴含着深厚的校史文化，它是大学文化中最具特色的重要组成部分，是大学文化内涵和底蕴的源泉，积淀了学校的办学理念和精神价值，承载着学校的办学初心和使命，从档案资源中深入挖掘校史文化，开展档案编研、校史展览、校史文化讲堂是高校档案文化育人价值的重要表现。此外，高校档案馆还可推出精良的档案文化产品，为打造文化型档案馆和校园文化建设奠定基础。

4. 完善档案开放鉴定流程，建设开放型高校档案馆

随着高校档案信息公开以及校内校外对档案信息需求的日益增长，要求高校扩大档案开放。档案开放鉴定是档案开放的前提，也是档案开放的核心内容。高校档案开放有助于充分实现档案价值，深化档案信息服务，更好的满足广大师生校友和社会用户的档案信息需求。高校档案馆如何科学、有效地开展档案开放鉴定工作，提升档案开放质量，需要档案馆进一步完善档案开放鉴定流程，在严格遵守档案开放鉴定制度前提下简化开放步骤和审批程序。此外高校档案馆应积极开展数字档案信息内容的鉴定开放工作，最大限度满足档案利用需求。

5. 积极创新利用服务方式，建设服务型高校档案馆

创新档案利用服务方式，是档案利用者的需求，更是高校档案工作适应时代发展的必然趋势。一方面，高校档案馆应积极开展线上、线下相结合的服务方式，真正做到让数据“多跑路”，利用者“少跑腿”，满足师生校友求职就业、学历认证、升学留学、房产继承等多样化档案利用需求;另一方面，高校档案馆应加强与校内外相关部门单位的紧密协作，加强档案宣传，增强档案资源的挖掘与开发利用，开办专题档案展览，亦或通过多媒体方式开展档案服务，让档案服务更加便捷化、专业化。

参考文献：

[1]张琛瑶. 浅论新《档案法》的内容创新和实施对策[J].兰台世界.2020（12）

[2]李冬. 对新档案法实施的几点思考[J]. 黑龙江档案.2020（12）

[3]嘎拉森. 新《档案法》的进步性[J].档案学通讯.2020（11）

[4]丁海斌，康胜利，颜晗.谈《档案法》与《档案法实施办法》修订的几个问题[J].档案.2020（9）