论数字化背景下档案资源整合的特点

2021-08-03谢雨欣

档案天地 2021年6期

谢雨欣

当前，信息技术与计算机网络的飞速成长标志着我们正式进入了数字时代，它们正以全面浸透的趋势推动着各行各业的发展。大数据、云计算等新兴技术在档案界的普及运用，对档案资源的建设产生了深远的影响，使其呈现出许多不同于传统时代的特征。从需求、技术、方式、资源四个方面为着眼点，具体分析数字化背景下档案资源整合所具有的特点，并针对这些独特性就整合措施进行相应的思考与探讨。

一、开启档案资源整合的大门

1.档案资源整合的背景

档案资源整合一直是理论界与实践部门共同关注的焦点问题，一方面，档案资源数量激增与结构配置不合理的矛盾，社会公众对于档案信息需求扩大与档案资源利用服务质量差的矛盾，促使档案部门加快整合档案资源的脚步;另一方面，数字化与信息化技术的应用，电子政务的推行，以及社会公众信息意识的觉醒等背景都为档案资源整合创造了先决条件。档案资源整合这一议题最早可追溯至2001年12月全国档案工作会议，会议提出了加强国家档案资源建设[1];2006年《全国档案事业发展“十一五”规划》中提出了“三个体系”建设工作方针并积极贯彻实施，档案资源整合是保证“三个体系”成功建设的重要基础工作之一;2011年《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》中指出，要加强档案馆馆藏资源建设，各级国家档案馆要在“摸清家底”的基础上，运用各种形式，开展档案资源整合。而在当前环境下，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出，到2020年档案信息整合共享程度要有明显提升[2]。除了政策条件的加持外，数字化背景下电子档案与原生性电子文件的大量产生利用也为档案资源的整合带来了机会与难题。

2.数字化背景下的档案资源整合内容

档案资源整合从宏观上讲，不仅是指对过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，对国家和社会有保存价值的全部档案的管理由分散到集中、由无序到有序的过程，而且主要是指在我国档案工作“统一领导，分级管理”体制下，通过整理与组合，使之结构合理、配置优化，以适应经济全球化时代增强区域综合竞争力需要的社会系统工程[3]。

数字化背景下档案资源的整合不仅包括档案实体的物理整合，还包括着数据整合、系统整合与服务整合。数据整合即档案信息内容的整合，要在广泛搜集与补充档案数据信息的基础上，实现对档案信息资源内容的深度整合[4]。而在数字时代，丰富的数字化档案资源分散在不同的平台上，存储于不同结构的数据库中，由于描述方式不同，导致档案数据之间结构不尽相同，异构的数据难以直接整合，需要建立统一的数据集成框架、兼容的数据接口等，以实现数据之间的自由流动与共享[5]。由于国家没有关于档案管理系统建设标准方面的统一规定，各个地区、各个档案机构的管理系统类型、软硬件结构各异，这同样大大阻碍了档案资源的无差别共享，因此利用技术进行档案管理系统的整合成为关键性任务，需要创建云平台以联结异构的系统。档案资源整合的最终目的就是提高档案利用服务水平，为用户更好地服务。因此，档案资源整合还必须加强各档案信息服务部门之间，以及档案信息服务部门与其他信息服务部门之间的服务融合，打造“一站式”的服务门户，实现用户“在任何时刻，从任何地点，都可以获取任何模式的信息”[6]，提升用户的档案利用效率。

二、数字化背景下档案资源整合的“新”特点

1.新需求——跨界整合

随着公共文化服务的深化、网络环境的成熟以及新媒体的广泛应用，公众对于信息的需求越来越立体与广泛，对档案服务也提出了更高的要求[7]。档案资源整合在这样的背景下拓宽了整合区域，不再拘泥于某个档案馆、某个机构或组织内部，或者档案馆之间，而是转向整个地域甚至国家范围，以更好地建设资源体系，满足全国公众的广泛需求。然而，新需求下的跨界整合，“界”不仅仅指地域，还指向行业与传统模式。数字化背景下，社会各行各業融合发展，通过信息的传播交流使得各界关系愈加紧密，更多的人突破行业壁垒，寻求跨区域、跨行业的信息服务，希望能通过“一站式”平台高效率地解决自身问题，获取知识服务，而对于档案信息服务部门与包括图书馆、博物馆等信息服务机构在内的社会其他相关机构而言，它们在业务模式、资源属性以及服务对象上有着极大的趋同性[8]，这自然就为资源的整合创造了良好的社会环境。

另外，信息技术的应用方便了档案部门根据公众实际需求，按照主题、人物、事件等方式进行专题整合[9]，更加贴近公众需求，方便档案资源的利用。例如：社会公众权利与信息意识觉醒，对房地产档案、健康档案、就业档案等各类与人们生活密切相关的档案需求增强，2007年《关于加强民生档案工作的意见》中指出要整合各类民生档案资源，建立面向民生的多元化档案资源体系。基于公众的迫切需求，不少地区都利用信息技术整合了当地及下属地与民众利益有关的部分或全部门类的专门档案，实现了区域内民生档案资源的远程互联[10]，公众可以进行异地查档等便民操作。在最终目的是为公众提供服务利用的宗旨下，为了更好满足公众信息需要，档案部门今后会突破各“界”鸿沟，实现面向社会需求的档案资源整合。

2.新技术——贯穿整合流程

各类先进信息技术的应用是数字化背景下档案资源整合的核心特点，网络通信技术、跨库检索技术、互操作技术等现代信息技术为档案资源整合工作的开展提供了支撑，且贯穿于整合工作的各个流程之中。

首先，在档案资源准备方面，除了原生性电子文件的大量产生外，传统纸质档案的数字化已成为档案部门的主要建设任务，数字化后的档案资源可以储存在云平台上，突破时空限制为用户服务做准备，这些功能的实现得益于成熟的数字化技术与虚拟储存技术;除了档案资源本身外，档案数据的采集对信息技术的要求也逐渐增高，目前档案资源整合范围扩大，档案数据已从局部采集转向全面采集，旨在建设统一的大数据资源体系[11]，因此要利用先进技术手段支撑海量数据的分析与整合工作。

其次，在档案资源整合过程中，档案数据信息与数据库由于建设依据的标准体系不同，存在着多源异构现象，这就需要通过互操作技术来消除档案数据、信息系统之间的差异，实现一定程度的整合;对于线上网络平台中档案资源的收集整合来说，技术难度也非常大，不同标准体系下建立的平台需要通过一个统一数据库来储存档案资源，比如：云端的电子档案库，以保证档案信息能够集中传输，也方便了用户对于档案资源的快速检索。档案网站等线上资源的最大特点就是动态性，这也是线上资源整合的难点所在，网页信息需要利用爬虫等软件进行实时抓取，数字档案资源在动态生成情况下，要实现快速地甄别与实时地存储，保证数据采集、处理具有较强的时效性[12]。

最后，在档案资源传递方面，不论是整合过程中还是整合之后的利用服务，档案资源都可以通过各种网络平台、移动设备进行信息的批量与集中传输，用户不再被时空局限，保证人们能够快速获取所需的档案资源。

3.新方式——前端控制与末端整合相结合

自档案资源整合工作开展以来，我国不同地区的档案部门就开始不断探索适合自己的档案资源整合模式，相继探索出了和县模式、顺德模式、浦东模式、深圳模式，但这些模式大部分属于档案实体资源整合或档案实体资源整合与档案信息资源整合相结合的形式。数字档案资源形成之后，又出现了很多基于技术运用的新型资源整合方式，使整合成果多样化，其中包括档案目录的整合、数字化档案信息资源库的整合以及档案网站的整合等新方法。具体来说，档案目录整合是档案资源整合的主要方式之一，包括围绕一定专题的目录整合和某范围内较为全面的目录整合[13]，并且通过建立目录中心来保证档案目录整合工作的秩序进行，目前根据公众需求，基于专题的目录整合工作正在蓬勃发展;数字化档案信息资源库的整合实质上就是含有各类档案资源的数据库的整合，如：档案目录数据库、专题数据库、全文数据库等，这些数据库的建设发展为建立统一且功能强大的数字化档案信息资源大数据库奠定了坚实的物质基础[14]，有利于实现真正的全面整合与共享;档案门户网站数量的急剧增长为档案网站整合提供了良好机遇，档案部门利用先进技术，根据一定的规则方法，对网站信息进行抓取与优化，其中包括了电子文件、馆藏数字化的文件、编研成果等，经过整合以目录树、检索窗口或介质呈现的成果方式展示出来[15][16]，使档案资源实现由分散向聚合的转变。

以上的档案资源整合方式都是在数字化资源形成后建立的，属于末端整合[17]，近些年来，档案界开始探索通过前端控制进行的档案资源整合，逐渐打造出嵌入业务前端的整合方法这一新发展趋势。数字档案资源整合向前端整合发展是在电子文件前端控制理论的指导下进行的，即数字档案资源整合方法的采用提前至原生数字档案资源形成阶段，在业务活动开展之前或过程中就实现文档一体化[18]。这种方法的实际应用之一就是浙江政务服务网行政审批电子文件的在线归档，它是无纸化办公趋势的重要体现，为浙江省、市、县三级政府部门及不同业务系统的数据共享与整合奠定了基础[19]。

4.新资源——公众参与下的新媒体档案资源

正如前文所述，数字化的档案资源正逐步成为档案馆藏的主要资源形式，成为用户利用需求的首要选择，甚至成为国家的战略性资源，它为跨库、跨地区、跨专业的档案资源整合提供了极大的便利。而随着新媒体的广泛应用，公众在这些平台上每天都产生、传递大量的档案信息与资源，如：学者在档案论坛上关于专业知识的探讨交流，档案机构官方微博账号与利用者之间的交互式咨询服务[20]，用户在档案机构微信公众号上传的老照片或档案故事等，这些档案资源在新媒体中的充分传播利用使资源价值得到了最大化的发挥。因此，档案资源整合的客体除了各类馆藏外，还应包含移动应用、社交媒体等各类新媒体形式中的档案资源，这些资源中不仅含有档案机构主动提供利用的，还包括档案利用者们上传分享的，这些上传分享的资源既包括利用者在馆藏中查找到的某些特定主题的或能满足某些需求的数字档案资源，也包括档案机构一些尚未数字化的由利用者数字化的档案资源，还包括利用者转录的及保存在他们自己手中的档案资源[21]。

以人为本、以用户需求为导向是目前档案部门工作的原则之一，在新媒体上不断流通利用的资源在很大程度上反映了公众的真实需求，有的还完成了初步的专题资源整合，因此它们在扩充馆藏的同时，更应成为档案资源整合的主要对象。与此同时，由于新媒体平台数量丰富，用户规模广泛，因此各种形式的档案资源都处于无序状态分布在各类网络平台上，并且还有很多呈碎片化的不完整信息，但它们的价值却可能非常大，因此及时地对这类信息进行收集、分类与整合，是亟需档案部门协同专门的技术组织去做的工作，用以推动新媒体档案资源尽快加入到国家档案资源整合的行列之中。

三、数字化背景下档案资源整合的未来发展

數字化主要为档案界带来了先进的信息技术与处理手段，同时推动电子文件成为主要档案存在形式这一猛烈趋势的发展，在这样的背景下，档案资源整合工作走到了重要节点，同时面临着机遇与挑战，从而在不同的角度呈现出了不同的“新”特点。针对这些特点，为在数字化背景下做好档案资源整合工作，提出以下未来发展的建议：在需求层面，档案资源建设要始终坚持为社会与公众服务为第一要义，根据实际需求扩大整合范围，调整资源集成框架;在技术层面，充分利用高新技术优化资源整合，继续技术攻关与技术人才培养工作;在方式层面，融入全过程管理的思想，加强档案资源整合的前端控制，创新适宜的整合方法;在资源层面，重视档案资源建设中的公众参与，全面收集网络平台中的有用信息资源。只有从多层面出发顺应新时代发展趋势，并充分利用数字化背景为档案界带来的优势，才能使档案工作有所裨益。

参考文献：

[1]马广惠，安小米.我国国家数字档案资源整合与服务研究发展趋势[J].档案学通讯，2018（06）：57-61.

[2]国家档案局.国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》[EB/OL]. （2016-4-7） [2020-11-16].https：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201604/4596bddd364641129d7c878a80d0f800.shtml.

[3]戴志强.国家档案资源整合的涵义及其运作机制探讨[J].档案学通讯，2003（02）：4-7.

[4]王胜利.整合与共享：档案数据管理范式下的档案资源研究[J].山西档案，2020（02）：138-141.

[5]李财富，张佚红. 关于数字化背景下档案资源整合的思考[A]. 中国文献影像技术协会、中国档案学会、台湾中华档案暨资讯微缩管理学会.2008年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集[C].中国文献影像技术协会、中国档案学会、台湾中华档案暨资讯微缩管理学会：中国档案学会，2008：18.

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[7]周耀林，赵跃.面向公众需求的数字档案资源建设与服务研究[J].中国档案，2017（09）：68-69.

[8]王静，李烁.图档博融合服务中数字资源整合策略研究[J].浙江档案，2019（11）：31-33.

[9]田忠强，陈江鸿.以用户为中心的档案文化产品开发模式构建分析[J].北京档案，2016（7）：33-35.

[10]安小米，加小雙，宋懿.信息惠民视角下的地方民生档案资源整合与服务现状调查[J].档案学通讯，2016（01）：48-54.

[11]安小米，宋懿，马广惠，陈慧.大数据时代数字档案资源整合与服务的机遇与挑战[J].档案学通讯，2017（06）：57-62.