多年沉积档案如何短期内完成验收

◆摘  要：文章以阜阳华润电力有限公司一期工程（2×640MW）在2019年八个月内完成近15年的档案收集、整理，并且必须满足现在的档案管理标准要求进行调查分析，提出了相应的解决问题的对策，并进行总结分析。

◆关键词：沉积档案;短期;完成验收

阜阳华润电力有限公司一期工程2×640MW机组于2002年核准，2004开工建设，2006年双投，公司投产后陆续通过五大验收，但未组织开展档案验收，为了提升档案管理水平，公司多次向控股法律合规部申请开展档案验收工作，终于在2018年度列入控股2019年度档案验收计划。由于基建期间档案管理重视度不高，基建工期紧等历史原因，造成了很多基建资料缺失严重，下面我就阜阳华润电力有限公司一期工程如何在2019年度短短八个月内完成近15年的档案整理、归档，并且满足现在的档案管理标准要求数字化率达到100%进行分析，并做出如何解决问题的对策进行阐述。

一、一期档案现状摸底分析

（一）现状调查、控股及大区档案检查

通过调查发现，阜阳一期项目基建期档案管理意识薄弱。工程前期合规类档案复印件居多（无初步设计审查意见的批复、无选址的复函、 无职业病危害控制批复、无职业病防护设施未见验收申请、 无上网电价合同），合同、招投标、设备、工程技术、原材料质量证明等档案缺口较大;部分竣工图与现场实际不符，设计变更未在竣工图中体现，部分设备资料与现场生产设备实际不相符，设备异动未在图纸上体现，自2006年至今生产运营类、文书类档案管理归档范围不全、分类不准确，设备普遍存在案卷命名不准确，无法体现案卷真实内容，给查找、检索工作带来极大的难度。

（二）目标确认

通过摸底调查发现主要问题如下：第一、档案资料数量大，档案验收时间节点紧，工作任务重;第二，由于历史遗留问题，档案资料缺失严重;第三、档案数字化程度低。

二、制定对策研究

（一）制定工作方案、成立组织机构

为了提高档案完整性和准确性，公司高度重视缺失档案的追回工作，成立一期档案缺失资料追回小组，并明确要求档案咨询公司按照最大限度、最大可能原则整理档案缺失清单，。小组讨论制定了档案专项验收方案，明确了各级人员工作职责并制定激励与考核细则。4月17日，公司召开一期档案专项验收启动会，公司总经理对档案验收工作亲自进行安排部署。

（二）问题梳理分类

对摸底调查的问题进行分析，逐一梳理，重新归類，具体问题具体整改，落实责任。根据工作计划和安排，每周召开一次档案整改协调会，汇报各类文件整改进度，协调解决存在的问题，由公司统一协调。

三、结论

通过8个多月时间紧锣密鼓的工作，小组成员群策群力，各部门积极响应，针对不同类别的文件采取了形式多样的查找措施，并取得了良好的效果。，派专人联系当时具办人多方沟通，积极查找前期合规性文件，查找到项目建设初设报告及批复、职业病危害控制批复、选址意见的复函等前期文件原件44份;补充归档文书档案共计924件，满足文书档案闭环要求;与财务分部的合同付款清单及EAM系统中的合同台账逐一核对，补充归档2009年至2018年合同共计6957件，并根据合同内容核对相关技术文件的齐全性，确保合同及成果性文件归档齐全;更新完善特种设备管理台账，与阜阳市质量技术监督局、安徽省特种设备检验研究所等单位沟通，确保特种设备、压力容器资料的完整性;组织技术支持部各专工对570项设计变更进行全面梳理，编制了设计变更总目录;其中针对82份设计变更不符合项，按照竣工草图制图法，在图纸上进行绘制并签字，加盖设计变更章，形成与现场实际相符的竣工图。梳理2007年-2018年共178份设备异动，各专业专工已按照要求在图纸上进行修改，并制作设备异动修改汇总清单;重点核对地下管网竣工图纸，对相关的消防水管、生活水管、工业水管等图纸逐一梳理，以确保对后期的生产利用提供方便，真正做到档案齐全性、完整性、系统性，档案室留存的竣工图、设备资料与现场实际相符。

按照《重大建设项目档案验收办法》 、《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《火电建设项目文件收集及档案整理规范》等相关规范完成了本项目档案的分类、组卷、编目、归档等工作，达到档案验收标准。档案管理工作是公司审计、生产、运行、维修和工程改扩建重要参考依据，切实做好管理管理工作才能更好为公司生产经营活动保驾护航。

通过本次档案整改工作完成了档案按标准验收，同时提高了公司全员档案意识，提升了员工日常档案管理水平，在以后的工作中做到随时移交随时归档，为更好地提高档案工作夯实基础。

作者简介

陈秀慧（1983—），女，汉族，山东省莱城区人，馆员，本科，单位：阜阳华润电力有限公司，研究方向：档案管理。