高等医学院校实验用品平台的构建与实践

台红祥， 陈彦军， 杨立成， 崔长欢

（天津医科大学实验室与资产管理处，天津300070）

0 引 言

高等医学院校实验室是培养医学人才、创建医学科研成果并为社会服务的重要场所，实验室不仅有仪器设备，还由教学科研所必需的试剂、耗材等实验用品。实验用品管理是实验室科学管理的重要组成部分。传统的实验用品采购属于分散手工操作，不仅采购周期长、成本高、监管难度大，而且无法实现实验用品信息的共享。2015年，党中央、国务院提出高等院校“双一流”建设重大决策部署，这是高等教育领域继“211工程”“985工程”之后的又一国家战略［1］，掀开了高等教育改革的新篇章。因此，在“双一流”背景下实验用品平台的构建势在必行。实验室应强化和实施耗材的出入库信息化管理［2］。天津医科大学坚持服务支撑和管理监督并重，运用信息化技术实现了实验用品网上采购的科学化、网络化、动态化和精细化管理。现结合近年来天津医科大学在实验用品采购方面的经验和做法，对实验用品管理平台的构建思路进行介绍。

1 实验用品管理平台建立的背景

随着高等医学院校教学改革的不断深入和科学研究的快速发展，特别是对于“双一流”建设高校，实验试剂及耗材的使用呈现出了品目多、数量多、采购多、类型多、应用面广、采购计划变化快等新特点，从而给高等医学院校的管理提出了严峻的考验。实验用品作为高校资产构成的重要组成部分，已经引起很多高校管理层面的高度重视，也成了体现高校实验室与资产管理部门技术保障、服务质量、工作效率及管理水平的一个综合指标［3］。传统的采购方式是课题组直接向供应商购买，这种采购模式绕过了学校管理，缺乏有效的监管，同时也无法实现资源的共享。国内很多高校从制度上和手段上对实验用品的管理做了分析、探讨和实践，提出了很多新颖的解决思路［4-8］，有的高校也将物联网技术运用到实验室综合管理［9］。利用信息化物联网技术与实验用品采购有机结合，建立了一个安全便捷的天津医科大学实验用品管理平台（以下简称“平台”），作为整个学校实验用品的采购和管理工具，平台通过实验用品线上申购、审批，实验室存量控制以及实验用品跟踪等功能进一步规范学校的实验用品管理。平台将校内各相关职能部门、院（系）以及课题组纳入全生命周期管理的各阶段，逐步形成规范的实验用品管理体系。

2 管理平台开发技术与框架结构

平台开发使用PHP开发语言，系统后台管理采用B/S架构，直接采用网页浏览器进行采购、回收和统计等各项操作，无须另行安装软件或插件，从而使之支持包括Windows/Mac/Linux在内的多个操作系统平台下使用，同时兼容包括IE、火狐、Google Chrome、Safari等多种主流浏览器。学校实验用品管理平台域名为：caigou.tmu.edu.cn。项目建设主要包含校内用户注册、课题组成员、供应商、商品管理、存量管控、线上申购和审批、采购统计和存量统计的功能。系统结构如图1所示。

图1 系统结构示意图

（1）数据层。数据层是整个系统的数据资源保障，系统采用MySQL数据库，以商品、人员、订单、财务等数据为支撑，为业务逻辑层和展现层提供真实的信息资源，是整个系统的数据基础。

（2）业务逻辑层。业务支持层是软件的核心数据处理中心，功能是统一数据标准、统一业务模式、统一管控机制。平台包括5个核心服务，分别是统一身份认证、邮件、消息、文件和监控服务等。

（3）业务展现层。业务展现层重点解决实验用品的全生命周期管理，从而有效提高科研效率和科研安全。包括子功能模块，分别是：用户管理、权限管理、物品采购、经费管理、存货管理、商品管理、订单管理、危废处置、订单审批、付款管理、计算管理、采购统计和库存统计等功能模块。

（4）服务层。服务层通过按角色权限管理，深度整合各业务逻辑，方便用户采购、管理方管理和审查、付款和结算，以及危废处置等危化品管理流程中的操作。

3 管理平台的功能与实现

管理平台根据管理方、课题组及供应商三方得功能及需求的不同，分别设计了相应的子系统，即管理方系统、课题组系统和供应商系统，每个子系统对应包含相应的功能模块，其中，管理方系统有10个功能模块，课题组系统有6个功能模块，供应商系统有8个功能模块。管理平台主要功能结构如图2所示。

图2 管理平台主要功能结构图

3.1 管理方系统

（1）权限管理。可针对不同人员设置权限，点击设置出管理员，即可针对各学院设置相应管理员。

（2）存量上限管理。可以对某一类或者某一种的商品进行存量上限设定和调整。

（3）存量统计。此模块包含对采购台账、领用台账、库存台账进行统计，也可根据需要通过不同的关键词搜索，查看商品当前的存量情况。

（4）订单管理。显示订单明细，包括下单时间、编号、订单内容、买方、供应商、金额及状态；也可根据关键字、买方、供应商等不同字段对订单进行搜索，查看采购明细。

（5）危废处置。可查看危废处置的相关记录，包括编号、类别、规格、院系、课题组、负责人、回收人、回收时间等。

（6）空瓶回收。查看提交记录，包括创建时间、凭证号、买方、状态，并对提交的订单进行审核是否同意接收。可以通过批量回收利用扫码枪对空瓶进行回收，生成凭证单。

（7）采购审批。可以看到需要审核的订单，并可以对订单进行通过、拒绝的操作，具有权限的管理可以增加、修改、删除分组；具有权限的管理方可以赋予成员不同机构的审批权限。

（8）结算管理。查看订单的结算状态。

（9）供应商管理。对供应商的资质、节点等进行审核管理。

（10）付款管理。查看付款单情况。

3.2 课题组系统

（1）用户基本信息设置。包括权限设置、送货信息、基本信息、标签管理、实验用品存量上限。

（2）材料采购。包括我要采购、订单列表、付款管理。我要采购功能包括可以按照供应商名称或者实验用品名称进行搜索；生成订单之后，点击订单列表，可查看该订单状态为待供应商确认，供应商确认后，订单状态会变为待付款，点单列表下含有高级搜索，可根据搜索条件快捷查看订单；在待付款订单中点击操作按钮中的付款，订单会加入付款夹，确认无误后点击付款，即可进入付款单页生成以PM开头的付款单，点击支付并选择支付方式完成付款。付款管理可根据搜索条件快捷查看付款单，未支付的付款单可选择支付或取消。

（3）库存领用。包括库存列表、位置管理、试剂调剂。试剂调剂专区，闲置的试剂可由课题组老师自由发布，需要获得调剂试剂的老师可在专区浏览，并登记和领用，从而减少试剂重复购买，避免造成科研经费的浪费，也使得校内试剂的存量得到有效控制。

（4）经费管理。创建、删除、修改和查看经费使用情况。

（5）危废处置。填写废弃物相关信息，包括废弃物类别、规格、负责人及主要成分等，提交并生成危废处置记录，打印废液处置凭证单，并粘贴于废液桶上即可分类回收。

（6）废瓶回收。查看未处理废瓶，生成处置凭证单，将打印的凭证单和空瓶送至管理方扫描，即可在历史凭证单中查看。

3.3 供应商系统

（1）信息管理。主要包括基本信息、营业执照及其他资质。基本信息包括公司名称、公司简介、公司logo图片、联系人姓名及电话、开户行联行号等信息；营业执照包括营业执照照片、统一社会信用代码、法定代表人、注册资本、营业范围等信息；其他资质填写相关资质信息。

（2）节点入驻。供应商在系统里选择销售区域和销售类型后，提交开通节点申请，系统后台根据供应商提供的资质进行节点审核，审核通过后即可销售相应的实验用品。

（3）品牌授权。供应商将《品牌收集表》和品牌授权书发送至平台指定邮箱，平台核实是否是已有品牌，如是，平台将此品牌及数据添加给此供应商，如不是，平台核实后建立新品牌。

（4）我的商品。查看和编辑在售实验用品。

（5）订单管理。查看所有订单的状态，对订单进行确认、发货及取消订单。

（6）议价管理。查看议价单列表，对实验用品给出新的价格，待买方满意并确认后生成订单。

（7）结算管理。显示订单的结算状态，生成并打印结算单，交用户报销后确认收款。

（8）微信绑定。打开微信，关注“LabMai科研采购平台”公众号，绑定微信，绑定后可即时接收新订单提醒，便于及时处理订单。

4 管理平台的特点

我校实验室与资产管理处是实验用品采购管理的主管部门，在为学校师生做好实验用品采购服务的同时，对全校实验用品的采购进行监督和管理，对供应商进入平台实行“零门槛”，即只要供应商提供有效的营业执照复印件和我校副教授以上职称教师的推荐信，即可进入平台进行实验用品的销售，不会向供应商收取任何费用。平台主要有以下5个特点。

（1）网上下单。提高采购效率。课题组老师网上下单后，供应商直接打印订单清单，课题组老师无须跑市场找厂家，节约了时间和精力，降低了采购成本，提高了采购的效益。

（2）益于监督。规避各种廉政风险。实验室所需实验用品具有种类多、数量大、单价低的特点，采购过程烦琐，且存在廉洁从业风险［10］。实验用品管理平台增加了采购透明度，防止暗箱操作，客观上弱化了课题组教师的决定权，直接或间接割断了个人与供应商之间的利益关系，做到“阳光采购”。同时，便于管理部门对实验用品的使用情况进行统计和分析，为教学科研的科学管理决策提供数据支持。

（3）实现了实验用品信息共享。实验用品的品质与价格购买之间存在取向矛盾［11-12］，通过实验用品管理平台的建立，形成了实验用品信息库，实现了各家供应商产品的共享，便于教师选购质优价廉的实验用品。

（4）管控试剂的采购控制。对于易制毒、易制爆、剧毒化学品、精神药品、麻醉药品及放射性物品，我校实行单独申报采购，填写“天津医科大学管控试剂购买申请表”，见图3，由实验室与资产产管理处向公安局报备后统一采购，严禁通过实验用品平台进行采购。

图3 天津医科大学购买管控试剂申请表

（5）实验用品自购。因教学科研的特殊需求、现有商品部能满足实验要求或者实验用品管理平台没有销售的实验用品，可采用自行采购的方式进行采购。课题组需要填写“天津医科大学实验用品自购审批表”，见图4，包括实验用品名称、品牌、规格等信息，并经实验室、学院、实验室与资产管理处、财务处进行审批，采购金额合计超过10万元，需分管校长审批。课题组凭此表采购和报销。此表为实验用品采购的一种补充方式，实现了实验用品采购管理的全覆盖。

图4 天津医科大学实验用品自购审批表

5 管理平台运行情况分析

天津医科大学实验用品管理平台实行年报制度，每年1月份会对上年度平台的运行情况进行综合分析，最终形成年度工作报告。我校自2016年建立了实验用品管理平台，经过4年的运行，目前线上采购额度基本可达到项目初期预估的正常运行水平。生物试剂、化学试剂、耗材分类的采购比例情况基本符合我校日常采购习惯，年采购量基本稳定在5 500万元。目前平台中已入驻有效期内的供应商416家，活跃课题组数447个，产品数据25.69万条，订单总数30 482个，总交易额1.67亿元。2019年线上交易额达5 585.26万元。自平台建立以来，各类实验用品的采购额成逐年递增趋势，且于近2年趋于平稳。

2016～2019年课题组的注册也由2016年的30个增加至2019年的450个，并且成逐年递增趋势，如图5所示。其中，产生有效订单的课题组基本接近课题组数，平均有效率达到98.8%，也充分说明用户教师对实验用品管理平台的认可。2016～2019年供应商入驻平台的数量增加比较明显，但由于部分供应商入驻以来并未产生实际销售额，供应商本身并未进行及时的平台维护，节点到期并未进行二次申请，因此2019年数量相比往年有一定的减少，实现了自然淘汰。平台经过4年的运行，线上用户、供应商、采购量、品种类分布各层面基本达到正常水平，学校对平台的规范管理与校内用户教师使用都对平台广泛应用起到了关键作用。

图5 课题组情况

6 结 语

学校通过建立实验用品管理平台，加强了实验用品管理的信息化、规范化、精细化和专业化，实现了实验用品台账管理高效化［13-15］，解决了学校在实验用品管理中出现的问题，提高了工作效率，提升了管理水平。同时，制定了“天津医科大学实验用品采购管理办法”（津医大设备〔2016〕6号），为学校教学科研工作的顺利开展提供重要保障。