大数据时代创新事业单位档案管理的策略分析

杨丽丽

摘 要：随着智能化、信息化技术的发展以及大数据时代的到来，信息化档案管理发展到了一个全新阶段，也使事业单位的档案管理面临新的挑战和机遇。在新形势下，事业单位只有不断优化档案管理方式，创新档案管理思路，才能真正做到与时俱进，更好地适应大数据时代的发展。

关键词：大数据;事业单位;档案管理

档案管理是推动事业单位持续稳定发展的关键，同时也是回顾事业单位发展路径中缺陷与不足的重要途径。在新时期环境之下，事业单位的档案管理工作可以更好地融入各种新兴技术，尤其是大数据、云计算以及互联网等，其可以直接应用到事业单位经营决策、管理等工作中，并实现管理工作综合效益的持续提升。对此，探讨新时期事业单位档案管理工作创新，具有重要意义。

一、大数据概念

大数据是指很难在一定时间内使用常规工具进行管理和处理的海量数据集合，也可称之为巨量资料。大数据不仅是一种数据集合，更是一种信息资源的集合，为社会发展、企事业单位进步提供了海量、客观的数据支持。大数据的容量非常大，大量的自动或人工数据通过互联网方式集合在一起，可以用数据海洋来形容。大数据的数据来源广泛，数据格式、内容多样化，不仅包含文本、图片、视频等信息，还包含模拟信号等信息。大数据的产生速度非常快，对数据处理速度的要求也非常高。同时，大数据对信息真实性的要求比较高，只有数据质量得到保证，才能更好地发挥大数据的决策支持作用。

二、事业单位档案管理存在的问题

（一）制度长期不完善且内容流于形式

事业单位的档案管理制度，大多数照搬了上级机构的政策和内容，但在运行时缺乏本单位的实际情况参考，导致部分管理制度发生混乱，缺乏统一的优化机制。此外，个别单位长期忽视档案管理工作的重要性，对档案管理工作的关注、支出和设施完善缺乏足够的积极性。长期的不重视和制度的不完善，导致事业单位档案管理工作与实际工作产生了错位和脱节，档案的留存与机构运行之间没有形成应有的闭环，一些管理制度执行不力，影响了事业单位的整体发展。

（二）信息保密及保密技术

事业单位的档案具有一定保密性要求，需要对个人、集体全面负责，这就要求事业单位建立健全档案保密制度。但事业单位受制于自身的性质，在档案保密方面缺乏完善的制度支持，即便有保密制度也不完备，不仅如此，事业单位在执行档案保密制度方面存在诸多问题，导致制度落实不到位，多数制度流于形式。另外，互聯网及大数据技术的普及，一方面提高了事业单位的工作效率，另一方面也给保密工作带来了新挑战。若不法分子对事业单位内部文件有所企图，利用病毒、黑客攻击等方式窃取内部信息资料，就会严重影响档案信息的安全性。

（三）档案信息化管理基础较薄弱

其一，相比于发达国家，我国进入信息化时代后，在事业单位内部，用于档案信息化管理的基础设施较为滞后，而事业单位用户计算机、网络等基础载体建设中的投入有限，制约了档案信息化建设的大范围推广。其二，在“互联网+档案管理”模式建构中，对于档案信息管理软件系统的建设相对不足，事业单位档案信息管理软件系统建设未能充分考虑本企业发展实际，这使得基于当前软件系统实施的档案信息管理功能不全，难以满足事业单位服务及管理需要。

三、大数据视域下事业单位档案管理的优化

（一）转变对档案信息化管理的认知

作为传统纸质档案管理的进一步延伸和创新，事业单位档案信息化管理具有无与伦比的优势，其能为事业单位的信息决策、管理规划和服务实施提供有效支撑。在实际管理中，事业单位档案管理人员首先应认识到档案信息化建设的必要性，然后借助于互联网技术，构建档案管理全新模式，并以此来优化自身服务和管理模式，提升事业单位工作效率和竞争能力。此外，为进一步提升档案信息化管理的效率和质量，还需建立一套符合本单位发展实际的档案信息管理制度，该制度既要考虑事业单位业务开展及服务管理需要，同时又要考虑档案管理特征，这样才能实现档案信息生成、归档、保存、利用过程的全面监管，不断提升档案管理质量。

（二）加强人才队伍建设

第一，事业单位应充分认识到引进专业人才的重要性，加大对档案管理人才的引进力度，保证对新鲜血液的注入，积极打造老中青合理搭配的人才队伍，构建老年人参与、中年人为辅、年轻人为主的合理人才结构。第二，事业单位应加大对现有档案管理工作人员的培训力度，经常性地开展在岗人员培训活动、学习考察活动，促使在岗人员及时接受先进的工作理念和档案管理知识，全面提升档案管理人员的专业水平。与此同时，应加强对在岗人员的计算机操作技术培训，全面提高在岗人员的计算机操作水平，更好地保证信息安全。此外，事业单位还应积极鼓励在岗工作人员“走出去”，多与同行交流沟通，共享资源和经验，互通有无，全面提高自己的专业技能和综合素养。

（三）细化档案管理措施，提高管理效益

首先需要确保细化性归档工作，在工作中及时制定完善的档案归档范围，这一范围必须保持细致性与明确性，在工作职能调整以及业务发展期间，可以保持持续性发展。在制定具体的范围时，需要充分考虑档案的储存完整性以及资料的全面性，确保内部控制体系的建设综合水平。同时还需要做好文件档案的环节性管理工作，不仅需要及时落实档案工作机制，还需要及时制定归档计划，基于归档工作的突出问题，在年末做好重点排查工作，及时落实集中化与全面性的归档管理，保障归档工作的细致与全面性。对于事业单位而言，需要将文件档案资料的交接当作是第一任务，以规范化措施作为基础，保障资料信息的清晰性。另外，还需要持续强化人员方面的培训教育工作，借助现场指导、视频教育以及手册宣传等多种途径实现对人员的专业性技术水平的培养，重修提升档案管理工作的针对性水平，提高档案管理工作人员的自觉意识。

（四）拓宽事业单位对档案的利用途径

在大数据环境下，事业单位对档案的利用途径不应局限在单位内部，还应拓宽成社会共享资源。在新形势下，事业单位应积极拓宽自己的档案利用途径，全面提高资料信息的价值。首先，档案管理人员应全面掌握不同档案资料类型，深入挖掘档案资料在不同方面的作用和价值，从而为档案资料开发奠定基础。档案管理工作人员应积极挖掘不同档案之间的联系，积极整合相关的数据信息，进一步方便社会大众、事业单位内部应用档案。其次，事业单位档案管理部门还需要加强与社会其他档案管理机构之间的联系，将数据共享做大、做强，共同推动档案管理信息的开放和共享，更好地服务于人民大众需求。档案管理人员应充分认识到档案信息资源共享的重要性，在加强事业单位档案信息库建设的同时，还需要加强对共享平台的维护与管理，充分做好资源共享工作，例如，为社会提供查找服务、咨询服务等，在提升事业单位社会形象的同时，充分发挥档案管理的社会价值。

四、结束语

信息技术被运用在不同领域中，给各行各业带来了很大的改变，推动了行业改革。事业单位管理工作非常重要，关系到很多国家重要档案，能有效推动社会的发展，因此要在事业单位管理工作中加强信息技术的应用，实现经济效益和社会效益相结合，同时推动国家信息技术的进步，实现二者合作共赢。

参考文献：

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[2]黄凯.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J].电子技术与软件工程，2018，136（14）：223-224.