综合智能档案库房建设与管理措施分析

马斐

摘要：近年来，认真落实国网、省、市公司档案工作要求，按照“统一领导、顶层设计、市县同步、分级管理、一体化推进”的原则，以档案库房智能化改造为前提，加快推进档案资源、设施、信息化、服务利用和集体企业等“五个一体化”建设，确保档案完整率、归档及时率、分类与保管期限准确率、与《移交清册》对应准确率达到100%，为企业发展提供了有力支撑。

关键词：电力企业;智能档案库房;建设;管理

1综合智能档案库房建设与管理的背景

1.1突出表现在以下几个方面

在档案工作的思想认识上，全员档案意识和“依法治档”理念不强。有的部门、岗位误认为档案工作只是档案部门和档案员的事，导致应归档文件不全、不准、不系统。有的部门单位对档案工作重视不够，未纳入部门责任考核与工作流程，存在管理盲区。在档案队伍建设上，档案工作人员的业务素质和操作技能普遍不高，档案管理人员偏少，年龄较大，难以适应档案信息化、智能化管理的要求。从企业发展来看，档案工作贯穿公司各项工作全过程。目前公司和电网发展都处在加速突破、全面跨越的關键时期。随着“三集五大”体系全面建成，公司管理体制机制和业务流程都发生了深刻的变化，亟需加快档案管理体系适应性调整，确保流程顺畅、运作高效。从电网发展来看，新变电站的投运，分布式光伏、智能变电站等新技术、新设备广泛应用，供电系统档案资料将保持超过20%的年均增长率，对工程档案的收集整理提出了更高要求。

1.2档案硬件设施不完备

随着近几年，公司加大配农网投资力度，科技档案存案数量急剧增加，现有档案库房面积已不能满足要求。同时，库房内灭火装置、空调、除湿机等设备，运行年限久，按照《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案管理办法》，不能满足档案安全保护的“十防”（即防火、防高温、防潮、防盗、防霉、防光、防尘、防虫、防小动物、防有害气体等）的要求，原有档案库房设施设备已无法满足现代档案管理的需求，迫切需要对其进行智能化改造。

2 综合智能档案库房的建设与管理的方法

以“强基固本、深化提升” 为导向，通过“三个方面”，实施档案库房智能化改造，通过档案库房改造，建成面积达标、设施完善、功能齐全、保障安全、服务便捷的档案保管中心;通过“三全管控”，形成全员的档案资源管理体系;按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则，严格落实各部门主体责任，全面实行“部门立卷”制度;实行 “四个同步”，提升工程项目档案管理水平，通过实行前期策划、前端介入、过程控制、同步归档、实时监督、分阶段移交归档原则，实行项目档案与项目建设同计划、同布置、同检查、同考核，从而建立一套适合本公司业务特点、体现本公司规范、科学管理水平工程档案管理体系。通过“四个推进”，开展档案数字化及数据迁移，构建档案大数据体系，实现档案信息集中应用、分级管理、统一监控、远程部署，全面提升档案应用水平;引入“两项考核”机制，通过细化管理措施，加强监督管理，强化评价考核，强化档案资料的闭环管理，对部门立卷进行持续改进，着力促进部门立卷工作更顺畅、更高效，为公司改革发展提供更强有力的服务保障。

2.1形成全员的档案资源管理体系

坚持以“收集齐全、整理规范、安全保管、有效利用”为目标，以“三全管控”（网络全覆盖、责任全落实、源头全把关）为路径，建立了一套适合本公司业务特点、体现本公司规范、科学管理水平的工程档案管理体系。公司成立档案工作领导小组，成立了以总经理为组长，各部室负责人和专兼职档案员为成员的档案管理领导小组和工作小组，搭建起了主要领导负总责，分管领导亲自抓，档案人员具体管的档案管理工作格局。13个部门均成立了档案工作小组，部门负责人任组长，各岗位人员为成员、兼职档案员为联络员。逐步构建了三级档案管理网络，使档案工作覆盖公司各部门、各岗位、各层级。

2.2突出信息一体化建设

公司对文书档案、工程档案、照片档案、实物档案、音像档案、合同档案分批次进行了数字化，数字化量116113页、迁移旧系统数据40G。对于工程档案公司首先按照工程档案管理标准，摸底缺项，按照缺项明细逐项征收。其次录入工程档案文件级目录，同时校验档案的准确性并对受损档案进行修补。采用扫描仪、数码相机等设备将原文件信息数字化，实现目录与电子原文的指向显示档案原件。档案管理系统数据库的建成为智能档案库房的管理奠定了坚实基础。

2.3全面提升档案应用水平

按照省、市公司统一部署要求，启动库藏档案的数字化加工工作，开展数字化档案调查摸底，制定转换计划，由公司统一组织、集中加工、系统挂接，编制计划，集中办公，分批稳步推进，全面启用网上查借阅档案系统，提高电子档案查借阅利用率。建立了档案安全应急管理制度，将其纳入了重大灾害等应急预，细化安全责任，定期组织演练，确保档案受到危害时得到优先抢救和妥善处置。建立了档案信息系统安全保密防护体系，对系统安全进行分级保护，确保重要档案绝对安全。突出加强传统载体档案数字化转换的过程管控，仔细甄别需加工文件，签订保密协议。建立档案信息公开发布保密审查制度。对计算机网络实行内外网物理隔离，对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体重点管控，严防信息丢失、泄密。

结语

实施综合智能档案库房的建设与管理，引进和利用先进技术，有利于示范引领档案可持续发展，对于更好地为供电事业与社会发展服务具有巨大的现实意义和深远的历史意义，带动提升了档案工作管理水平。公司先后征集各类史料40余件，并在档案展厅进行展出，这些珍贵的档案史料充分展示了供电企业从有电到期间发生的重大历史事件、重要历史节点，展现了供电企业供电50年波澜壮阔的伟大历程。

参考文献

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