思维导图，让秘书工作更高效

杨 菲

（云南师范大学商学院 云南·昆明 650106）

1 问题的提出

1.1 现代秘书工作特点和要求

有人说秘书人员“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，既当“助手”又当“谏官”，是领导身边的辅助人员也是上传下达、左右沟通的枢纽桥梁，可见秘书人员的重要作用和工作任务的繁杂琐碎。习近平总书记在与地县办公室干部谈心时也谈到办公室工作有四个特点：“一是‘重’，地位重要；二是‘苦’，非常辛苦；三是‘杂’，事务繁杂；四是‘难’，难度很大。”他还谈到“三个希望”：希望办公室工作人员要有高度的责任感，要高效率开展工作，要实行高水平的服务。办公室工作是秘书人员最主要的工作，现代秘书人员队伍已不再是过去“低学历、低技能、半路出家、手工操作”的状态，换之以专业化、高素养、现代信息技术能力强的高要求。现代秘书工作还呈现出智能化、主动服务、现代技能型服务、法律素质要求高等新特点。在纷繁复杂、量大面广、要求高、压力大的现代秘书工作中要做到高度责任感、高效率工作、高水平服务，秘书人员就应当不断加强学习，加强运用现代信息技术手段和科学有效的工作方法在工作中达到事半功倍的效果，思维导图的运用，能够促进秘书工作人员在工作中思路清晰、计划周详、减省时间，不断提升工作效率、减少工作压力和保障工作顺利开展。

1.2 思维导图及绘制方法

思维导图，英文名为The mind map，又叫“心智导图”，在20世纪60年代由英国心理学家、教育学家东尼·博赞提出，它是一种表现人们发散性思维的有效图形工具，是一种新的思维模式，也是一种图文并茂、逻辑性强的记忆方法。思维导图运用图文并重的技巧、问题表达层级分明，各级主题关键词和图像、颜色建立起记忆链接，充分发挥人体大脑的机能，利用记忆、阅读、思维规律，协助人们发挥潜能，在工作和学习中收获良好效果。思维导图运用起来简单高效，起初运用于教育活动中，后在企业管理、项目计划、商业活动等领域也被广泛使用。圆圈图、树状图、气泡图、双重气泡图、流程图、多重流程图、括号图和桥型图是思维导图常见的八种形式，根据不同的思维形式和表达目的来选择使用思维导图类型，例如描述事物性质和特征可以选用气泡图，体现先后顺序使用流程图等。这八种图形是思维导图最基础的形式，但每种图都可以有无限的延伸，甚至不同形式的图形可以根据需要联合使用变得非常复杂，对于分析问题、理清思路和发散思维有着积极的作用。

思维导图的绘制方法主要有手绘和利用电子办公设备软件绘制两种。

手绘思维导图简单方便，首先准备好大小合适的纸张或者笔记本，以及需要用到的铅笔、钢笔和彩笔，根据问题表达和需要选择合适的类型，就可以开始绘制图形。手绘图表绘制过程中如果思路不是特别清晰可以先使用铅笔绘制，便于修改和调整，大致思路明确后用钢笔和彩笔。制图的过程其实就是整理思路和发散思维的过程，绘制完之后查缺补漏，最终完成之后对于工作目标、实施步骤、时间安排等都会有更清晰的认知，对工作环节之间的关联和衔接了解得更深入，许多工作环节和计划实施进度一目了然。这有利于秘书工作人员对日常工作的整体掌握、对工作进程和实施方案及时落实和调整，以便减省时间，让工作有条不紊地开展。

电子办公设备软件绘制思维导图，主要是在办公计算机、平板电脑、手机等设备上使用思维导图软件绘制图形，相比于手绘图形，电子设备绘图更美观和结构化，也易于绘制、保存、传输和使用，无论是在日程安排、计划落实、文案制作、PPT报告还是日常头脑风暴、工作细节记录，电子设备绘图都能显示强大的功能，促进秘书工作的高效开展、周到服务。目前市面上思维导图软件丰富多样，秘书工作常用的office办公软件中有插入思维导图功能，此外目前市面上较好用的绘制软件有：GitMind、zhimap、MindMasteri、MindMap、Xmind、MindNode、MindLine、MindjetMaps、3A思维导图。这些软件大部分可以免费应用，主导功能不同、特点不一可以满足秘书工作的多种需求。例如，GitMind是一款电脑上好用的免费在线思维导图软件，简单易上手、支持自由设计主题样式和风格，可以导出PDF、TXT以及图片多种格式，支持将文件适时同步至手机端，并且有大量现成的思维导图模板可直接使用。MindMap是思维导图创始人东尼·博赞开发的思维导图APP，线条自由、具有手绘功能、色彩好、头脑风暴功能十分出彩并能提供认证和培训等外在服务。在用软件绘制思维导图的过程中，也有很多技巧，比如使用Xmind软件绘图，新手入门时可以这样操作：先确定分枝数量、全选分支和批量改格式、主分支线形（海岸线）、分支线形填充色与主题匹配、相邻级别格式不同、巧用图标并突出重点。

2 思维导图在秘书工作中的意义

2.1 思维导图的运用使秘书人员理清思路，合理安排工作

对于细致、繁杂且要求高的秘书工作事务，在千头万绪中理清思路、提前计划显得非常重要，笔者近十年的秘书工作实践总结：秘书工作必须有提前的、清晰的计划，做事说话也必须保持思路清晰、有条理，否则无法高效提前做好常规工作更无法处理突发事件。首先，在工作开始前利用思维导图，提前对秘书工作进行清点复盘，利用思维导图把工作任务分类、开展步骤及各项要求、完成时间节点等绘制出来，也可以根据目标进程分解目标，从而使工作任务直观化、细致化，通过图形标出不同任务的重难点，严格掌控好工作进程，提前做好应对突发事件和解决难题的准备，做到胸有成竹、有条不紊。其次，工作开展过程中，思维导图对工作能发挥指导和监督作用，同时对照实际情况可以对思维导图不断完善和调整，不仅对工作的进展了然于胸，对于遇到的新问题、新想法也能够及时补充记录以指导之后的工作，长期下来，秘书人员的工作思路将会越来越清晰，完整的工作流程逐渐形成，工作效率将得到提高，工作压力也会减轻。

2.2 思维导图能帮助秘书人员提高逻辑思维能力

秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力，然而无论是写作能力、口头表达能力、认知能力和概括分析能力等，都需要具备正确、合理思考的能力，即逻辑思维能力，它是指人们对事物进行观察与比较、分析与综合、抽象与概括、判断与推理的能力，体现在能够采用科学的逻辑方法、准确而有条理地表达自己思维过程。思维导图的运用可以促进秘书人员的思维能力提升：首先，思维导图的绘制过程本身就是对逻辑思维能力的锻炼，在绘制过程中对于工作任务、时间安排、相关的人与物、各工作要素之间的联系、工作环节之间的关联，秘书人员都要进行全面的观察、分析、考虑和判断，以便做出全面、周到、合理的计划，整个思路历程已趋向于问题解决的过程。其次，思维导图方便记忆和阅读、逻辑性强，对于秘书人员的文档工作、口头表达、知识体系的构建都能发挥积极作用，特别是在文案策划、文书写作、演讲汇报等活动中，思维导图的运用可以使其逻辑变得更清晰、概括性条理性说服性更强，从而使秘书人员最需要具备的写作能力、语言表达能力不断得到提升。再次，思维导图的运用能让秘书人员对工作全局看得更深、更远，对问题的思考范围不断扩大，从而促进思维和眼界的提升、看问题角度的多样化，从而使秘书人员更加能从大局出发考虑问题和解决问题，更好地发挥出领导参谋助手的职能。

2.3 思维导图能帮助秘书人员提升组织能力

组织能力是秘书需要具备的重要职业能力，游刃有余的协调、点面兼顾的计划、运筹帷幄的调度、高效可靠的管理都是组织能力的良好体现。第一，对人员、对部门间、对工作内容之间的整体协调中利用思维导图能帮助秘书快速理清关系、了解情况，快速处理矛盾、调动积极因素形成和谐局面。第二，在计划方面，紧扣目标，用思维导图做好计划，正确处理时间、进程和质量的关系。例如运用思维导图来进行时间管理，根据工作总体安排和轻重缓急进行有序排列，让工作进程和紧急程度清呈现，让秘书对任务难度、解决方案制定时间、任务完成节点都全面掌握，从而实现秘书自身工作的弹性分工和灵活调度、为领导班子服务的周密安排、对常规工作和突击性工作的合理部署、把握秘书工作有张有弛的节奏。第三，用思维导图对各种资源进行调度和记录，清晰明了，让秘书手中有限的推动力和引导力得到积极发挥。第四，与计划配套的管理过程中，思维导图可以发挥指导与监督、总结的作用，让秘书通晓办事渠道和流程，不断增加阅历和经验，也学会用系统的观点看事情，统筹安排工作，最终保障秘书工作高效有序进行。

3 思维导图在秘书工作中的运用实例

“办事”、“办会”、“办文”是秘书工作最重要的三大职责，也是秘书工作的核心，虽然不同行业、不同企业、不同岗位的秘书工作内容会有不同的特点，工作方法会有所不同，但综观秘书的工作实践，不难找出其中的规律和各岗位适用的基本方法，思维导图在秘书“三办”工作中的运用，正是遵循秘书工作规律性的体现。

3.1 运用思维导图“办事”，高效有序

秘书的日常事务工作主要有办公环境管理、日程安排、接打电话和处理邮件、印信与保密工作、接待等，事务繁杂、范围广泛，若安排不当就会陷入忙乱之中，进而影响自己和领导的工作质量与效率。秘书利用思维导图来总结和提前计划将各项常规工作绘制成图表，列明各项任务、开始时间、截止时间、重难点工作解决的时间、涉及人物等，在一总的图表上做好年度、季度、月度总计划，再根据具体工作做出周密计划，以保证对日常事务工作的全局把握、掌握事物发生的规律性，能够提前筹备和想好解决措施。在这些工作中，拿日程安排这项条理性最强的工作来说，可以运用思维导图结合事情轻重缓急分类制图，合理安排时间，制定优先的工作次序，把最好的精力时段用来处理最紧急最重要的事情，最后处理不紧急也不重要的事情，将会让秘书的工作思路越来越清晰、目标越来越明确、工作也越来越有效率。如图1。

图1：x月x日（周二）秘书工作安排

3.2 运用思维导图“办会”，善始善终

会议组织与服务是秘书工作的重要内容，包含的要素多且复杂，涉及方方面面的工作内容和人物关系要处理，秘书人员既要纵览全局、抓住主要会场，又要全程细致周到服务、做到善始善终。针对会议组织与服务的全过程，秘书人员可以用思维导图绘制一张总图，再根据发生阶段分为筹备、进行、结束三个阶段绘制细致的工作图。会务工作事无巨细，会务思维导图的绘制，对于秘书会务工作的进程安排、工作分工与协作、细节落实都大有帮助，全面细致的筹备保障会议的良好开端、有条不紊的会中落实促进会议顺利进行、及时到位的会后总结将积累更多经验大大提升服务质量，整个流程的合理计划与衔接也会减少突发事件的发生和提升应对突发事件的能力速度。如例，图2是会前筹备工作的思维导图示例。

图2：XXX会议筹备工作图

3.3 运用思维导图“办文”，清晰明了

文以辅政，办文是秘书实际业务能力的重要体现，无论是公文写作还是文案策划、档案管理工作，将思维导图运用其中，能帮助秘书人员理清思路、加深逻辑、弄清事物联系、统筹全局，写出的文书条理清晰、重点突出、简洁凝练，做出的文案美观实用、逻辑关系清楚。以文案策划为例，针对一个商务活动策划，秘书可以使用思维导图理清思路、列出要素、安排人员、计划时间，总体方案框架树立之后再进行更细致的总结和写作，整个思维导图就是写作的大纲，同时在方案汇报中、实施过程中让领导和实施者方便阅读和理解，节省沟通时间，提升整体工作效率。如图3。

图3：XX学校年会活动策划图

现代社会发展对秘书职业提出了更高的要求，秘书工作也日趋信息化、智能化，秘书工作人员必须具备良好的知识与能力，必须加强工作新方法、新技能的学习，才能高效完成秘书复杂多样的工作。思维导图是一种新的思维工具、思维方法，也是一种思维变革。秘书人员在学习和工作中使用思维导图，灵活运用到办事、办会、办文等工作中，能够让秘书人员快速理清思路、提高工作梳理效果、严格掌控工作布局和进程，高效高质的完成秘书工作。