浅谈如何做好文书档案管理工作

梁 敬

肇庆市残疾人康复中心 广东 肇庆526000

前言

文书档案为我国各项事业发展发挥了查考备用的重要作用,做好文书档案的管理,我们务必要增强档案意识,加强领导重视,科学管理文书档案,加强制度建设,规范档案管理,加强档案工作者的在职教育,提高文书档案管理水平,加强对文书档案的收集力度,这样才能更好地为实际工作提供指导和信息服务。

随着各项事业的加快发展,大量相关的政策性、实质性的文件也随之增加,做好文书档案管理工作非常必要和重要。

档案是由文件转化而来的。档案是单位各项工作的真实记录,是各项事业发展的重要依据,档案既能指导实际工作又能查考备用。如何做好文书档案管理是各单位和档案工作者的责任,本文结合实际工作,试就如何做好文书档案管理工作谈点粗浅的认识。

一、增强档案意识,领导重视是做好文书档案工作的前提

增强档案意识,领导重视文书档案工作,必须要从上而下都应引起足够的重视,这需要单位加强宣传,强化文书档案对实际工作有重要指导作用的观念。

档案工作者在这个过程必须要发挥主观能动性,注重提高档案工作的管理水平,忠于职守,让领导满意,争取领导的重视,更好地为日常工作提供文书档案利用服务。

档案工作者应坚持向领导宣传文书档案工作。首先,要勤向领导汇报文件情况,使领导受触动和受启发;第二,要努力做好档案服务工作,及时为领导提供上级主管部门、市委、市政府、档案部门等部门下发的相关业务范围的文件材料,为领导提供文书档案信息服务,使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性,认识到文书档案最终便于业务科室顺利开展日常业务工作,其实,文书档案对开展业务工作提供查考备用的重要依据的。只要领导重视文书档案管理工作,意识到档案的价值性和重要性,档案的保管和使用过程所需的硬软件就有了保障。

二、科学管理文书档案是加强文书档案管理的关键

随着各项事业的加快发展,文书档案管理面临着许多亟待解决的问题,如文件和档案数量越来越多,给保管和提供利用带来不少困难。管理方法的落后会直接影响了档案质量,因此,我们只有通过电子计算机技术,科学管理文书档案,才能有效地加以解决整理和查阅使用档案过程的困难。

(一)掌握科学管理方法,提高档案工作者的综合素质。通过电子计算机技术,科学管理文书档案,使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接,系统地完成文件的起草、成文、印发、登记、传阅、统计、归档、检索等管理工作,这种科学化管理技术,迫切要求文书档案管理工作者灵活掌握和运用。所以,文书档案管理人员要结合本岗位工作,边学边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息技术的学习,努力使自己成为综合型文书档案管理人才。

(二)运用科学管理方法整理档案。纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大。而利用计算机档案管理软件来整理文件,则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,虽然都按照统一的标准,但因每个人的理解不同,对同一份文件的分类不尽相同,就不可避免地产生分类不准确的,影响案卷的质量,给今后的使用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》,不需要拟定案卷标题,以件为单位,即单件归档方法,每份文件的标题就是每份档案文件的标题,不仅省时省力,而且利用计算机档案管理软件的相关工具,按保管期限和分类方案要求系统化地整理、分类文件,最终形成文书档案,同时使用档案管理软件科学整理档案目录,最终达到检索使用过程更方便、更快捷的效果。其实,计算机档案管理软件也开发了日常收发文件的登记、借查阅功能,这既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又可发挥计算机科学管理优势,提高了文书档案管理工作的效率。

此外,计算机OA办公系统也实现了各类机关和企事业单位科学使用文件的途径,在计算机OA办公系统流转的文件称为电子文件,电子文件是文件的一种类型,电子文件在OA办公系统内进行流转,按照我国国家标准《电子文件归档与管理规范》的整理要求,最后归档形成档案,其实,电子文件是指在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件,这类电子文件,我们也是利用电子计算机的技术进行科学管理,最终成为电子档案的。

三、加强制度建设,规范档案管理

机关、企事业单位都应制定出台本单位的《档案管理制度》、《档案借阅制度》等一系列的实施制度,档案管理严格按照制度执行,依法规范管理文书档案,这样才能实现档案的完整性、保密性和有效性。

四、提高档案工作者对文书档案工作的认识,加强档案工作者的在职教育,才能提高文书档案管理水平

由于文件及档案种类和载体的多样化,管理方法要不断更新,因此,对文书档案工作者在业务知识、科学技术知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。这必须提高档案工作者对文书档案工作的认识,加强档案工作者的在职教育培训,尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉文书档案专业知识的综合型人才。

(一)提高档案工作者对文书档案工作的认识,增强管理意识。首先,在机关和企事业单位,都应建立一个档案工作的领导小组,加强档案工作的领导、指导、检查和考核,不断提高文书档案管理工作水平。第二,文书档案管理工作人员只有具备扎实的专业知识,优化知识结构、提高综合素质,才能做好文书档案管理工作,这要求档案工作者熟悉《档案法》、《档案人员职业道德》和国家有关文档工作的规定,在实际工作中,文书档案管理人员必须要充分认识到搞好文书档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务,并且把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围。

(二)建立长效的培训机制和激励机制,提高档案工作者的积极性。这需要建立健全在职教育的长效管理制度,如省档案局及地市档案局举办的档案专业培训班,单位应鼓励从事档案管理工作的人员积极参加,要求他们不断更新档案工作知识,鼓励支持档案管理工作人员晋升档案专业职称,形成有效的激励机制来促进档案工作的发展。

五、加强文书档案收集的力度,这是完整保存文书档案价值的关键

各单位按照所制定的《文书档案整理的分类方案》和新定的保管期限要求进行文书档案的分类整理,这正是档案工作者发挥业务水平的关键时刻,要明确收集的范围,比如说单位最主要收集的是开展工作所依据的政策、制度、实施办法、财政资金、人事工资、党务等方面的指导性和贯彻执行性的文件,还有重要会议所形成的会议纪要、会议记录、讲 话、批示等文件材料,以及向市委、市政府或市财政局所提出的请示事项的批复等具有执行依据和备查考价值的文件,都属于日常文书档案收集的重要范围。

六、档案工作者要注重在日常实践工作中善于发现问题、解决问题和总结方法,发挥档案工作者的桥梁作用,这是做好文书档案的有力保障措施

比如说,档案工作者要注重检查档案工作中存在的问题和解决遇到的困难,善于主动向地方档案主管部门反映情况,草拟应对问题的建议方案,让地方档案主管部门更好指导、深刻掌握并了解行业文书档案的发展动态及存在的问题和困难,最后共同寻找出科学、精准的解决办法,运用实际工作中,这样有利于行业文书档案稳定持续高效发展,更好发展行业事业,服务群众,造福社会。

七、结语

做好文书档案管理工作,务必加强领导重视,加强制度建设,加强对文书档案的收集力度,科学运用电子计算机技术,提高档案管理人员的业务素质和综合素质,使文书档案更好地为各项事业服务,这样有利于国家各项事业的持续发展。