浅谈综合档案室档案信息管理系统建设

周林雅

摘 要：档案管理是综合档案管理机制的重要组成部分，其内容主要包括档案信息的收集、整理、存储和部署，大致可分为实体管理和信息资源管理两个方面。档案管理的实施效果，对综合档案室各项业务的运行和单位的发展，尤其是当前信息时代背景下综合档案室档案信息资源的有效开发和利用，具有重要影响，可进一步促进综合档案室发展目标的实现，帮助综合档案室壮大自身发展实力。在综合档案室档案管理工作中融入网络信息化技术，可拓宽综合档案室管理与发展思路，使综合档案室各项工作更加标准化和规范化。

关键词：综合档案室;档案管理;信息管理系统;建设

引言

综合档案室是单位档案集中统一管理和保存的内部机构，是单位档案管理网络的中心。随着信息技术的推广，传统档案管理模式效率低下的弊端逐渐暴露出来。综合档案室借助信息工具档案信息管理系统，实现了档案的有效保存和高效利用，成为提高档案现代化水平的必然选择。并且，随着数字化办公、无纸化办公的推进，原生电子文件数量逐年递增的趋势十分明显，也迫切需要建设借助档案信息管理系统这一平台来满足这类文件的移交接收、长期保存、共享利用的需求。

1 综合档案室档案信息管理系统建设的意义

对于综合档案室的日常运行而言，档案不仅是需要妥善保管并具有一定价值的文件，也是记录各单位运行过程和活动的重要媒介。因此，档案是每个单位的重要财富。具体来说，档案管理就是对档案资源和档案中包含的相应信息的管理。档案管理的效率将直接影响档案综合管理的整体水平。在新形势下，外部环境所凸显的信息化特征越来越突出。如果继续用传统的模式来进行综合档案室的档案管理，将受到强烈的冲击。目前，先进的互联网技术不断推动综合档案管理向信息化方向发展，电子档案得到了广泛应用。因此，建立相应的信息化档案管理平台能够有效避免传统纸质档案管理模式过程中发生的各种问题，方便相关工作人员对档案开展相应的工作，摆脱了时间以及空间对档案管理工作所造成的限制，从整体上提升了综合档案室档案管理工作效率。另外，开展具有科学性以及规范性的档案管理工作还能够有效减少相关工作人员的工作量，使档案管理工作的实际价值得到有效发挥。

2 综合档案室档案信息管理系统建设策略

2.1 加速档案数据库建设

首先，要创新自己的档案管理理念，采用先进的网络信息管理理念，落实相关工作，确保档案管理质量，减少人力物力投入，提升综合档案室的利益空间。在此基础上，综合档案室要加强档案信息数据库建设，深入挖掘综合档案室运行中产生的信息资源，进行编译研究，将现有纸质资源转化为数字信息资源，并录入档案数据库，应用专用软件，加强数字信息的规范化管理，确保信息的完整性、完整性和准确性。在数据库建设中，需结合综合档案室机制运行特点及发展需求，建立符合自身发展实际的数据库，为档案信息的利用提供良好条件。

2.2 创新档案管理制度

综合档案室建设的全过程与档案管理密切相关。只有优化和完善档案管理体系，才能真正达到提高综合档案室档案管理效率的目的。一是综合档案室需要结合实际情况制定相应的档案分类标准，为后续相关档案信息的检索和整理提供便利;制定科学合理的档案管理制度并实施，规范综合档案室档案管理人员的行为，实现综合档案室档案管理效率的全面提高。其次，推进综合档案室信息化变革，借助先进的网络技术建立档案信息一体化管理中心，并不断优化完善档案管理机制，最终实现档案管理信息化的目标，在为相关使用者带来方便的同时，还能在更大程度上提高对信息获取的效率，推動综合档案室的良性发展。

2.3 做好人员培训工作

档案管理的信息化运作、建设和档案管理的实践都需要高素质的人才融入其中。基于此，在综合档案馆档案管理信息化的实施中，培养优秀管理人才的重点是使人才以自身的专业管理能力和专业档案管理素养与多个部门合作，共同管理和利用本单位的档案信息资源，以促进团队的全面发展。一方面，加强档案人员的培训，构建符合档案管理信息化模式的培训体系，促进档案管理人员的参与，提高档案管理人员的信息素养和业务能力;另一方面，加强管理者之间的交流，通过开展多元化活动促进部门之间的交流，明确部门的工作需求，为多个部门提供有针对性的档案信息，促进平台应用的发展，档案管理的维护和管理以档案管理人员的综合能力为基础，有效管理档案信息，提高档案管理信息化的运行效果。另外，管理团队在实际运行的过程中，如发现问题及时采取针对性较强的措施解决问题，将问题造成的负面影响控制在一定范围内，使得档案的安全性及完整性得到保证，从而促使事业单位逐渐走上一条稳定发展的道路，最终在我国社会经济发展进程向前推进的过程中，做出一定贡献。

2.4 确保档案信息安全

信息安全是档案工作的生命线。为了保证档案信息管理系统中档案信息的长期安全，综合档案室除了依托部分基础设施的安全防护功能外，还可以在建设系统中采取以下易于操作的防护措施：一是在初期建设中选择安全的网络环境。一般来说，系统仅限于单位局域网，即内网接入，不完全开放接入互联网，通过物理隔离避免开放网络对系统中信息的影响。二是明确系统内每个角色的权限，完成用户身份认证和授权管理，通过访问限制严格控制档案信息的范围，防止档案信息不必要的扩散。三是针对涉密、敏感信息，综合档案室可通过在涉密计算机或者未接入互联网的工作机（仅涉及敏感信息时）中建设单机系统来实现档案安全存储和管理，做到“上网不涉密、涉密不上网”，杜绝系统使用中的档案信息泄密安全隐患。四是做好档案数据的安全备份，充分利用档案管理系统备份与恢复功能的策略配置进行短期备份。同时定期利用脱机存储载体进行数据备份，保障数据丢失损坏后也可及时恢复，降低存储风险。

结束语

总之，综合档案室档案管理网络信息化建设是一项复杂的系统工程。综合档案室要及时创新管理理念，充分结合自身发展实际，明确自身战略发展目标，构建档案管理信息化体系，结合档案管理中存在的具体问题制定针对性技术策略，有效弥补传统管理模式的漏洞，切实提高档案管理质量与效率，保证档案信息资源得以有效利用，为综合档案室的良性发展起到助推性作用。

参考文献：

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