新形势下档案管理工作的优化策略研究

秦茜

摘  要：有效的档案管理工作能够提高事业单位管理的效率，促进事业单位的进一步发展，档案管理工作作为事业单位的重要管理事项起着至关重要的影响与作用。本文将结合档案管理工作的现存问题，提出新形势下档案管理工作的优化策略，并积极阐述优化档案管理工作的重要性。

关键词：新形势;档案管理;管理优化

事业单位的发展影响着社会的经济建设与科技发展，在现代化的社会发展背景下，事业单位迎来了新的发展机遇，同时，也面临着更多的挑战。档案管理工作作为事业单位发展的重点内容，需要打造高质量人才队伍，实现档案管理的优化。

1 优化档案管理的重要性

档案管理工作对于事业单位的发展有着至关重要的作用。在现代化社会发展下，事业单位需要不断提高自身的竞争优势，使自身的发展适应时代的潮流。为此，事业单位的管理人员需要重视档案管理工作，不断优化档案管理，提高档案管理的效率。加大档案管理工作的投入力度，将信息化技术运用到档案管理工作中。这样不仅可以提高档案管理人员的信息技术水平，还能实现信息化管理。另一方面，优化档案管理能够提高事业单位的经济水平，增加事业单位的经济收益。当事业单位的管理水平逐渐提高，各个部门都能够明确自身的职责与使命，减少工作重复，降低人力与物力的经济支出，这在一定程度上可以提高事业单位的经济水平，增加事业单位的经济收益。

2 档案管理工作的现存问题

2.1 档案管理制度不完善

管理制度是事业单位进行管理的根本依据，管理人员需要根据管理制度来加强事业单位的管理，有效的管理制度能够提高管理效率，实现管理的有序性，促进事业单位的进一步发展。档案管理工作是管理工作的重要组成部分，事业单位在发展过程中，会产生一些数据，同时，也需要利用一些数据。档案管理工作能够实现数据的收集与整理，事业单位管理者需要结合档案管理的相关数据来提高决策的科学性与综合性，减少事业单位的发展风险，提高事业单位的竞争优势。

如果事业单位没有建立健全的管理制度，那么档案管理人员就无法根据相关的制度来开展管理工作，档案管理工作就会变得杂乱无序。即使需要使用一些数据或者是材料，档案管理人员也不能及时的调取出来。与此同时，监督与奖惩是管理制度中的核心，监督制度需要与奖惩制度相整合起来，共同发挥出作用，激发档案管理人员的工作积极性，提高工作效率。目前，一些事业单位管理者不够重视档案管理工作，没有完善管理制度、监督制度的人员过少、监督设备不够充足、奖惩制度设立不规范，这些都是事业单位档案管理制度不够完善的表现。

2.2对档案管理工作缺乏重视

有效的档案管理能够提高档案管理效率，提高事业单位的经济效益，促进事业单位的工作发展。随着经济的快速发展与科学技术水平的不断提高，对事业单位的工作方式以及工作效率提出了更高的要求，事业单位面临的挑战与困难越来越多。但一些事业单位管理者将发展的重心放在了提高经济效益、加强人员管理上，对于档案管理工作的重视程度不够，认为档案管理工作不能对事业单位的发展起到积极的作用。这是由于事业单位档案管理者对档案管理的认识不足导致的，档案管理工作能够实现数据的收集与整理，各个部门的数据资料都需要通过档案的形式保存下来，以免造成数据的缺失，影响事业单位的发展[1]。

某些档案管理人員认为只要档案不出现丢失就足够了，不需要加强档案管理，也不需要加大档案管理的投入力度。有效的档案管理工作能够提高事业单位的发展速度，保证事业单位的正常经营。如果事业单位的管理人员不重视档案管理工作，档案人员对档案管理工作的重视程度也会大大减少，这种由上至下的影响，对事业单位管理工作来说，无疑是增加了管理的难度，在一定程度上会增加管理的成本，不利于实现事业单位的快速发展，影响事业单位的经济效益。

2.3 档案管理设备不够完善

信息技术设备对于事业单位的发展起到至关重要的作用，是事业单位发展过程中必不可少的设备资源。档案管理工作是事业单位管理工作的一部分，事业单位要想实现信息化管理，实现管理高效，需要将档案管理工作与信息技术设备整合起来，实现全方面的信息化管理。

档案设备是进行档案管理工作中的重要设施，设备的质量与性能影响着档案管理工作的效率。但目前，一些事业单位的档案管理人员仍使用传统的管理设备来进行管理，档案管理室的信息技术设备不多，造成档案的管理效率不高，不能适应事业单位的发展。传统的档案管理需要将档案放在纸质文件中，再将纸质文件密封起来，这样就实现了档案管理。但这样的管理方式具有很大的弊端，一旦档案文件出现丢失，那么相应的档案信息也会缺失，信息的缺失会给事业单位管理工作带来困难，不利于实现事业单位的快速发展。因此，事业单位管理者需要加大信息技术设备的使用力度，让档案管理人员将档案信息录入信息技术设备中，实现信息的备份，防止信息的缺失[2]。

2.4 档案管理人员综合素质不高

档案管理人员是档案管理工作的重要执行者与参与者，其综合素质的高低影响着档案管理工作的质量与效率。事业单位管理人员需要重视档案管理人员的发展，提高档案管理人员的综合素质，使档案管理人员的整体管理水平与管理能力能够满足事业单位的发展需求，适应事业单位的发展。档案管理人员需要了解档案管理工作对于事业单位发展的重要性，加强档案管理，积极审查档案信息，并将档案信息及时的传入电脑中，以免造成档案的缺失。另一方面，档案管理人员还需要具备责任心，保持良好的工作态度，当档案管理工作出现失误时，及时上报给上级领导，以免造成更大的经济损失。

目前，事业单位的档案管理人员的综合素质不高，管理能力不足，不了解档案管理工作的相关要求，对于档案管理工作不够重视，认为档案管理不能对事业单位的发展起到积极的作用。一些档案管理人员认为只需要将档案信息录入到电脑中，或是将档案信息放入到文件当中就行，不需要对档案文件进行管理与分类。当需要档案信息时，对档案进行调取，无需对档案管理工作付出太多精力[3]。

2.5没有定期筛查档案

事业单位每天都会产生一些信息，档案管理人员需要及时将信息录入到电脑中或是放在文件中，为事业单位管理人员提供信息支撑，提高决策的科学性。当事业单位产生大量的信息时，档案管理工作人员需要通过自身的专业知识对有效的档案内容进行筛选。如果是用纸质文件来管理档案的，及时清楚掉无用的档案信息，那么档案管理室就会增大存储空间，减少存储的压力，实现管理的高效。但目前，一些事业单位的档案管理人员档案筛查意识不强，只将档案收集好就完事了，没有对档案进行分析，将所有档案放在一起。这样在提取档案信息时，难免会由于看错信息或是其他原因，选择出无用的档案文件，来增加事业单位管理的风险，不利于单位的管理[4]。

3 新形势下档案管理工作的优化策略

3.1完善档案管理制度

档案管理的高效，需要保证档案管理工作的有序，档案管理人员需要依据相关的管理制度来强化管理。管理制度是实现管理高效的前提保障，事业单位管理人员需要完善档案管理制度，加强档案管理工作的重视程度。完善管理制度，需要从完善监督制度与完善奖惩制度两方面入手。完善监督制度与奖惩制度，能够提高档案管理人员的积极性，提高档案管理人员的工作效率，改善档案管理工作中的不良风气。完善监督制度，需要建立监督小组，建立一定的监督标准，同时，还需要设立监督小组长、配备监督设备。

监督小组成员实行轮班制，监督小组需要根据监督标准来展开监督，将信息记录在记录表中。而监督小组需要通过监督设备来核实监督表，防止监督人员出现渎职行为。监督需要记录良好行为表现与不良行为表现，然后完成审核的记录表上交到上级领导人手中，让上级领导对不同的行为情况进行处理。事业单位管理者需要设立奖惩标准，当接收到监督表之后，需要依据奖惩标准来对相关人员进行嘉奖与惩处，来提高档案管理的工作效率、保障档案管理的质量、提高档案管理人员的工作积极性。

3.2重视档案管理工作

档案管理工作对于事业单位的发展有着重要的作用，能够提高事业单位的经济水平，增加事业单位的经济收益。但目前，一些事业单位管理人员没有认识到档案管理工作对于事业单位发展的重要性，将所有的重心放在提高事业单位经济效益上，认为档案管理工作不能对事业单位的经济发展起到促进作用，不重视档案管理工作。档案管理在一定程度上是信息的管理，事业单位的发展需要运用到大量的数据信息，来提高事业单位决策的科学性与综合性[5]。

同时，在事业单位的发展过程中，同样也会产生大量的数据信息，不对信息加以管理，无疑会造成信息的缺失，影响事业单位的正常运行，不利于实现事业单位的快速发展。因此，事业单位管理人员需要认识到档案管理工作对于事业单位发展的重要性，明确档案管理的内容与重点，加强档案管理工作的精细化、创新化建设。一方面，事业单位管理人员需要积极制定档案管理制度，来提高档案管理的效率，实现整体管理工作的有序性。另一方面，需要加大档案管理的投入力度，实现管理的信息化，让事业单位更加适应时代的发展需要，顺应时代的发展潮流。

3.3加大档案管理投入力度

档案管理工作是事业单位管理工作的一部分，要想实现管理的科学化与信息化，需要加大档案管理工作的投入力度。让档案管理工作能够得到资金与设备的支持，来提高档案管理效率，促进事业单位的进一步发展。传统档案管理工作的管理工具是纸质文件，纸质文件能够将信息收集与整理起来。但随着信息技术的发展，信息技术设备的应用范围广泛，事业单位也需要加强信息技术设备的运用。在信息化的社会发展中，加强信息技术设备的应用逐渐成为事业单位的发展趋势。再加上事业单位的发展速度逐渐加快，每天都会产生大量的信息，传统的纸质文件不能够适应事业单位的发展速率，大量的纸质文化不仅减少了存储空间，同时还增加了事业单位的成本支出，不利于实现事业单位的快速發展。

因此，事业单位管理者需要加大信息技术设备的使用力度，用资金来作为提高档案管理工作的重要保障。一方面，需要增加信息技术设备，来提高档案管理的工作效率，让档案管理人员能够将信息录入到信息技术设备中，防止档案出现缺失。同时，还能提高档案管理人员的信息技术水平，实现信息化管理。另一方面，加大资金的投入力度。无论是建立健全档案管理制度还是增加信息技术设备，都需要运用到大量的资金，所以，资金对于提高档案管理效率来说有着至关重要的作用。

3.4 打造高质量档案管理队伍

档案管理人员综合素质的高低影响着档案管理的质量与效率，事业单位管理人员需要重视档案管理人员的发展，提高档案管理人员的综合素质，打造高质量的档案管理队伍。由于档案管理人员的管理水平与管理能力不同，要想提高档案管理人员的综合素质，需要开展培训工作。事业单位的管理人员需要招聘专业的档案人员来开展培训工作，让专业的档案人员来分享档案管理工作的经验与知识，丰富档案管理人员的知识，扩宽档案管理人员的眼界。只有档案管理人员的管理水平达到事业单位的发展需求之后，才能为其分配档案管理工作。同时，为了打造高质量的档案管理队伍，需要加大专业人才的引进力度。

3.5定期筛查档案

定期筛查档案，一方面，可以减少档案管理的工作失误。当信息增多时，一些档案管理者会由于工作疏忽，选择出无用的信息来开展工作，这样会降低工作效率，影响事业单位的发展进程，不利于实现事业单位的快速发展。清除掉无用信息，那么档案管理人员就能够减少相应的工作量。另一方面，可以扩大信息的存储空间。因此，定期筛查档案是提高档案管理效率，保障档案管理质量的重要举措。档案管理人员需要认识到定期筛查档案对事业单位发展的重要性，提高定期筛查档案工作的认识，加大档案筛查的力度。同时，事业单位管理人员也需要加大宣传力度，将档案筛查足够纳入到档案管理工作中，明确档案筛查的要求。

4 结论

事业单位管理者需要认识到档案管理工作的重要性，提高对档案管理工作的认识，实现档案管理工作的优化。积极提出整改措施，加强档案管理，实现管理的优化，用优厚的待遇来吸引专业人才加入到档案管理队伍中，扩大档案管理队伍，为事业单位的发展提供技术人才，促进事业单位的快速发展。

参考文献

[1]孙瑛.新形势下档案管理工作的思考和策略[J].中国产经，2021（22）：66-68.

[2]邱浩.新形势下高校继续教育教学档案管理优化策略研究[J].创新创业理论研究与实践，2021，4（20）：154-156.

[3]姜燕.新形势下优化高校基建工程档案管理工作的策略[J].住宅与房地产，2021（04）：189-190.

[4]尚文锦.当前新形势下人事档案管理工作的优化讨论[J].办公室业务，2020（20）：164+177.

[5]郑玉岩.新形势下事业单位档案管理工作的优化策略[J].黑龙江档案，2020（04）：107.