会计电算化条件下会计档案的管理工作

赵海云

摘 要：会计电算化背景下会计档案种类增加，逐渐过渡为电子档案。电子档案具有灵活性与过度依赖性，使得电子档案长期保存时存在一些问题。有鉴于此，文中探讨会计电算化条件下开展会计档案管理工作的措施，提高会计档案管理质量。

关键词：会计电算化;会计档案;优化措施

随着会计电算化普及，做好会计电子档案管理越来越重要。高校定期分析财务数据，实现高校的健康发展。但高校日常管理时会涉及到大量数据，这些数据保存难度较大，会计电子档案则改变这一情况。因此，需要做好会计电算化条件下会计档案的管理工作。

一、结合高校实际情况，搭建会计档案管理系统

由于档案管理工作本身的复杂性，不仅要高标准，严要求，还要对管理系统进行完善。在进行档案管理人员选择时，为保证档案安全，必须对其能力、原则性进行考察和筛选，为避免管理过程中出现意外，导致档案丢失、遗漏等情况发生，为高校发展造成损失，在系统中一定要体现规范化、智能化以及兼容性等特征。实际上，随着高校发展，在档案管理工作中，无论是业务操作、组织流程、还是风险管控等，都必须依靠一套完整的管理体系做支撑，针对岗位职责、档案归档、查询以及备份等各环节内容进行管理和规范[1]。

对此，可以学习和借鉴一些同行或者专业公司的管理方法，在结合高校实际，进行适当的调整和优化。对高校内部会计管理制度进行系统性梳理，对缺漏之处进行完善。对工作人员详细介绍每个环节、步骤的操作方法，明确各员工岗位职责，在完善管理系统的基础上促进各项政策规定的落实，要求员工必须按照操作规范和流程开展档案管理工作。

为应对系统突然崩溃、操作失误等情况，可以对文件进行备份。现阶段，无纸化办公并不能完全实现，所以纸质和电子文件共存是必然，为方便保存，两者在都必须进行备份处理。

二、依据档案管理需求，进一步完善专业技术体系

会计电子档案在存储时都会采用专用系统，安全可靠，但这类系统运行时对设备性能要求较高，普通设备根本无法满足。因此，高校在针对会计档案进行管理时，必须拿出一定经费用于专用设备的采购和管理，而且随着高校的发展，档案数量不断增加，对于设备硬件的要求也会不断提高。所以，高校必须定期安排人员对档案管理系统的硬件设备进行更新和升级，确保系统稳定运行的同时，保证会计档案管理工作能够一直稳定、安全、持续的开展[2]。

高校可以根据自身实际发展状况，对未来几年内可能产生的档案数量进行提前预判，以此为基础，对设备性能进行规划，以免因为设备原因导致档案存储不及时，造成档案遗失等问题的发生，为高校发展造成影响。另外，随着科学技术的发展，计算机技术的换代更新速度越来越快，系统升级换代的间隔时间越来越短，但是在升级更新过程中，一定要保证档案安全，避免丢失，在完善系统的基础上，确保系统的智能化以兼容性，保证电算化会计档案系统能够适应不断更新的系统和制度。此外，高校需要根据实际情况，制定科学合理的专业技术体系，切实提高会计档案管理质量。

三、做好网络安全管理，提高会计电子档案管理质量

软硬件作为计算机网络技术各项功能实现的基础，对网络安全管理工作水平的提升具有不可忽视的影响。对于普通用户而言，由于计算机软硬件所造成的信息安全问题是无法有效规避和预防的，尤其是在用户下载计算机软件的过程中，除了软硬件自身的故障会给用户信息的泄露埋下隐患，部分软件也会自主地对用户的信息进行收集和盗取。为了能够有效地提升网络安全管理工作的水平，用户应当顺应时代发展的潮流，主动学习有关于计算机网络的知识，使计算机网络信息安全素养得到提升[3]。做好网络信息事故预防工作，防患于未然，真正有效地筑牢网络安全管理工作的基础。

黑客入侵计算机网络系统，需要获取与用户预定条件相匹配的信息，所以部分黑客往往会选择更为暴力的手段或者其他的信息路径收集用户的个人信息。为避免用户个人信息的泄露，用户在操作计算机时，应当提前做好预防措施，降低被黑客获取个人信息的可能。为此，计算机用户在日常操作计算机时，应当不定期更改密码，不断完善防火墙技术，使用多种不同的隔离手段，有效把控网络对计算机的使用途径和具体操作手段，降低黑客入侵的可能性。另外，还要定期对搜索记录和登陆历史等进行清除，尽可能地消除自己在网络环境中留下的操作痕迹，从而进一步减少个人信息被盗取的可能[4]。此外，在数据安全技术不断发展的今天，数据签名信息认证技术也开始出现在人们的工作和生活中。数字签名认证技术可以明确用户身份信息，避免出现信息泄露或被盗取的情况，提高计算机网络运行的安全性。

结束语

总之，会计电子档案已成为会计档案管理的必然发展趋势，随着时代发展，对会计档案管理工作提出更高要求。因此，高校开展会计电子档案管理时，需要搭建会计电子档案管理系统，制定完善的技术管理体系，做好日常網络安全管理工作，进一步提高会计电子档案管理质量。

参考文献

[1]宋媛媛.会计电算化条件下事业单位会计档案管理探析[J].办公室业务，2019（08）：174.

[2]王颖.会计电算化条件下的会计档案管理工作浅析[J].现代经济信息，2018（18）：268.

[3]叶枫.会计电算化条件下的会计档案管理实施策略浅述[J].东方企业文化，2017（S1）：187.

[4]吴峰.会计电算化条件下的会计档案管理实施策略浅述[J].时代金融，2015（15）：131.