电子信息技术在档案管理中的应用

王霞

摘 要：由于电子档案操作方便、节省空间、共享等特点，在各行各业中的应用越来越广泛。随着信息技术和计算机技术的广泛应用，档案管理信息化的要求也在不断提高。当进行文件管理时，合理地利用计算机技术，可以大大提高文件管理的整体水平，促进文件管理工作的进一步发展。本文就档案信息化建设与管理的现状进行探讨，旨在提高档案信息化建设与管理水平，分析计算机技术在档案管理中的重要作用，并对目前档案管理所面临的问题进行研究，阐述新形势下档案管理中应用计算机技术的意义。

关键词：电子信息技术;档案管理;应用

电子档案信息的正常运行具有十分重要的指导意义，档案是企业、事业单位的宝贵财富，是记录社会生活的重要工具。随着社会的进步和科学技术的迅速发展，电子档案信息对于企业单位的正常运行具有十分重要的指导意义，计算机技术的广泛应用，尤其是档案管理技术的应用，对企业档案管理的发展起到了一定的推动作用。但由于各种影响因素的存在，文件管理工作中也出现了一些问题，如信息安全、文件保存。通过对计算机技术的深入研究，合理地将其应用于文档管理，可以更好地解决文档管理中存在的问题。

1.电子技术简介

电子技术是一种科学技术，出现于19世纪末20世纪初。采用电子元器件设计各种电路，满足实际应用的需要。现代电子技术已渗透到人类生活的各个方面，电子技术将在物联网和智能家居的发展中发挥重要作用，其发展趋势和特点可概括为：高度复杂化、小型化、绿色化、集成化、精确度高、多功能、智能化。它涉及到许多领域，如信息，电子，材料，能源和管理。电子技术的应用，大大提高了档案管理的效率和质量，为档案信息化建设节省了大量的时间和人力成本。

2.电子技术在档案信息化建设与管理中的应用

构建更为科学高效的电子档案资源管理体系。建立高效、完整的电子档案资源管理系统，对档案信息化建设与管理，促进企业单位发展起到统筹规划与控制的作用。所以，建立科学的档案信息化建设与管理体系具有重要意义

2.1建立电子文件管理制度

尽管在档案管理工作的各个方面都有明确的管理制度，但随着档案信息化建设的不断深入，电子技术在档案管理工作中的应用也越来越广泛，档案内容有较大变化。传统的文件管理系统已经很难满足当前文件管理的实际需求，必须改革档案管理制度，建立适合电子档案管理系统。拿传统的文档管理工作来说，档案资料储存系统需要从档案管理人员转移，采取室内高温、防水、防潮等措施，在使用了电子技术之后，纸质文件逐渐被电子文件所取代，从文件管理系统中删除管理系统，增加计算机管理、文件管理系统操作规范等相关内容。

2.2加大电子技术研发投入

电子化是档案信息化建设和管理的重要支撑，电子技术的发展还存在很多不够成熟的地方，电子技术在档案管理中的应用也存在诸多弊端。尽管电子档案是在储存期间保存的，它可以受到有效保护，但由于档案信息依赖于网络，在传递过程中，尤其是一些高度保密的档案材料，存在着信息泄露的风险，尤其是某些高度机密的文件，一旦被其他人获取，其后果往往更为严重。在档案信息化建设与管理中，必须充分重视相关电子技术的科研工作，提高科研投入水平，使电子技术不断进步地保护档案信息，为档案信息化提供更多的信息。完善技术支持。档案信息化建设与管理离不开电子技术，需投入一定的资金、技术和人才，进行电子技术的研究与应用。为此，各企业单位领导要高度重视，加大投入支持力度。推动档案管理信息化随着宽带中国战略的推进，中国档案企业出现了“宽带”概念。以信息化为背景，利用互联网为建立综合性档案信息管理平台，依托社会公共服务，实现电子档案管理资源的全覆盖。对某些高端的档案，还可以建立“联机档案”。发展电子档案管理试验区和示范基地以信息化为背景，实现档案集中管理。开展电子档案管理示范和档案投资开发利用试验，开展大规模、系统化档案管理信息化试点。不断拓展和优化原有档案资料，发挥试点示范的示范和引领作用，实现档案资料的开放共享实际上，在信息化的背景下，档案工作始终处于“流动”状态，即档案可以共享，档案本身也可以扩充和发展。档案开放共享对于进一步发挥信息化优势，实现电子档案资源的优化配置具有重要意义。公开分享当然也要注意适度，有些重要的文件资料仍须保密。

2.3推动档案资料分享

档案管理的核心目标并不是保存和整理档案信息，而是为充分利用档案信息提供支撑。以传统档案管理模式，传统档案均为纸质档案，纸质档案空间大，不可重复复制，难以实现广泛的档案信息共享，大大限制了档案信息利用的效率。在电子档案出现之后，实现档案信息的高效利用，档案资料的查询和获取，可在用户有权进入档案信息系统的任何地方进行，档案信息化建设与管理就是要充分利用电子档案这一特点。建立更加开放的档案信息平台，在不影响某些档案保密的前提下，实现各种档案信息和资料的共享，使档案信息得到更广泛的应用。

2.4对网络资源进行多次开发利用

档案信息采集范围不断扩大，实现了网络资源的数字化，利用电子技术实现了网络资源的数字化。但近年来，电子档案的管理尚未实现规范化，所以，各行业普遍没有一个统一、权威的档案。同时，信息平台和各种电子档案资源也被存储在多个不同的平台上，这给用户查找和使用档案资源带来了极大的困难。为此，档案信息化建设与管理仍需重视网络资源的开发与利用，利用先进的电子信息技术将多种档案资源整合到因特网上，实现电子档案的一体化管理，以促进电子档案的应用。

总而言之，在档案信息化已成定局的今天，在档案管理工作中运用電子技术，不仅是档案企业发展的需要，而且也是档案信息化建设和管理的关键。它非常有意义。为使其作用得到加强，还需要在电子档案管理系统和电子技术的研究与开发中采取适当的策略。

3结束语

从上述分析可以看出，我国传统的档案信息化建设与管理工作，在管理观念、管理流程、管理模式、管理人员等方面都存在着明显的缺陷。为加快档案信息化建设与管理的步伐，必须从全局出发，加强管理，增加投入，注重档案的保密性和保密性。

参考文献：

[1]齐璐阳.电子技术在档案信息化建设中的应用[J].现代营销，2019，000（008）：P.173-173.

[2]何文清.电子信息技术在档案管理中的有效应用[J].数字化用户，2019，000（011）：64.