基于财务云共享中心的代理记账模式创新研究

郭武燕（副教授） 黄美玲

（台州科技职业学院 浙江台州 318020 台州市融智共享有限公司 浙江台州 318020）

“大众创业，万众创新”的提出，使我国的中小微企业得到了快速发展，但中小微企业因经营规模小等因素的限制，一般没有设立独立的财务部门，或者有些企业即使设立了财务部门但也存在资金管理混乱、会计核算不准确、财务行为违规等问题，这客观上促进了我国代理记账行业的发展。据统计，目前全国从事代理记账的机构近五万家，加上从事代理记账服务的个人，代理记账行业从业人员超过百万人。但是，随着众多代理记账机构的发展，也暴露出了该行业很多的问题，再加上“互联网+”和各类新兴信息技术的发展，亟需代理记账模式的创新与发展。在此背景下，基于共享思维的财务云共享中心代理记账模式应运而生。财务云共享中心代理记账模式针对传统代理记账模式存在的不足，通过记账模式的创新，不仅为代理记账理论的发展提供了创新思路，而且也为代理记账业务的实践开展提供了参考，为代理记账行业的有序发展提供了新的思路。

一、代理记账行业的现状

（一）会计代理机构规模小，业务较为简单。目前的代理业务仅局限于会计记账、纳税申报等；且记账的业务单一、每月发生业务数少，尤其在对小规模纳税人建立账册没有要求的情况下，发生的业务存在可记可不记的现象。

（二）代理记账行业进入门槛低，企业水平参差不齐，市场混乱。2019年3月14日，财政部对《代理记账管理办法》《会计基础工作规范》等进行了修改。修改后的《办法》对从业人员不再设置硬性门槛条件，导致会计代理机构在对会计人员资格认定时标准不一，会计代理记账人员素质不均，无法保证工作的合规性和准确性。另外代理记账行业人员流动性大，更换频繁，难以保证客户企业的商业机密信息。

（三）代理记账机构与客户之间职责不清。代理记账机构认为只需完成会计核算和纳税申报等业务处理，客户需专设出纳岗位，负责货币资金的日常收支、保管等工作，比如业务发生时填写单据并完成审核、然后完成收付款环节，月初要将上月的业务单据快递给代理记账机构等。但大多数客户则认为全部财务和税务事项应该由代理记账机构来做。认知的差异导致客户提供的业务单据很难保证质量，甚至有时因为不规范错过时间，难以及时补救，影响财税申报工作，甚至增加客户的税收负担，影响客户信息的真实性和完整性。

二、基于财务云共享中心的代理记账模式

“互联网+”在各个领域的快速发展，大数据、云技术的运用愈加广泛，信息技术的发展给会计代理行业带来了更多可能性。代理记账机构可以通过新型代理记账模式来增加自身的附加值，各家代理机构通过采用不同的经营模式以符合自身的特点，基于财务云共享中心的代理记账模式开始得到认可并迅速发展。如财务云共享中心可通过使用财务机器人，进行自动化的发票校验、标准凭证的录入、存货跌价准备的计提等，这在一定程度上节约了大量人力和时间，并且提高了入账的效率及准确性。

（一）财务云共享中心工作的特点。财务云共享中心在智能技术的帮助下，提高了会计信息的准确性，缓解了财务人员的压力。具体有以下特点：

1.标准化的工作流程和业务流程。财务云共享中心依托“互联网+大数据+人工智能”平台，众多小微企业作为云点集合，通过财务共享形成财务云，实现会计基本职能的同时发挥了行政管理、供销存管理等服务职能，实现服务资源共享。但小微企业比较分散，基础财务数据的采集较为困难，必须通过统一的标准制定，统一规范操作流程、业务流程，统一政策、统一口径，方能保证各小微企业数据来源的有效性和真实性，确保信息技术与业务管理的有效融合。

2.专业化的岗位分工。代理记账机构一般规模较小，内部组织机构设置和岗位功能较为简单。而财务云共享中心的服务对象众多，其组织架构和岗位的业务功能齐全，专业化分工清晰，能以较低的成本、较小的风险、高满意度的财务服务，满足广大小微企业的业务需求。并且共享中心内外职责明确，互相协同，弥补了各小微企业本身的资源和人力限制。本文案例企业的部门、岗位设置具体如图1所示。

图1 共享中心部门及岗位设置实例

共享中心专门设置信息化与标准化中心，利用大数据等新技术分析客户的经营需求及外围竞争对手、监管部门的变化并做出及时调整，达到智能化、精准服务客户，实现企业需求和财务云功能的完美契合。

（二）财务云共享中心的业务流程规范管理。会计代理行业在发展的同时，也给行业管理和治理提出了更多难题，对新型的财务云共享中心的管理也提出了更高的要求。

1.加强财务云共享中心的运营管理，规范内部组织的业务流程。财务云共享中心（代理记账）针对自身业务范围需建立标准化的服务流程，比如从票据到账簿、到报表、到税务申报的标准化流程。制定的标准要达到专业、清晰、明了。本文以某共享中心基地为例，该共享中心以“智慧、共享、大数据”为主题，在流程化、信息化、标准化、自动化方面开始探索实践基于“互联网+云技术”的创新型财税服务模式创新。服务的企业客户超过40 000家。为更好地服务客户，规范行业运营流程和创新管理模式，制定了财税代账行业核算标准化体系，具体包括：（1）财务资料票据整理标准，制定单据分类整理标准（销售收入类票据、成本类票据、收付款类票据、费用类票据等）、贴票及编号原则以及注意事项等。（2）会计凭证录入标准，明确收入类、成本类、收付款类、费用确认与计提、成本结转、本年利润结转以及出口退税企业的会计处理票据等的录入标准。（3）票据及财务审核标准，详细规定审核票据标准、审核账务工作标准和审核记账凭证工作标准。（4）凭证装订标准流程。（5）纳税申报标准流程等。

2.提高共享中心工作效率，建立与外部（客户）的工作全流程。本文以某共享中心的全工作流程为例说明，比如规定在与外部客户首次对接时，要准备建档信息表、获取建账资料、接受共享中心人员培训；在日常账税对接时，要根据上月已确认的来料加工计划表，按节点收集企业账务票据、税务信息整理并系统签发，跟进有税款、报税异常的企业，及时与客户沟通并反馈给共享中心；签收环节，要注意收到共享中心寄回凭证、账册清点无误后及时系统确收。

3.维护好与客户的良好关系，建立有效的信息系统。财务云共享中心的建设是依托于智能化、信息化的手段而建立，在完成制定标准化工作流程的基础上，采用云技术等新技术从事量大、重复计算、规律性强的工作，相关人员也能转型升级至更高难度的财务管理决策等服务中，确保财务云共享中心运作的高效，帮助提升客户经营水平。

（三）基于财务云共享中心的代理记账服务模式实践。

本文以某财务云共享中心的财务核算环节流程为例，介绍其工作和服务模式。根据财务云共享中心与小微企业（客户）的委托约定，小微企业（客户）经事前管理审批，将业务信息传递到共享平台，纸质单据形成影像（或在线获取电子票据）上传，共享中心（代理记账）业务人员确认后，通过共享平台管理分派任务，相关财务人员接收任务单后对其业务的合规性、准确性、合理性等进行审核，审核无误后的凭证会再次复核、审批；对于涉及收付款业务的，相关岗位人员会完成收付款，然后系统自动生成记账凭证进入到核算系统中过账，根据需要系统最后据此生成报表，从而完成一个会计循环，进入新的会计期间。详见图2。

图2 某财务云共享中心财务核算流程

实务中，分人工扫描识别和机器人智能识别两种，本文以财务机器人的OCR（Optical Character Recognition，光学字符识别）智能识别的流程为例。共享中心有大量的业务和大量的票据，需要高效高质量地进行账务处理。通过财务机器人，实现智能识别、智能记账和智能审核。智能识别的事先工作是要完成影像管理，获取业务发生时的证明单据，通过扫描纸质或在线获取电子票据，进入票据存储库。接着利用OCR扫描技术提取关键字段，识别业务信息，若有OCR识别出错误的票据信息的，则需进行人工纠正，如核对会计主体名称是否正确、往来单位名称是否与期初一致、税率是否出现错误、货物或应税劳务或服务名称是否出现错误等，纠正后再次递交处理。后续的记账、审核工作交由财务机器人处理完成。

三、基于财务云共享中心的代理记账模式创新

基于财务云共享中心的代理记账模式将“互联网+”“大数据”“云技术”融入财税代理业务，为广大小微企业提供了高效率的互联网服务和高质量的新式财税服务，实现了小微企业在互联网环境下的实时管理、实时监督，保证了决策的及时有效。

（一）技术手段信息化、网络化。财务云共享中心通过将整个业务服务过程中的所有信息，包括工商信息、客户信息、个人信息以及金融信息等经网络技术联系在一起，把会计管理中的具体数据进行线上收集、整理和核算处理，所有的相关业务都会通过互联网串联起来，实现大数据化，高效而准确。

（二）工作流程、业务流程标准化。对财务云共享中心财税业务处理流程中的每个步骤进行标准化、统一化设计，以达到方便数据处理的目的，并通过共享中心日常工作流程、业务流程、内部控制流程等进行管理。在设计各流程标准化时，吸纳专业人士完成财务云共享中心系列工作的标准化制定，比如顶层设计环节，需要充分调研、聘请资深业务人员，充分考虑具体共享中心的业务个性。在整体设计完成后，各项具体实务、各部门内部管理等需要进一步的完善，在后续的实施中应建立相应的制度、流程来固化标准化的结果。

（三）实现共享中心工作与客户对接的实时性。互联网背景下许多业务能够进行无缝衔接，从而保证业务处理过程的流畅性，避免大型复杂事务处理的人为差错。比如在线学习相关财税最新政策，通过搜集学习资料形成知识库、案例库，并不断的更新，防范由外部环境变更带来的风险。再比如各种业务单据能实时记录和核算处理，避免了业务处理过程的延时问题，加大了会计管理的信息利用效率。

（四）实现专业培训制度化，定期开展学习培训，提高财务人员专业素养，保持财税代理工作的专业化。财务云共享中心的财务人员运用自身的专业知识和实践经验为客户提供服务，掌握互联网新技术条件下的多种云计算软件，满足客户的高端服务要求。目前，尽管共享中心通过使用财务机器人承担了大量的核算、重复性计算等工作，但业务发生后的单据的收取、报税前的准备工作、常规性的业务财务咨询等工作，还需要专人负责。比如对客户的会计、出纳等岗位的人员就财税政策、业务处理等进行定期的培训，邀请客户的财务人员参与最新政策的学习解读，及时沟通解决客户的困惑；共享中心可以专设培训师岗位，作为客户的顾问，以提高客户提供原始单据的完整、规范性，从而大大减轻共享中心人工环节的工作量，也便于充分了解业务的真实内容，及时地完成后期财税业务处理，提高工作的效率和质量。

（五）实现财务云共享中心与相关研发机构的深度合作，不断提高信息化管理水平。代理记账公司使用财务机器人逐渐替代人工的部分核算业务是发展的趋势；财务云共享中心之所以快速发展成为新型的记账公司，正是利用了互联网平台，完善记账功能，搭建连接相互各方业务的一站式财税代理服务，从客户、到代理记账机构、再到税务机关等政府监管部门，一站式财税代理服务实现了信息在代理记账机构与客户之间的共享，并可及时更新完善代理记账机构与客户共生、共赢的体系。为了保证业务流程和共享中心服务的贴近，共享中心在研发机构的产品设计开发的初期就应介入合作，充分考虑财税业务的常规性、特殊性和复杂性，不断引进新技术应用于财税管理，从而在提高财务云共享中心工作效率的同时，保证其服务水平。