新冠肺炎情况下基于企业微信的高校信息化服务平台设计与实现——以吉林化工学院为例

李双远，赵 亮，曹盛誉

(1.吉林化工学院 信息中心，吉林 吉林 132022；2.吉林化工学院 材料科学与工程学院，吉林 吉林 132022)

2020年初新冠肺炎疫情突然来袭，给全国的各行业带来了严重的冲击，同时对全国高校的教学工作带来了非常严重的影响，学生无法正常返校，教学工作无法正常开展，各项考试和毕业生答辩无法正常进行.疫情就是命令，防控就是责任，根据《教育部应对新型冠状病毒感染肺炎疫情工作领导小组办公室关于在疫情防控期间做好普通高等学校在线教学组织与管理工作的指导意见》、《教育部应对新型冠状病毒感染肺炎疫情工作领导小组办公室关于疫情防控期间以信息化支持教育教学工作的通知》等文件要求[1]，吉林化工学院信息中心积极响应，迅速开展应对措施，以企业微信为服务平台，开发自建应用，设计实现进校审批、每日健康上报、就餐预约、入楼扫码登记等有利于疫情防控的多项举措，同时将日常的办公流程迁移到云端.随着现代信息技术的提升，全面推动无纸化办公，将学校的日常工作如新教师入职办理、物品申领、学生请假、补重修考试报名、通知宣传等工作迁移到企业微信中，从而简化了工作流程，提升了学校日常工作的效率，本文将以吉林化工学院为例，介绍其在疫情期间基于企业微信信息化服务平台设计与实现过程，希望对相关行业的探索有指导作用.

1 疫情期间全力提升信息化服务的宽度

受新冠肺炎疫情的影响，师生无法正常返校开展教学工作，对于高校信息化服务部门而言，时间紧迫、任务艰巨，需要高效率地实现当下在线教学与办公的需求[2]，对此吉林化工学院信息中心积极响应学校要求，结合学校信息化系统实际情况，多次与各教务处、学工部、保卫处等职能部门研讨解决方案，最终采用企业微信作为信息化服务平台，打通各系统间的数据孤岛[3]，将相关的信息化功能集成到企业微信中，全面提升学校的信息化水平，提升信息化服务的宽度，让师生在疫情期间学习和办公更加的轻松便捷与高效.

1.1 提供高速带宽保障VPN服务

疫情期间在家远程办公最重要的就是可以随时高速访问学校的内网资源.对此吉林化工学院信息中心首先对原有带宽进行扩容，总带宽提升至4.1G，并开通教育网IPV6服务.重新部署学校的VPN (虚拟专用网络，Virtual Private Network)，使用隧道加密技术提升安全性和稳定性[4]，根据师生人数为每人开通账号，开放更多的访问权限，保障师生居家可以访问学校的OA系统、教务系统、科研系统、知网等内网资源.

1.2 在线信息化服务平台

2018年，学校为提升办公效率，决定使用主流即时办公通信软件，来满足日常工作需求，经过调研，企业微信是腾讯微信团队专为企业打造的企业通讯与办公工具，与微信一致的沟通体验，使用操作简单易上手，并全面连接微信，集成效率工具，有丰富的OA(办公自动化，Office Automation)应用，开放API (应用程序接口，Application Programming Interface)接口支持自有应用和二次开发.在疫情初期，学校在综合考虑师生的使用习惯、数据的连通性、平台的二次开发和维护成本之后，决定使用企业微信作为信息化服务平台，并主动联系企业微信团队，申请将使用人数从原有的1 000人提升至10万人，便于全体学生导入和日后毕业生、校友联系使用.通过API接口对接学校的信息系统，将主要工作云端化、次要工作标准流程化、琐碎工作简单化，打通数据共享，并且结合学校的实际情况和抗疫工作需求，开发了线上预约取餐、返校预约审批和扫码入楼等功能，为疫情防控工作提供便利.

2 基于企业微信设计高度融合的服务平台

2.1多平台融合，实现信息联动

高校的信息管理系统是不可或缺的重要服务系统，但随着信息化的发展各种信息化服务系统日益增多，例如人事系统、学工系统、教务系统、科研系统、门禁系统、财务系统等.目前，各系统间的数据互通是面临解决的重要问题，经常会发生基础数据信息不能共享同步，需要多次核对等问题.面对多个系统，首先需要解决的就是数据互通的问题[5]，数据互通将直接影响各部门的办公效率，通过对API接口的调用，利用企业微信的唯一UserID进行统一身份认证，对各部门原有的系统认证进行二次开发后，使企业微信直接对接各信息系统，将教职工服务、学生服务、教务管理、通知宣传等工作集中在企业微信上完成，见图1.截止到目前，吉林化工学院师生可以在企业微信中完成通知信息、OA流程、入校审批、预约就餐、工资查询、竞赛报名、证件办理、证明开具、在线办公、在线教学、学籍变动、成绩复核、补考重修申请等20余项服务，这些服务都集成在企业微信信息化服务平台中.

图1 基于企业微信设计高度融合的信息化服务平台

2.2 根据业务需求设计自建应用

企业微信自身所提供的应用功能单一，无法满足学校日常工作需要，且应用市场中的第三方应用与学校日常工作适配度低，因此信息中心在应用企业微信平台之初就创建了审批表单来向各部门征集信息化业务需求.需求方在审批表单中详细填写工作需求、环境需求、已有服务平台厂商、系统版本等信息，信息中心根据上述需求指定技术人员进行开发，以PHP(超文本预处理器，Hypertext Preprocessor)脚本语言和MySQL(关系数据库，Structured Query Language)关系数据库管理系统为环境搭建Web服务器，调用企业微信的API接口来实现各项功能，通过最终的测试后进行发布与应用，见图2.目前通过此项流程完成的自建应用有出入校管理、教职工就餐预约、工资查询等.

图2 自建应用开发设计流程图

(1)出入校审批

在疫情防控之初师生未返校期间，部分教工因科研工作等提出需要返校要求，为严格控制教工入校，便于随时掌握入校教工情况，信息中心创建了“入校审批”功能，教工可通过在企业微信中填写返校时间、目的、上传健康码、车牌号等信息，向直属领导申请返回学校，审批通过后信息将保存备案，并进行每日健康上报，跟踪健康情况.

在疫情防控常态化阶段，师生在出入学校时须通过企业微信扫描二维码，确认信息，填报实时体温后门禁系统方可放行，此时系统登记出入时间、实时体温、入(离)校通道、校外停留时间等信息均记录到数据库中.如有异常信息将通过企业微信反馈给相关部门.同时，学生通过企业微信进行打卡确认位置，有效阻止疫情期间学生夜不归寝、违规外出等情况的发生；通过信息技术手段严守校门关，有效提升校园安全性，避免无关人员进入校园，见图3.

图3 入校审批流程图

(2)健康信息上报

为了及时准确地掌握师生的身体健康状况，信息中心在企业微信中设计了健康上报功能，系统将健康信息统计表以问卷的形式每日定时发布在企业微信会话中，师生须每日按时上报体温情况、身体异常情况、所在地[通过GPS(全球定位系统，Global Positioning System)获取且不可人为修改]等信息，辅导员老师可以在后台汇总并导出，对没有填写健康情况的师生进行一键通知，为学校的日常疫情防控工作提供有力的信息化防控保障.

(3)预约就餐

为减少交叉感染的风险，避免疫情期间学校教工食堂聚集用餐，在企业微信自建应用开发了教职工就餐预约系统，由教职工提前在企业微信中对就餐情况进行上报，用餐时段各部门/科室选派一人到食堂扫码领取，食堂管理端可提前提供菜单和查看用餐人数，按需准备次日菜品，避免浪费.同时解决之前在工作群中进行人工统计、核对用餐人数的问题，极大地提升了工作效率.

(4)体育课选课系统

由体育教学部提出选课需求，信息中心设计了体育课选课系统并应用在企业微信公众号中新的选课系统解决了以往需要人工维护数据库、学生反复登录、数据刷新不及时、选课操作麻烦等问题，学生可以通过企业微信进行统一身份认证，在规定的时间点击选课系统可以直接进入选课界面，解决了以往学生因忘记密码或找不到选课地址而不能抢到心仪课程的问题，同时开发了上课扫码签到、一键创建班级群、成绩管理等功能，解决了因来自不同院、不同班导致老师与学生沟通困难的难题，将全部功能集中在企业微信当中，利用统一身份认证，最大程度上杜绝替课、迟到、早退等课堂违纪情况发生，见图4.

图4 设计自建应用满足学校工作需求

2.3 企业微信公众号部署与新媒体应用

疫情防控期间，学生的思想工作是必不可少的重要部分.传统的微信公众号、抖音、微博等平台的宣传工作，广泛存在学生关注量少、查看不及时且不利于数据统计[6].在已导入全体师生的企业微信中，通过企业微信公众号功能可以有效解决此问题.目前在校生约16 500人、教师1 000余人.企业微信每日平均使用人数约11 500人，图5是使用企业微信情况统计.

图5 企业微信30日内使用人数统计图

2.3.1 企业微信公众号的创建与部署

学校各部门根据业务需求，可通过企业微信审批开通企业微信公众号，审批表中填写公众号名称、上传头像、写明需求、选择管理员，并通过部门领导审批通过后，信息中心收到业务需求，信息中心根据需求通过自建应用功能，为该部门创建企业微信公众号，企业微信公众号的用户界面与微信公众号相似，可以通过自定义菜单、自动回复、自建应用等功能为该部门提供更丰富的服务[7].该公众号所指定的管理员可以通过发送消息等功能向指定成员发送消息，例如：可根据教学院、教师、在读学生等分类发布通知、达到信息传达等目的.在管理后台中管理员可以查看并统计消息的查阅情况，确保师生阅读人数[8].

2.3.2 企业微信公众号的应用案例

在实际应用中，学校各部门创建企业微信公众号34个.创建对象包括学校职能部门和教学院.通过公众号向学生发布重要通知、就业信息、选课服务等，将以往发布在微信公众平台、抖音、微博等新媒体平台的信息转至内部公众号上发布，有效提升和掌握了学生的阅读情况，确保重要信息可以及时通知到位，见图6.

图6 企业微信公众号应用案例

学校纪检监察部门通过企业微信公众号每周向全校师生发布“每周廉语”，通过新媒体图文、语音播放与全校师生分享廉洁自律、道德修养方面的格言警句或历史小故事，更好地将廉政文化建设纳入学校大学文化建设总体部署，教育引导广大师生树立廉洁、诚信、勤俭、奉献的健康思想观念.

便于广大师生掌握学校信息化系统操作功能，信息中心组织创作新媒体短视频--信息化微培训视频，通过企业微信公众号向全校师生发布，内容涉及企业微信使用说明、多媒体教室设备详解、VPN使用流程、常用办公软件使用方法讲解等培训视频，目前已经发布视频十余条，有效提升师生办公能力和效率.

2.4 在线教学与办公

为师生更好的提供在线教学与办公服务，信息中心进行主流在线教学平台的调研和试用工作，相比较企业微信仍有不可替代性的优点：

(1)操作的简单性

由于学校前期准备工作中已经进行全体师生数据导入，相较于其他平台，可以免去下载其他App、记录不同登录账号的烦恼.在企业微信上有一键召开会议或直播功能，在课堂教学时，教师可以根据教学设计安排和使用习惯，选择创建会议或直播，创建时可以直接选择所在的授课班级，如果来自不同班级学生，也可以邀请指定学生，也可以分享链接/二维码给学生，方便高效.

(2)平台的稳定性

相比于其他教学或会议平台，企业微信更加稳定，有电脑端、手机端等多环境应用，同时在切换到其他辅助平台完成签到、抢答、讨论等课堂互动或手机端切换应用查看文件时，不会异常退出或掉线.

(3)人员的确定性

在企业微信中，每个人一经加入身份即唯一确定，而在其他平台中，老师无法实时查看听课人数以及对离线学生的二次邀请，如学生忘记上课时间，需要班级负责人再去转告和邀请，严重耽误课堂时间和老师的正常授课，但是在企业微信中，老师可以一键对未加入课堂的学生再次邀请，或在课后直接发起聊天询问原因.

(4)发起的便捷性

在实际应用中，学校团委曾利用直播功能开展大型网上团课，邀请曾前往武汉雷神山医院的医生在企业微信中直播讲课；学校学工部在疫情期间每周一通过企业微信进行云升旗直播；许多学生社团利用企业微信的便捷性，将社团的日常活动、培训等以直播或视频会议的形式来开展，这也使学生在寒暑假也能丰富课余生活，便捷的创建方式，使越来越多的直播应用在学校多项日常工作当中.

3 结 论

此次疫情给高校教育工作带来前所未有的影响，也是对高校信息化建设的一次重大考验，面对本次疫情初期教师不能返校办公，学生不能返校学习的情况，我校信息中心积极创新，通过对企业微信的二次开发，设计多项信息化服务应用，加快促进学校的信息化建设，全面完善智慧校园所需的各项服务与功能，提升学习与工作效率，简化办事流程，向全校师生普及信息化基础知识和办公技能，主动承担起提升广大师生信息化办公能力的重任，为学生在毕业后走向职场云办公打下基础[9]，使其能够更好地融入信息化办公的环境当中.本文是在新冠肺炎情况下实现基于企业微信的信息化服务平台设计与应用，可以为各大高校提供借鉴意义.在后疫情时代，高校信息化服务部门应该注重创新、优化服务方式、改变服务理念、改善教育教学环境[10]，不断加强完善学校信息化建设，这将会给广大师生提供更优质的服务，为高校的发展与建设提供更强的动力！