高校档案管理信息系统的设计与实现

田绍敏

（德州职业技术学院 山东省德州市 253034）

信息化背景下，推动高校档案管理发展。立足于高校档案管理工作实际情况，结合当前的先进理念，开发档案管理系统。面向高校档案查阅、销毁等全过程，解决档案管理的复杂过程，提升档案收集的效率。基于系统需求，建立关于档案的数据库模型，实现档案信息的有效收录，与高校管理系统对接，提升档案管理效率。

1 研究背景与设计目标

1.1 系统开发背景

数字化校园是当前基于信息化时代背景下，高校开展的管理重要举措。许多高校利用信息化技术与校园网连接，实现多功能项目开发，满足高校的日常管理需求。为学生打造教学、生活、管理于一体的数字化教育环境，形成数字化发展模式。面对高新技术，对于档案管理无疑是新的机遇。高校在档案管理过程中，存在管理不善、存储不便等诸多问题，利用信息化技术推动高校档案管理快速发展，建立专属于高校的数字档案馆。数字档案馆的优势在于打破时间的限制，更好的构建管理模式，利用信息化技术实现多地资源共享，便于为用户提供服务。

1.2 系统目标

针对于高校档案信息数字化建设，需要建立符合档案管理与高校工作有效衔接管理系统，为高校各项决策提供服务平台，建立知识平台。总体来看，需要满足的目标应符合信息数字化。将各类档案信息转换成二进制编码，更便于存储，方便用户随时查询和下载；档案馆收集的文件需要形成大量的数字化文件，面对海量的文件，需要系统有着强大的存储能力；另外数字档案馆，有效解决信息孤岛现象，实现信息之间的高效利用，实现资源共享；档案馆基于网络技术与软件，建立信息系统，便于信息的有效传输；此外，随着信息技术发展，更加倾向于高技术服务，传统手工查找服务将被新的服务模式代替；在查询信息的同时，要加强网络安全，设置防火墙等防御措施，避免信息泄露[1]。

2 需求分析与获取

2.1 总体业务描述

2.1.1 教学档案

学生档案多是在高校档案馆中集中保管，需要高校管理人员与学生协作保证管理质量。通过多种方式通知学生填写基本信息，并对信息进行收集。学生毕业后，将信息转移到其他的数据库中，定期清理整合毕业生、研究生等信息，这就造成信息量过大，需要使用网络实现信息的分散采集操作，确保学生信息收集的完整性。

2.1.2 其他档案

其余档案存在一定相似度，需要高校的各个单位共同管理完成。档案管理人员对负责档案信息收集，完成实体档案归档，生成案卷目录。集体将目录入库，统一进行管理。

2.2 系统解决的问题

针对高校学生档案为例，建立管理子系统，与其他子系统进行有效的区分，根据学生的学籍信息等综合管理。学生借助管理系统将数据输出到系统中，设计上应满足数据一致性，具有强大的数据处理功能。具体以下几个方面思考，首先是档案管理的相关人员，系统如何为这些对象进行有效的服务；基于业务数据的要素不同，需要根据用户需求制定个性化系统；档案数据存储量大，需要保障数据的安全性和可靠性，对于特殊数据有能及时恢复的性能。因此对于档案管理系统的设置，需要实现的目标有功能全面，界面友好，便于用户操作和管理。建立完善的处理系统，提升处理效率；实现资源的共享，提供对外查询服务。建立业务分析模型，抓取有意义的数据，对数据加以分析，及时发现问题。

2.3 系统需求分析

图1：档案管理整体流程

图2：系统分层结构图

软件开发目标是基于客户的实际需求，需要建立模型对用户需求进行描述，根据实际需求，对系统进行设计。系统在设计上的整体流程图如图1 所示，根据示意建立严格的流程控制。

3 系统功能架构与设计

3.1 系统功能架构

在系统架构上，为了便于高校业务开展，设计成功能规范、架构清晰的框架，有效解决管理中存在的难题。整个架构分成平台层、管理仓与业务规则模块三个结构层。具体的设计结构如图2 所示。

系统为用户提供了良好的人机界面，可以进行人机交互，随心所欲的进行软件开发。工作流程可以基于工作活动有效分解成各种任务，并对其进行执行和监控。达到高效作业的目的。规则引擎利用嵌入式应用程序，将业务从代码中分离出来，为其自定义语言模块。接受数据输入，根据业务进行决策；第二层是framework 层，用来接收基本请求，负责调动系统业务；第三层是公共服务层，包含各种管理权限、短信服务、查询服务等，拥有OA 模块，实现信息的高效传播，加快工作的执行力度[2]。

根据这一项原则，对系统架构进行设计，将管理系统分成四个子系统，为了保障子系统作业的高效性，额外设置支撑子系统。其中，系统的具体职责如下。3.1.1 教学综合档案管理系统

该系统的建立，属于高校教学档案中的重点内容。它将直接用以管理教学产生的额档案，面向高校教务处与学院。教学档案管理属于完整的管理流程，包含多种档案记录、转档管理。

3.1.2 学生教育档案管理系统

该系统是教学档案管理系统的一部分，面向高校的各职能部门，完成学生学籍卡、成绩、教案等收集和管理。包括对档案的立卷、审核、销毁等环节。

3.1.3 本科与专科的档案管理系统

本科与专科的档案管理面向高校教务处，为学校的全体在校本科、专科学生，完成关于其学籍卡、成绩等管理功能。

3.2 系统详细设计

3.2.1 学生信息迁移设计

根据高校档案管理中对于学生信息的获取方式，开展迁移设计。学生从入学到毕业，关于学生的信息会一直在系统中保存，并在不同的阶段，产生不同的数据为数据库进行填充。学生会在学习的过程中，系统会将学生的选课记录和成绩等进行记录和存档。

3.2.2 数据代码转换设计

现在的管理系统中，学生信息都保存在数据库中。为了避免过多的数据冗沉，信息在存储过程中，会使用编码的形式进行信息存储，以数据字典的方式存在[3]。在设计系统的时候，应将这一点考虑在内。也就是编码要具有统一性，部分学生的信息是从系统中迁移过去的，需要两边的数据库在数据上保持一致，保障数据的完整性。编码的需求是按照国家标准设定，有些是根据高校自己的特色设计。有些学校是根据专业设计代码，专业目录代码有一定的规律性。设定的数字中，数字用来表示学位和学科编码。为了减少数据的冗沉，需要在系统中设计大量的编码并于高校管理系统保持一致。

数据在迁移过程中，需要使用不同代码进行处理。具体处理设计到代码保存与转换，系统中的档案依然采用国家标准编码的形式，为了保障系统运行，当运行后期代码出现变化，系统可以针对当时的时间对代码版本进行判断，确保系统读取的编码是正确编码。若取读的代码出现变化，对其复制并语义时间戳；对于学院代码的保存和迁移，因为学院要使用自定义编码，减少数据迁移的复杂性。但是由于系统的需求，数据迁移会对编码进行检测，判断与学生的编码是否相同。对于不同的系统添加编码在数据中，默认为新的学院数据，建立与管理系统的对应关系。

4 系统实现与测试

系统实现是根据系统设计的结果，针对系统设计过程中存在的问题，测试系统的实际设计效果。

4.1 学生信息数据迁移实现

学生存档的信息较为复杂，高校系统设计到的信息类型较多，需要使用多个数据库实现数据迁移。执行时需要检查数据字典，根据实际信息，实现有效的数据转库。

4.2 数据的有效性验证

在数据转换过程中，存在非标准化的数据，为了去除此类数据对标准数据的干扰。需要对非标准化数据进行处理，转换数据时，面对大量的数据需要对转化性能进行优化。在进行学生基本信息转库的过程中，为了保证数据准确，需要在收集过程中对数据进行校验。实际操作中，会存在多种数据，除了标准数据，还存在非法和错误数据[4]。其他数据可以根据格式规则判定，但是非法数据，因为其格式规则与标准数据相符，会被误认为合法数据。对此，在接收数据的时候，需要加强校验性能。

对于格式非法数据的处理方式，常见于日期、姓名、档号等，对于此类非法数据，需要对其格式进行处理，使其成为合法数据；对于内容存在非法数据，例如身份证内容与密码内容，框架只针对证件号码进行了有效验算，对于其他的证件难以有效验证。

4.3 系统测试

随着软件规模不断扩大，设计难度也在不断提升，导致开发过程中存在的错误越来越多。在确定档案管理系统设计目标实现的基础上，对系统进行测试，确保系统质量保障后续的使用。

4.3.1 功能测试

针对功能模块进行测试，利用功能编写测试验证了结果的准确性。开发人员按照功能需求进行测试，发现结果不一致则修改程序，实践中完整的测试与编写代码的复杂性相同，完成单元测试，使得许多错误被纠正，可以更高效的进行系统集成工作。

4.3.2 需求测试

针对系统非功能性需求进行测试，检查系统是否符合其需求。对性能、容错等进行检测，经过检测后确保档案管理没有明显异常，满足系统的需求。测试并改进是测试管理中，需要长期进行的工作。基于功能测试，保障系统中各个模块的功能得到保障。经过系统测试后，可以发现存在的缺陷，帮助开发人员加强对业务的理解，修正系统提升工作质量。现阶段的档案管理系统已经在高校中投入使用，确保功能和性能的完备性，在后续使用中完善系统功能，保障档案管理系统的应用。

5 结论

综上所述，本文采用混合架构对系统进行设计，系统采用面向对象的方法建立模型进行分析。利用建模工具和系统开发工具，提升开发效率。系统始终管关于高校档案管理，在对其电子化的过程中，同时对实体档案进行信息化管理，提升管理的完整性，确保管理更加有效率。利用对系统进行设计，完善系统功能。确保档案管理系统与本系统有效整合，提升原有的管理力度，保障档案系统的高校应用。