建筑设计项目全球办公室之间的管理和合作研究

单士景

伍兹贝格建筑设计咨询（上海）有限公司 上海 200001

1 异地合作的变化

在疫情开始之前，国际化办公室之间的项目合作形式丰富多样，常见于异地协作加派遣或者异地汇报的形式，得益于航空业的高度发达，各个办公室之间与业主之间的近距离交流是不受限制的，各地文化和视角的不同给项目带来了很多创意。疫情发生一年多以来，大多数国家和地区采取了限制出入境的措施，各公司也相继制定了非必要不出差的制度，各办公室之间、设计方与业主之间直面的交流变得越来越困难。同时由于全球疫情管控的不一致，各地受到的影响也不尽相同。相比于其他各地，中国大陆对疫情的管控非常奏效，经济迅速恢复，对建筑设计领域的影响也基本控制在了最低水平。放眼全球其他国家，疫情对地产行业和设计行业影响巨大，大多数设计公司都在采取降薪裁员等措施才得以继续生存。鉴于此情况，为了更好地平衡或帮助其他办公室工作，越来越多的项目需要主动考虑全球合作，甚至是必须以全球合作的形式进行推进，这个趋势势必对项目管控带来一定的挑战[1]。

在实际操作过程中，异地办公室的合作有较为明显的两面性：合理评估和控制，这对项目的成败起着非常重要的作用。对于全球性团队的建设，合适的办公室以及团队成员非常重要，按时完成分配的任务、高效的沟通以及阶段性成果的检查会大大降低项目的风险，也是项目成功的关键。

2 团队组建

个人是单体有不同自我意识的个体，是项目管理中最具挑战性的部分。由于国内外文化差异、相关法规以及建设条件的不同，设计师对事物的理解和认识并不完全一致。

鉴于建筑设计项目的特殊性和复杂性，理想的项目成员应有相关项目经验和高度的团队配合意识。以国内商场综合体类型项目的建筑设计规范为例，国内的消防规范对防火分区和防火卷帘的要求，在其他国家是比较少见的，其在某种程度上大大影响了建筑的形态和功能空间。如若有相关经验的设计团队成员，对各种设计条件有所了解，并在有限制的情况下进行思考和创作，创意与限制条件相辅相成、相互成就，最终能创造出满足城市和业主要求的创意产品。

项目团队成员确认后，各项目成员需充分尊重其他项目成员的文化差异，制定相关的团队章程以确保团队的健康运行，并在项目执行前对项目的目标和理解达成共识，齐心协力为目标而努力[2]。

3 精细化任务和进度安排

为了保证项目成员按时完成分配的任务，需要对时间和任务进行清晰的定义。

第一，在时间的定义上，需要考虑异地办公室成员的假期和时差，以保证所有人对项目的工作时间有充分的了解，以避免因工作时间的误解导致任务无法完成，进而影响整个项目的进展。

第三，在项目成员工作时间的基础上编制各个设计阶段的进度表和时间表，尽可能与具体任务挂钩，并将重要的时间节点设置为任务里程碑。任务的定义需在专业许可的情况下尽可能定义详细，以避免认知的不同。通常做法是将其他项目的具体任务作为参考案例，做到精确可控。以建筑设计竞赛项目为例，在项目团队成员组队后，将各项目成员的工作时间归入项目计划表，细分项目任务，使每个任务有专人负责，并将任务统计入项目计划表。做到百分百的任务有人负责，百分百的任务有对应的开始和完成时间，并以此来核查团队配置是否过剩或不足。设计计划参见下图1。

图1 某项目进度计划

第三，在任务的定义上，选择既往的竞赛设计文本，中期或者最终文本作为参考文件，以保证所有的团队成员对任务的认知是一致的，最大限度地避免设计成果的深度不一，并据此来评断各项目成员的任务是否按照预期完成[3]。

4 时效沟通

异地团队，也是广义意义上的虚拟团队，在时间和空间以及文化和宗教方面都有所差异，如何通过沟通将各地团队有效运转是项目管理中的重中之重。以下几项是时效沟通的基础。

第一，构建沟通平台，使用团队成员普遍认可的沟通工具进行交流。相比于传统的邮件沟通，微信和Teams的沟通更加便捷也更具有时效性。充分考虑团队成员的地缘因素，选择团队成员都认可的沟通平台，合理控制邮件的收发量，发挥实时社交平台的最大化优势。

第二，充分尊重项目成员文化差异，在项目的前期建立相互的信任。实时了解项目成员间的沟通障碍和个体间的矛盾，扬长避短，激发团队成员文化各异的优势和个体的工作主动性。

第三，设置例会，鉴于建筑设计项目的特殊性，要求虚拟团队间的共享需要更加高效和高频。以周期性较为紧张的竞赛项目为例，可设置日例会，每次例会时间不超过半小时，各项目成员简要共享进度，并提出问题，暂时搁置无法即刻解决的问题，按时结束会议，并在会后小范围沟通并尽快解决。

第四，明确沟通干系人，在各自的办公室设置主要/次要的沟通负责人，复杂日常正常的项目信息收集和传达，相应减少沟通渠道。有成员意识到当前会议与自己的任务并无关联或者此次会议没必要参加时，可以明确提出并退出会议，争取做到高效沟通。

第五，新的沟通方式－视频汇报，由于疫情的原因很多项目被要求只能通过录视频的方式进行汇报，这使得每个设计师都成为一个导演，同时也是一个演员。视频创意录制对很多设计师来讲都是新鲜事物，需要各地设计师集思广益，出谋划策，多角度分析，以充分表达设计意图赢得最终认可。

过去一年来，微信和腾讯会议在绝大多数其他办公室得到普遍应用，业主和各地的设计师可以通过微信进行密集讨论相关的问题，深入了解业主关切问题并对此给出积极的回应。这让境外设计师有更多的机会和业主同平台高频次沟通，为本地团队争取了很多具体工作的时间。同时，这种沟通也让境外设计团队更直观地了解业主方的要求和项目压力，对整个的项目了有更充分的了解和认识。

5 监控过程

在和境外团队的合作中，即使设置了清晰的任务和事件后，并不意味着可以放手不管。倘若如此，有可能出现到任务完成阶段还有任务未完成或者成果与预期的差距较大的现象。为避免这一风险，就需要对项目的过程进行监督，合理的监督过程，将会对最终的结果有较大的积极作用。

5.1 进度监控

理想情况下，项目将根据设定的进度基准开展。但实际操作中，有很多的客观因素和主管因素会影响既定的基准，通常在和业主沟通后对进度计划进行更新，形成新的进度基准。 但这种做法并不太适用于仅有固定4～5周设计周期的建筑竞赛项目，即使有客观和主管的因素，但大多数竞赛项目不会对进度进行调整和更新。在和其他办公室的竞赛合作中，须对设计成果进行周期性跟踪和检查。

5.2 质量监控

质量是建筑设计行业的核心，一是设计质量，一是成果质量，二者相辅相成。创意是基于限制条件上的主观创造，建筑设计项目中涉及场地条件、城市规划条件和业主、公众的需求。设计过程中需要跟踪设计意图是否对以上条件做出回应，以及是否保持了独特的创意进行跟踪。成果质量对是否能准确表达设计创意，起到了至关重要的作用，同时也体现了设计师对项目重视的程度和态度。低质量的设计成果将大大影响设计的表达，进而影响最终的成果。在各阶段需要根据设定的质量标准检查设计成果，以确保设计质量符合预期设想。

5.3 成本和资源监控

建筑设计行业中，人员是最大的成本投入。在设计过程中实时关注人员投入和成本的变化，在设计质量和成本控制中取得平衡。在成本较为紧张的项目中，密切关注项目中的变更情况、变更费用将会是既定成本的有利补充，为项目质量提供较大的支持。

6 结束语

综述，在异地办公室合作的过程中，应统筹考虑人员配置、精细化任务分配和进度安排，与各相关方进行充分的沟通，合理的监控工作过程并引导各方的合作，最大限度地影响最终的设计成果。为了获取更多的创意智慧，需要多方积极推进并在合适的时间进行总结，对项目合作过程进行改进。相信随着各方深化合作的进展，各方的合作将更加成熟，更加高效，能为业主和社会带来更多有创意的建筑作品。