加强道路运输营运车辆档案管理的措施研究

杨慧玲

（怀化市道路运输服务中心，湖南怀化418000）

0 引言

道路运输营运车辆管理，直接影响着交通运输信息利用效率，也关系着相关部门决策的制定和实施，如何加强道路运输营运车辆档案管理，成了人们关注的热点话题。在实际工作中，相关部门需要给予道路运输营运车辆档案管理足够重视，结合实际情况，制定科学合理的管理方案和措施，并从多个层面入手，灵活利用现代化信息技术，保证档案管理质量，提升营运车辆信息利用率。

1 道路运输营运车辆档案管理特点

在道路运输运营车辆档案管理中，相关人员需要明确该项工作的特点，以此为基础不断优化管理模式，降低管理成本，提升管理质量。

1.1 运营车辆档案管理具有较强的重复性、连续性

重复性是指在社会不断发展中会出现不同程度的车辆换代、班次重组、线路更新等情况，相关档案信息也需要不断改变[1]。连续性主要是指道路运输运营车辆档案形成不是一次性的，而是随着社会发展不断增加的。道路运输运营车辆档案是记录交通运输情况的重要载体，可以反映交通运输实际情况，也可以反映管理效率。在车辆档案信息中，明确记录的交通运输情况，有助于相关部门领导决策和制定长远规划。

1.2 运营车辆档案管理内容较多

道路运输部门由于工作性质的原因，导致运营车辆档案管理内容较多，这也决定了加强车辆档案管理的必要性。主要体现在以下几个方面：其一，在运营车辆档案管理工作中，需要根据行业技术规范实际要求，基于多个层面，加强管理力度，且根据自身职能作用，提升管理措施实施的有效性。其二，在实际工作中，需要严格把控相关审批程序，及时处理其中违法行为，不断优化管理机制，提升道路运输整体管理质量。其三，在深入分析不同运输对象的资料时，利用文书档案、电子档案等形式，保证道路运输运营车辆档案管理高效性。

1.3 运营车辆档案管理具有较强专业性

在道路运输运营车辆档案管理中，涉及的内容均具有较强专业性，如车辆改装记录、车辆变动记录、技术检验记录、行驶里程记录、交通技术责任事故记录等，这些档案内容均需要一一记录清楚。

2 道路运输营运车辆档案管理问题

现阶段，道路运输运营车辆档案管理还存在一些问题，主要体现在以下几个方面。

2.1 道路运输车辆档案建立待完善

从车辆落户开始，档案管理人员需要结合运输车辆业户提供的身份证、行驶证、车辆登记证书、驾驶证、上岗证等手续，创建车辆档案。在这些官方证件的支撑下，才可以保证车辆初始档案的准确性[2]。但是，根据相关调查显示，因为车辆买进卖出、业主变更频繁、新业户不及时办理手续等因素，导致车辆基础档案信息不准确。

2.2 档案管理不够规范

现阶段，我国道路运输运营车辆档案管理规范化程度较低。基层档案管理在基础建设、组织程序等方面的工作质量有待提升，制约了道路运输行业的发展。

2.3 资金短缺导致投入不足

资金短缺，主要是因为缺乏专门款项，导致档案室基础设施建设水平较低，进而影响到运营车辆档案管理质量的提升。

2.4 档案内容不够全面、准确

道路运输营运车辆档案内容不全面，主要体现在车辆技术档案方面，一些老车、旧车流入到市场，交警在建档落户时，因厂牌型号不够准确，部分车辆出厂日期无从考核。特别是运输市场发展起来后，个体车运力、运量难以考核，行驶里程和燃料消耗也难以考核，修理次数和时间也很难计算，严重影响了道路运输营运车辆档案管理工作。

2.5 档案管理人员能力、素质有待提升

目前，根据相关调查显示，我国道路运输营运车辆档案管理中普遍存在管理人员能素质欠缺、专职人员数量较少等问题。在职人员中很少具备档案专业职称，大部分是兼职，而这些兼职人员专业知识不足，导致道路运输营运车辆档案管理效果不够理想。

3 加强道路运输营运车辆档案管理的措施

3.1 注重宣传教育工作，强化档案管理意识

在新时代背景下，道路运输营运车辆档案管理工作的重要性逐渐凸显出来，该项工作是一个逐步认识、积累、形成共识的过程，需要相关部门从宣传教育方面入手，利用多样化手段，加强宣传教育力度，提升相关领导、工作人员的档案管理意识。首先，加大宣传教育力度。在实际工作中，可以利用电视、网络、报纸等媒体，宣传道路运输营运车辆档案管理工作，促使全社会意识到该项工作重要性[3]。尤其是需要引起各级领导的重视，有效解决档案无人管、无人问、不规范等问题。其次，注重思想教育工作。相关部门需要明确宣传道路运输营运车辆档案管理的重要性，积极宣传档案法总要求，在单位中营造良好的学习氛围。最后，坚持以现代企业管理文化作为导向。在实际工作中，相关部门需要加强对道路运输营运车辆档案管理工作的认识，构建良好的精神文化家园，提升档案管理工作活力与生机。

3.2 规范档案管理工作，科学合理建设档案

3.2.1 科学分类归档

道路运输营运车辆档案需要严格按照统一标准操作、规范管理。管理人员需要先收集运政档案管理信息，验收确认道路运输证、从业资格证、驾驶证、二级维护证原件等，将复印件收藏归档。同时，还需要收集车辆技术档案，其中包括登记表、车辆照片、车辆二级维护记录表、车辆技术等级评定表、车辆基本情况等。然后根据一车一档的原则，将所有信息归类、建档，有效提升档案建设科学性，以便行业管理中随时掌握运营车辆技术情况、动态管理情况，还可以对车辆出行安全性能进行全面、准确把握。

3.2.2 注重档案日常管理工作

道路运输营运车辆档案管理较为复杂，涉及的资料较多，这就需要管理人员注重日常管理工作，及时对各种技术资料进行收集，提升资料延续性、时效性。同时，需要认真分类处理车辆档案技术资料，整理归档营运车照片、技术参数、各类证件等资料，且长期保存。针对车辆维护、检测等信息资料，需要结合实际需要，对保存时限进行确定；针对过期资料，需要及时进行清理。

3.2.3 保证纸质文本档案和电子档案台账相符

以电子档案为主，以纸质档案与实物档案为辅。在实际工作中，纸质技术档案很难长期保存，且不便查询，管理人员可以根据客运与货运区分营运车辆，统一造册，创建新的台账与纸质文本档案。同时，根据档案编号、车牌号等，将车辆档案信息录入计算机中，制作成为表格，见图1，不仅可以完成登记、查询工作，还可以准确掌握道路运输证、从业资格证等详细期限，促使运政人员快速掌握车辆转入转出、报停、报废等情况，保证车辆安全运行。

图1 营运车辆技术档案样本

3.3 注重培新教育工作，提升档案管理水平

为了有效提升道路运输营运车辆档案管理质量，需要加强培训教育工作，促使管理人员提升档案管理水平。在实际工作中，相关部门可以从培训内容、教育形式、管理制度等层面入手。

第一，创新培训内容。结合管理实际，对培训内容进行创新和丰富，组织管理人员学习相关法律法规，以及现代化档案建设所需新知识；帮助管理人员利用科学理论武装头脑，不断提升管理能力[4]。同时，积极开展电子档案管理化、信息网络技术化等知识教育培训活动。此外，结合当地实际情况，了解当下运营车辆档案管理问题，把问题分析和解决措施作为重点培训内容，有效提升培训效果。

第二，创新培训形式。在实际工作中，坚持实际、实用、实效原则，把规范管理作为纲领，利用请进来、走出去的培训模式，提升档案管理人员管理能力和综合素质。同时，积极鼓励档案管理人员进行网上培训、远程教育培训，学习更多新知识。

第三，优化培训制度。相关部门应结合实际情况，创建完善档案管理人员培训长效机制，规范管理人员教育培训工作，将档案人员培训、考核、运用等进行深度融合，有效解决重使用、轻培训的问题；将培训与使用进行结合，实现学用结合、学以致用，进而有效提升档案管理规范化水平。

3.4 创建档案信息网站，实现信息化档案管理

在信息时代背景下，道路运输运营车辆档案信息化管理是必然趋势。因此，在实际工作中，相关部门需要引入一些现代技术设施，网络化管理车辆档案信息。相关人员可以利用互联网，随时对运输车辆各项信息进行调取，以便更加准确地发出车辆。同时，在实际工作中相关部门可以构建信息化管理平台，见图2。第一，在信息化建设中，可以把档案管理系统和单位管理信息系统进行有机结合，创建一体化系统，统筹单位各个部门信息，实现资源共享，提升管理系统综合效益。相关人员可以利用该系统，快速对正规运营车辆身份、许可情况、路线情况、审验情况进行查询，并将车辆违章信息直接反馈给车籍地交通运输部门，不再利用电话、公函核实经营者情况，车辆经营者也无须为了证明而往返奔波。第二，信息化档案管理可以实现高度开发和档案资源利用，但是信息安全性也存在风险。道路运输运营车辆信息中，有一些不宜公开的，在一定时间、空间、人员范围内具有保密性。并且，数字化档案信息内容与位置如发生变化，其易丢失性、可变性也会影响到档案信息安全。因此，在实际工作中，还需要利用多样化技术、防范措施，保护档案信息，解决科学合理利用和安全保密的关系。

图2 道路运输营运车辆档案管理系统

4 结语

总而言之，在新时代背景下，加强道路运输营运车辆档案管理力度是非常重要的，不仅可以有效提高管理效果，还可以提升车辆信息利用率。目前，由于受到多种因素影响，道路运输营运车辆档案管理还存在一些问题，严重影响到营运车辆信息价值的发挥。想要有效改善相关现状，在实际工作中，相关部门需要明确营运车辆档案管理的重要性，且结合该项工作特点和实际情况，制定针对性管理措施，注重宣传教育工作，强化档案管理意识，规范档案管理工作，科学合理建设档案，注重培新教育工作，提升档案管理水平，创建档案信息网站，实现信息化档案管理，从根本上提升管理质量，从而使营运车辆档案更好地服务于运输产业。