新时期石化企业档案管理工作发展浅析
2021-06-06苏杭
苏杭
【摘 要】在社会、科技、经济快速发展的新时期，石化企业必须全面提升自身的综合实力和竞争力。因此，相关人员应正视石化企业档案管理工作面临的挑战和冲击，结合石化企业的特性对管理环节的工作进行统筹和规划。同时，必须及时地引入档案管理的新技术、新方法、新理念，安排专业管理人员对各环节的工作进行有效监督，以确保石化企业获得更多的社会效益和经济效益。
【Abstract】In the new period of rapid development of society， science and technology and economy， petrochemical enterprises must comprehensively improve their comprehensive strength and competitiveness. Therefore， the relevant personnel should face up to the challenges and impacts faced by the archives management work of petrochemical enterprises， and coordinate and plan the work of management link in combination with the characteristics of petrochemical enterprises. At the same time， it is necessary to introduce new technology， new methods and new ideas of archives management in time， and arrange professional management personnel to effectively supervise the work of each link， so as to ensure that petrochemical enterprises can obtain more social and economic benefits.
【关键词】新时期;石化企业;档案管理工作;发展
【Keywords】new period; petrochemical enterprises; archives management work; development
【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2021）04-0015-02
1 引言
档案管理是石化企业运营管理中的重要组成部分，其不仅详细记录了企业运行和发展的相关活动的具体信息，同时，也是石化企业未来发展和决策的重要依据和参照。因此，相关人员必须以全新的眼光审视石化企业档案管理工作，掌握工作难点和重点，及时地引入创新管理模式和信息化管理体系[1]。另外，相关人员必须不断地进行档案管理的分析和总结，借鉴和参考较为完善的石化企业档案管理工作案例，不断地加强对具有持续、创新、综合、多元等属性的石化企业档案管理路径的探索。
2 新时期石化企业档案管理工作中存在的问题
2.1 人员业务能力有待提升
石化企业档案管理工作本身涉及的内容相对较多，涵盖的领域相对较广。但在档案管理工作中，部分人员本身不缺乏丰富的工作经验，但自身对新知识和新技术的接受度相对较低，即便企业设计了相关培训，但也很难在短期内使管理人员的业务能力得到实质性的提升。而具备较高的專业水平和信息能力的档案管理人员，却缺乏丰富的经验借鉴，难以及时解决突发性的档案管理问题和状况。且受到成本和其他因素的影响，部分石化企业没有及时进行档案管理人员招聘，而现有档案管理人员的数量难以满足日益增多的工作需求。
2.2 档案管理工作方法落后
部分石化企业对档案管理工作的认知较为浅薄，虽然引进了先进的设备和系统，但相关人员仍是习惯于以自身的经验为主开展工作。且有的人员只能利用信息技术对档案信息进行简单的归纳和统计，无法根据各个环节的工作要求进行档案管理工作的多元化和动态化的处理。当档案管理工作发生变动之后，也难以快速地进行信息化管理手段的结合与转化。同时，部分人员的档案安全管理意识较为淡薄，往往是在出现问题之后，方采取措施进行处理，这会使石化企业的档案管理工作出现较为严重的安全隐患与风险问题。
2.3 档案管理制度有待完善
目前，仍有部分管理人员沿用原有的档案管理制度，但由于石化企业的飞速发展与科技日新月异，使得档案管理模式、方法、途径发生极大程度的变化。这就导致原有制度中存在较多的空白，难以对现阶段的档案管理工作进行很好的约束与指导。同时，有的企业为了使基于信息化的档案管理工作能取得更为理想的成效，往往会照搬照抄和过度借鉴成功的档案管理制度，但未结合实际情况进行调整和创新，这就导致新制度缺乏针对性、适应性、有效性、执行性[2]。
3 新时期石化企业档案管理工作的完善对策
3.1 加强管理人员培养
首先，当前石化企业可利用线上与线下相结合的方式，加强对专业的档案管理人才的招聘。全面提升准入门槛和考核标准，科学地设计基于石化企业档案管理的岗前培训，由具有丰富经验的老员工对其进行指导辅导，以确保其能更快地胜任岗位，并保质保量地完成石化企业的档案管理工作。
其次，可通过调阅员工档案的方式了解其具体情况，以发展、创新、完善为前提，对档案管理人员的理论培训和技能培训进行调整，在其中增加经济学、社会学、心理学、信息技术学等培训内容，全面拓展管理人员知识面。
最后，可从档案管理工作的特性和岗位特征出发，有效融入党风廉政、责任意识、岗位素养、专业精神等元素，从不同的方向和层面入手对管理人员进行培养。以全面提升管理人员的思想境界，使其能更好地将掌握的现代化档案管理理论和技术转化为实际的档案管理成果。
3.2 加强先进技术引入
在石化企业的档案管理工作中，相关人员从档案的统计、鉴定、保管、整理、收集等层面入手进行分析，结合各阶段的石化企业发展活动要求和项目特征，构建全新的现代化档案管理系统[3]。在了解档案整理、档案收集、档案保管、档案价值鉴定，以及档案编辑研究、档案统计、档案检索、档案编目等各环节工作需求后，构建相应的子系统，借助信息化的方式和手段开展档案管理工作。可利用大数据技术对与档案管理工作有关的各个环节信息和资讯进行全面的收集，利用人工和系统相结合的方式对其进行审核，按要求进行归档，并将其存储在数据中心或数据库当中。为提升档案管理信息的利用效率和价值，可构建基于石化企业档案管理工作的信息交流平台，根据总体发展需求进行档案管理信息的推广和传输。此外，可以让负责各环节档案管理工作的人员，根据其实际情况上传真实准确档案管理工作信息，与其他管理人员进行交流和探讨，或借助该平台实现各环節档案管理工作的交接。
石化企业可全面加强对防火墙技术和数字认证技术的引入，根据档案管理系统的特性引进相匹配的网络安全管理系统，对其进行更新和升级，以维护档案管理工作的网络环境的安全、稳定、和谐。若相关人员需获取档案管理信息，则需通过严格的密码认证和身份认证，才能对档案管理信息进行下载、查看、调阅、共享、外借等操作。而针对重要档案或文件，也可引进双重加密技术，以避免由于档案信息外泄而给石化企业造成名誉损失和经济损失。在进行纸质档案的管理过程当中，需由管理人员利用具备无损检测技术的信息化设备对其进行备份。根据档案的性质对档案室进行科学的规划和布置，分区存放档案，有效开展防火、防盗、防损工作。同时，可助信息化系统对档案室的温度、湿度、环境的情况进行动态监控，根据以往的纸质档案管理预测最佳参数。当档案室出现异常状况时，系统则可快速地将其信息推送至管理人员，以便于其能采取有效措施进行处理和维护。
3.3 构建全新制度体系
首先，当前相关人员需立足于发展需求和战略目标，全面地推出基于档案管理工作的岗位责任制，从顶层设计层面出发进行档案管理工作的划分，并将其任务的职责落实到相关管理人员头上，确保管理人员能明确自身的职责和义务，并能以此为依据约束自身的行为;其次，需了解石化企业档案管理工作的周期和要求，推出相应的档案利用制度、档案借阅制度、档案归档制度、档案合同制度、数字化档案管理制度、档案室管理制度、管理人员培训制度、档案安全管理制度、档案更新管理制度等，以实现对石化企业档案的定性、定量化、精细化管理;再次，需将档案管理工作纳入绩效考评范畴之内，将考核结果与相关人员的晋升、薪酬、福利等挂钩;最后，完善原有的石化企业档案管理工作奖惩制度，制定相应的奖励标准和惩罚细则，以确保各项档案管理工作能得到彻底的践行、贯彻、落实。
4 结语
综上所述，相关人员应了解石化企业的整体发展方向和趋势，制定全新的石化企业档案管理工作方案。对现有管理人员的综合情况进行全面了解，利用各种渠道和方式对管理人员进行综合培养。全面加强对信息化的档案管理系统技术的引入，构建全新的管理平台，利用信息化的手段开展动态监控和管理工作，以降低档案管理工作的隐患和风险。同时，可考虑石化企业的建设与发展的需求，结合政府相关部门和行业提出的方针和政策，对石化企业档案管理制度体系进行全面的优化与革新，以期为基于信息技术的石化企业档案管理工作的持续化、创新化、科技化发展奠定良好的基础。
【参考文献】
【1】陈松梅.探析新时期加强企业档案管理工作的有效途径[J].办公室业务，2020（16）：113-114.
【2】吴金凤.提升石化企业档案管理水平的策略分析[J].卷宗，2020，10（3）：58.
【3】郭延珍.加强石油企业档案管理工作的措施研究[J].卷宗，2020，10（21）：29.
