云技术中档案资源共享与管理体系构建

黄沿沿

【摘  要】随着互联网、信息技术的不断发展，人们的生活与工作方式发生了翻天覆地的变化，在档案资源共享与管理体系方面亦是如此。云技术的广泛应用与推广为公司内部档案馆实现档案资源信息的共享奠定了基础，同时，有利于对公司档案资源进行科学管理。因此，论文围绕云技术中档案资源的共享与管理体系的构建展开论述，以此推动档案资源管理的完善[1]。

【关键词】云技术;档案资源;共享;管理体系;构建

【Abstract】With the continuous development of internet and information technology， people's way of life and work has undergone great changes， as well as in the sharing and management system of archives resources. The wide application and promotion of cloud technology provides the basis for the companies' internal archives to realize the sharing of the information of archives resources， and it is conducive to the scientific management of the companies' archives resources. Therefore， this paper discusses the sharing and management system construction of archives resources in cloud technology， so as to promote the improvement of archives resources management[1].

【Keywords】cloud technology; archives resources; sharing; management system; construction

1 引言

隨着科技的不断发展，各行各业都发生了翻天覆地的变化，港口公司也伴随着我国经济的进步在近年来蓬勃发展。物流行业的档案资源较多、较为复杂，在管理中存在一些问题，而利用云技术则可以进一步解决档案资源共享中存在的问题，优化管理体系构建，使港口公司更好地管理档案。

2 云技术的概述

云技术是现代网络技术发展的产物，可以有效利用网络的便捷性特征。现阶段，云技术被应用到各个领域，云技术的优势主要体现在以下几个方面：

第一，规模庞大。例如，当下的许多互联网公司，其云服务器的数量已经超过百万，在这种情况下，计算能力会大幅度提高。

第二，虚拟化。利用云技术可以随时随地得到服务，打破了时间与空间的限制，只要拥有一个PC端或者移动终端即可。

第三，可靠性。通过计算阶段的互换以及数据的容错等可以确保云计算的可靠性。

第四，共享性。云计算可以实现资源的共享，使多应用系统进行互相支持。

第五，高容量。云计算的容量不同于计算机传统硬盘的固定容量，是一种动态性容量，可以结合用户的需求进行容量的伸缩。

第六，成本低。用户可以根据自己的要求选择相应的付费服务，付费费用低，并不需要购买其他软件。

3 云技术对港口公司档案资源共享的影响

现阶段，我国各行各业都在积极向信息化方向进行转变，对于档案资源的共享和管理亦是如此，但是在具体的档案信息化建设当中，显示出了一些问题有待解决：档案信息资源整合不完善、没有形成科学的建设标准与评价指标、信息化建设出现停滞、共享效率不高等，而利用云技术则可以开拓档案信息化建设新路径。

3.1 对档案资源数据进行云存储

港口公司可以在进行档案资源的存储时，根据自己的需求选择合适的云服务商，借助云技术，将涉及的非保密信息交给对方存储并签署安保协议，以此可以方便港口公司储存档案资源，并便于日后的查找。此外，对于保密性文件可以将其存储于私有云中，并对其进行加密以便保障信息的安全性。

3.2 构建档案管理云服务平台

利用云技术可以整合相关的资源构建虚拟服务平台，并借此将相关的数据信息与档案资源进行集中并整理，以此构建档案信息池，在后续工作中结合相关的港口服务，对用户进行开放。

3.3 建设基于各控股码头的云技术服务体系

利用云技术还可以在各控股码头之间的档案资源管理部门中间建立联系，并将其档案资源的信息进行优化，以此全面整合各控股码头之间档案信息资源中的数据，并构建档案馆之间的云技术服务体系，以此提高档案资源使用与共享的灵活性[2]。

4 构建档案资源管理体系的问题

4.1 建设资金不足

利用云技术构建档案资源信息化管理体系需要资金作为保障，这是由于云技术开发工作的开展需要有相关的基础设施作为支持，并且对其基础设置的要求较高，只有设备达到一定的标准才能开展云技术的相关工作。但是，许多港口公司还在发展初期阶段，其公司的专项资金并不充足，无法支持这一工作的开展。因此，即使有些港口公司有计划应用云技术开展档案信息的管理工作，但是由于资金的缺乏，也无法实施下一步的信息化档案管理体系建设[3]。

4.2 信息化建设意识有待提高

首先，部分港口公司的领导并没有意识到档案的重要性，其认为公司的盈利部分最重要。基于此，他们将大量的资金与精力投入了相关的盈利业务部门，而没有对档案的信息化建设予以重视，更不会分配更多的人力、物力资源来进行档案信息化建设。其次，在档案的信息化建设中，常出现信息丢失与信息整合力度不足等问题，以此使港口公司的档案信息化建设工作无法进一步发展，无法满足当前港口公司的现代化需求[4]。

4.3 缺乏有效的横向交流

现阶段，我国各港口公司之间的发展情况差异性较大，同时，相关公司的档案管理信息化建设的水平也差异巨大，有的公司借助云技术建设了更加科学的档案信息化管理系统，而有的公司还在采用传统的方式进行档案资源的管理，因此，这就导致各相关港口公司之间的信息交流不通畅，交流问题普遍。

5 完善信息化档案管理体系的方案

5.1 加大专项资金的投入力度

档案的信息化管理体系需要一定的资金作为保障与基础，基于此，港口公司应该根据公司的实际情况，在不影响公司运转的情况下，适当地加大信息化档案资源专项资金的投入力度，以此来使用这些资金购买更多的先进设备，保障构建信息化档案管理体系所需设备的质量，并以此为云技术工作的有效开展奠定基础，保障港口公司信息化档案管理体系的顺利构建[5]。

5.2 明确档案管理信息化的作用

领导层对一个公司的影响重大，其决策的质量与水平，直接影响着一个公司日后的发展。港口公司的相关领导首先要意识到档案信息化建设的重要性，将一部分精力转移到公司信息化档案资源管理体系的建设当中，然后在提高公司盈利水平的基础上不断提高对公司档案信息化建设的重视程度，搭建档案信息化平台，以此更好地使其服务于本单位，促进单位相关工作与服务的开展[6]。

5.3 完善技术支持与用户管理体系

在运用云技术进行档案信息的管理时，还要注意对档案信息进行安全管理。云储存是多个用户共用一个储存设备，对储存设备进行共享，相关的云服务商根据用户的不同要求将云储存空间以及访问权限等内容进行分配。基于此，港口公司的档案管理部门应该对档案信息做好相关的备份工作，并定期将档案信息内容进行保存，以此建立更加完善的档案管理体系，并对档案资源的用户权限进行设置，从而保证只有单位当中得到授权的相关人员才有资格进入档案系统内部，进行相关的访问并开展有关工作，避免单位重要档案资源信息的泄漏。此外，公司要设置好相关档案管理人员的权限，将密码和系统管理权限分配给固定人员，如果在人员发生变动的情况下，应该做好相关的交接工作[7]。

6 结语

随着科技的发展以及时代的进步，各行各业都在积极利用云技术的优势开展相关的工作，并建设信息化的管理系统。对于港口公司而言，其档案信息更多、更复杂，因此，港口公司应该积极结合其实际发展情况，利用云技术的优势进行档案信息资源的共享，并建立更加专业的档案信息管理体系，从而促进港口公司的档案信息发挥最大的价值，推动港口公司的发展。

【参考文献】

【1】杨鹏.基于云技術的大连市家庭建档可行性研究[D].大连：大连理工大学，2016.

【2】王雅喆.云技术中档案资源共享与管理体系构建[J].电子技术与软件工程，2019（9）：159.

【3】雷稚蔷，宋竹，于梅，等.浅谈云技术在档案管理中数据分享和检索[J].黑龙江档案，2019（4）：28.

【4】谢光耀.云技术为档案信息化工作带来的机遇与挑战及应用策略[J].兰台世界，2015（S3）：54-55.

【5】陈婷.大数据时代高校档案信息服务水平提升策略研究[J].中国管理信息化，2016，19（24）：174.

【6】张冬梅.云技术中档案资源共享与管理体系构建[J].企业文化（下旬刊），2019（2）：292.

【7】王月.档案信息资源共享云体系建设的思考[J].科学与财富，2018（23）：19.