远程办公：首席信息官面临的重要挑战

Minda Zetlin

2020年春季，随着新冠肺炎疫情在美国肆虐，除非必须，大多数企业都开始让员工在家远程办公。他们当时可能还不知道，这一决策将会使工作场所发生永久性的变化。

无论企业是否在疫情之前就已经在长期劳动力规划中加入了远程办公项目，但是有一件事情目前是明确的，那就是在家远程办公的盒子已经开启了，现在已经没有人想要再回到从前的那种办公模式。

人力资源服务提供商Engage PEO的首席信息官兼首席技术官Ralph Labarta说：“作为IT部门，我们对此非常谨慎，因为审计人员认为在一些情况下某些职位不应在家中工作。虽然在家远程办公的初衷是好的，但是许多规定需要在一夜之间重新编写。如果审计人员指出某个职位不应该在家工作，但是公司的办公室已经关闭了，那该怎么办？”

市场研究机构Gartner的副总裁兼分析师Suzanne Adnams指出，在疫情之前，大多数企业考虑的是如何拒绝远程办公，有的甚至从未考虑过远程办公。“有的认为企业根本无法搞清楚其中的流程，有的则认为企业的文化会受到影响。”

如今，这些高管的理念已经转变过来了。Adnams说：“虽然他们对待部署远程办公的态度有点勉强并且很谨慎，但结果还是让他们感到很震惊。这些主管告诉我，他们的员工正在迅速适应在家中远程办公的新模式。这些在家中办公的员工的生产力不但没有下降，甚至反而还有所提升。”

许多企业表示，他们已经将远程办公视为一种永久性的转变。Adnams说：“我们所做的事情实际上将工作环境向前推进了5～10年，远程办公已经成为了一种新常态，但是我们的商业实践还没有同步配套跟上。这就是我们现在的处境。”

这种快速转型正在所有行业中发生着，人们对工作模式未来发展的质疑与9个月之前没有什么两样。在支持未来员工队伍的发展方面，疫情究竟给首席信息官的理念和职责带来了什么样的影响呢？

朝九晚五工作制的结束

作为一名未来主义者，《未来领袖》（The Future Leader）一书的作者Jacob Morgan表示：“许多企业正在对一些过时的办公/工作场所实践进行重新审视。我们是否需要休假政策？是否需要年度绩效考核？是否需要员工自己掏钱购置所有的办公用品？”

“工作日”如何定义如今已经成为了大多数企业面临的一个基本问题。Adnams 说：“我们正在考虑取消朝九晚五工作制。”成功的企业正在接受时间块的概念。“我们不仅可以将某些任务安排在效率巅峰时段以确保任务的完成，同时我们还可以平衡或是合理安排个人活动和社交活动。”

工作本身也都各不相同。她说：“得益于远程办公，用户能够在世界各地获得自己所需的技能和专业知识。我们正在考虑在特定的时间范围内针对特定目的，有针对性地提高临时工作人员的数量。我们还考虑将角色与技能分离。重点是员工在特定环境中需要具备哪些技能、经验和专业知识，而不是头衔和职位。”

这将给企业中的某些成员带来重大挑战。大多数高层管理人员都对远程办公的生产率提高感到满意。Gartner的研究顯示，80%的普通员工都乐意在家中工作。但是对于中层管理人员来说，最大的问题是如何监督员工。“过去，他们的角色基本上是行政和监督。他们会根据员工是否出现在办公室来判断员工的生产力。新的现实情况是，他们不能再延续以往的工作方式，看看员工是否坐在工位上，然后在选项框上打个勾。”

对于许多经理来说，这是一个大问题。Adnams说：“担任这些职务的大多数人从未接受过相关的培训，例如如何进行互动沟通，如何设定绩效目标，如何识别团队成员正在承受重压或是有辞职迹象。”有远见的企业认为，有必要为这些中层管理人员提供相应的支持和装备，以便让他们能够更好地履职。在某些情况下，他们还要做出一些艰难的决定，即某些人根本不适合他们现在的岗位。”

对此，IT部门如何提供相应的帮助？一方面，经理们现在需要更多且更好的系统采集员工们的绩效数据。Gartner早在疫情之前就已经发现了这种趋势。由于向远程办公模式转型的速度正在加快，因此管理人员如今需要尽快获得这些数据。Adnams说：“他们必须能够采集到足够的数据，以了解某人是否完成了绩效目标。”

另一方面，由于许多IT领导人在远程领导团队方面有着丰富的经验，因此这些IT领导者可以分享自己的经验。Labarta说：“在疫情之前，IT部门一直就是面向远程办公的。我们之所以能够轻松地将模型应用到公司中，就是因为它们就是我们自己创建的。”

未来办公室的重构

疫情结束后，如果员工仍然继续在家远程办公，或至少一部分时间有很多人会继续在家里工作，那么目前的办公室怎么处理？数量上可能会减少。Labarta说：“我认为，持久的影响是员工已经意识到了自己时间的价值，同时他们也意识到了在办公室工作所带来的通勤问题和不便对个人生活和工作造成的影响有多大。每天花两个小时上下班的想法可能已经无法再被人们所接受。”

这意味着企业需要审视一下自己在办公场所方面的支出。“他们会希望尽可能地提高效率。”在疫情出现时，Engage PEO正在考虑增加办公空间，如今这些计划都已经被搁置了。

现有的办公室可能很快就会有新的用途，即成为员工互动的场所，而不是一个人在小隔间里独自工作的地方。他们的工作则可以在其他地方完成。低代码平台Quick Base的首席信息官Deb Gildersleeve称：“员工部分时间在办公室办公，部分时间在家里办公的混合模式效果如何呢？也许员工会将他们位于办公室的时间都用于碰头开会。这是否意味着我们必须对技术或是办公室进行重新调整？我们是否需要为这类员工创建一个访客类型的环境？”

Capgemini Invent公司负责数字工作场所和技术未来的副总裁Sarah Pope说，她并不认同未来办公室会越来越小或是越来越少的观点。她指出，一些知名企业的做法是关闭大型办公场所，转而开设更靠近员工居住地的小型卫星型办公室。“这些做法表明他们也看到了远程办公的永久性变化，也许我们可以将这种模式称为中心辐射型工作模式，即在我们原来的大型都市区以外设立办事处。”

一些专家认为，气候变化和环境问题被纳入企业规划的需求正在日益增加，这些需求也间接推动了远程办公。Pope称，旧金山湾区大都会运输委员会最近投票通过一项措施，要求大型企业雇主每天中要有60%的员工以远程办公的形式进行工作。

即便当地政府不关心企业的环境影响，客户也可能会关心。媒体巨头CondéNast的首席数据官Karthic Bala说：“由于消费者越来越关注自己生活中的碳足迹，那么作为以消费者为中心的企业，可持续发展战略将不再是可有可无的东西。商务旅行和上下班通勤等活动肯定会产生一定的碳足迹。然后是基础设施本身，以及保持服务器和机器正常运行所需的电力，这些也都会有碳排放产生。”

新的关键指标：远程办公是否成功

目前，这种前所未有的用户体验在一段时间内将由首席信息官负责。Labarta指出：“在家办公是否取得成功已成为了首席信息官的KPI考核项目。”与此同时，虽然员工非常感谢IT部门为他们实现了远程办公，但是这种蜜月期正在结束。

Labarta说：“在疫情初期，许多员工都很低调。这与时代的不确定性有关，如今员工们对能够在家中工作表示感激。随着时间的流逝，以及员工们在疫情期间的经济活动变得更加安全，他们会开始希望能够更上一个台阶。现在员工们期望自己能够通过远程办公完成在办公室中的几乎所有事情。”

Pope说：“预计很快就会有新的标准出台。这就像消费者首次接触苹果手机一样，它们改变了人们对智能手机的理解和期望。员工们会期望能够开发出一些新的工具和技术，以便他们能够轻松地提高工作效率，让自己更好地融入到工作文化和社区当中，坐在家中工作就像坐在公司办公室工作一样。”

满足这些期望是一项挑战。Gildersleeve指出，“对于IT人员来说，支持员工在家远程办公并不是一件容易的事情。员工们的设备、软件和服务的运行情况各不相同。比如，虽然员工已经开通了家庭网络，设置了打印机，但是其家庭宽带的带宽是一家人共享的。这些事情使故障排除变得非常困难。”

她说：“从首席信息官的角度来看，我认为最重要的事情之一就是要以同理心进行领导，因为这对任何人来說都不容易。我们知道，IT与业务的关系不仅仅是让业务团队拥有技术。这可以确保我们能看到哪些东西正在发挥作用和哪些没有，以便我们能为最终用户主动提供更好的体验。”

在雇主考虑如何最好地为远程办公的员工提供支持时，软件公司也正在努力创建新的更好的产品。Bala说：“目前许多协作软件并不能满足我们的需求。”不过，他认为未来会有更好的工具，这些工具能够帮助团队成员在不同的地区和时区一起工作，而这仅仅是开始。尽管到目前为止，Bala尝试的所有解决方案都没有很好地发挥作用，不过他认为将会有大量的增强现实或虚拟现实帮助复制办公室内的互动。未来在家工作的员工将会大量使用人工智能。人工智能可以用于隐私、合规性和网络安全。在将来，它们能做得更多，例如改善工作流程。

关于成本的考量

所有这些听起来都价格不菲？确实如此。尽管让大量员工在家远程办公的企业可以降低办公室办公成本，压缩物理空间。不过，这些节省（如果有的话）可能不会显示在IT预算中。首席信息官认为支持远程办公会增加成本，因为不仅要购买新设备，还要负责日常运维。

Labarta说：“我们的云成本正在增长，存储和安全性支出也在增加。” 不过，他希望通过节省打印成本和节省办公室带宽来弥补其中的一部分。Labarta指出，这将可节省一笔可观的费用。

部分专家认为，如果突然支持大量员工进行远程办公，那么将会给IT部门和预算带来压力，不过这也为IT领导者带来了一些独特的机遇。Adnams说：“随着现在越来越多的非IT业务部门可以远程办公，人们对IT部门可以带给企业的东西越来越感兴趣，也越来越认可。现在的首席信息官可以利用这种高知名度来推动技术发展并取得重大进展，因为现在企业的其他成员已经清楚地意识到他们的工作依赖于IT部门。”

本文作者Minda Zetlin为商业技术作家和Inc.com的专栏作家，同时也为CIO和Computerworld网站的撰写了大量文章。

原文网址

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