水利勘测设计图纸档案的信息化

燕 露

(西安市水利规划勘测设计院，陕西 西安 710054)

1 档案信息化的发展趋势

档案是信息，是社会经济和社会发展的宝贵信息资源。档案信息化是指档案部门改革传统管理方法，运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、管理、开发和利用的过程[1]。随着不断积累的档案越来越多，旧的纸质档案管理方式已经不适应时代的发展潮流，纸质档案的储存管理，需要投入巨大的人力、财力、物力，增加了档案管理的成本，给档案管理工作人员带来了不便，也给档案资料查阅人员带来不便。党的十八大以来，我国网络安全和信息化工作扎实推进，以习近平同志为核心的党中央，系统部署和全面推进网络安全和信息化工作，进一步完善我国信息技术产业体系。随着我国互联网发展和治理不断开创新局面，网络空间日渐清朗，信息化成果惠及亿万群众。

而存储介质的不断升级，也给档案信息化带来了巨大的变化。随着档案电子化、网络化、信息化的普及，档案信息化的发展也逐步向技术不同、目的不同、发展不同的方向发展，档案载体形式也呈现出多样化。《全国档案信息化建设实施纲要》提出“把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务[2]。这就更加说明档案信息化是未来档案管理的必然趋势。

2012年，我国无论是在电子文档的归档和规范化管理方面，还是在各大馆藏档案数据库的数字化建设方面都取得了重大进展。据查证，国家档案局官方网站从2015年底开始发布电子档案的统计数据。2015年～2019年期间，全国各级国家综合档案馆馆藏电子档案1334.6万GB。其中，文书类电子档案699.3万GB，数码照片278.1万GB，数字录音、数字录像174万GB，馆藏档案数字化副本10710.5万GB。

从图1中不难看出，全国各级国家综合档案馆馆藏电子档案及档案数字化副本呈逐年下降并逐步趋于稳定的趋势。随着最初开始进行的大量档案信息化工作之后，档案馆每年都在进行着档案信息化工作。档案信息化工作已经成为常态化工作。

图1 2015年～2019年全国电子档案及档案数字化副本统计图

2 档案信息化的优势

1)节约档案管理的消耗。水利勘测设计图纸档案需要保存多个档案副本，还有复印件、底图等没保存价值的资料，也保存在档案库房。随着时代的发展，承接的项目越来越多，产生积累的档案也越来越多。档案信息化使一份档案多人同时和异地利用成为可能，可以快速检索查阅档案，节约库房面积、时间成本和人力成本。

2)提高档案利用的效率。档案信息化能使查阅资料更加方便，节省了档案管理人员到库房调卷、借出、归还、包装、入库的过程，提高了档案管理人员的工作效率，也为档案查阅利用的人员节约了时间，提高了效率。

3)提高了档案的保存时间。水利勘测设计单位的档案资料要求保存时间比较长久，将工程设计图纸进行数字化，保存在存储介质当中，可以保证勘测设计图纸档案的长期保存。同时将极大地减少纸质文档的使用频次，延长纸质档案的保存时间。

3 水利勘测设计图纸档案信息化的实现

随着水利勘测设计单位的发展，传统的档案管理方式不适应时代的发展，不利于设计和技术人员开展工作，也不利于图纸档案资料的查找，造成档案管理与单位自身发展的矛盾。还有就是，传统的档案管理方式不能让重要的档案资料得到充分利用，影响单位的发展建设进程。因此，必须加强勘测设计单位中档案管理信息化的建设进程，以更高的眼界看待档案管理的信息化，以更科学的方式收集勘测设计图纸，以更便捷的途径查询利用档案资料，以更高的效率服务设计和技术人员。

当前，水利勘测设计图纸档案信息化建设仍然存在一些问题。一是领导对档案信息化的认识不高，档案信息化管理跟不上现代化信息发展的步伐。二是档案管理人员的专业水平和管理素质还不高，专业知识结构单一。三是未能引进先进的管理技术，以及相配套的管理制度及设备等。水利勘测设计图纸档案信息化的实现需要先实现电子化，之后再实现信息化。

这因为针对设计图纸档案来说，现在的设计图纸档案有纸质档案和电子化档案，而使用电脑绘图软件之前的设计图纸则没有电子化档案。实现水利勘测设计图纸档案信息化先要解决纸质设计图纸档案的电子化。

将设计图纸纸质档案电子化的过程要按照《纸质档案数字化规范》的有关要求进行，如要到达分辨率为200DPI的要求，采集幅面为A4时，采集系统像素设定≥390万，采集幅面为A5时，采集系统像素设定≥780万。通过利用数码照相机或者专业扫描仪对设计图纸纸质档案进行电子化处理，之后将生成的电子文件保存在存储介质中[3]。常用的图像存储格式主要有JPEG、JPEG200、TIFF、PDF、OFD等，根据设计图纸需长期保存的要求，建议将电子化的设计图纸档案图像存储格式选为TIFF格式，因为TIFF格式存储信息量大，适用于图像的长期存储。电子化处理后的勘测设计图纸档案要编制电子文号、设计图纸档案存放号以及追加归档等管理工作，同时加强档案管理人员档案工作的责任意识，增强保密观念，学习《档案法》等相关法律，提高档案管理人员的知识水平，扩充知识面。归档的勘测设计图纸电子档案，应进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的存储载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

水利勘测设计图纸档案信息化要解决设计图纸的自动归档、储存、利用等问题，其实现需要硬件和软件两方面的建设。

硬件建设方面：需要升级改造档案库房，增设和完善电脑主机、服务器、网络架构、数码照相机、扫描仪、光盘刻录机等设备。

软件建设方面：需要单位领导加强组织领导，对档案信息化工作统一规划，加大档案信息化工作配套设施的资金投入，促使档案信息化建设与现代化信息建设协调发展。

需要研究制定勘测设计图纸档案信息化管理和使用的相关制度、规定，研究解决领导个人电子签章、数字加密证书、安全协议等有关档案访问、保密、安全使用的问题，研发、购买使用档案信息化的对应软件、数据库等，提升档案信息化管理水平。

需要对档案工作人员进行与档案信息化相关的计算机基础知识、数字化技术、网络技术以及现代信息技术培训，学习相关软件管理系统的操作使用和系统的维护升级，熟悉掌握电子档案归档管理的有关国家标准、行业标准、规定及规范，如《纸质档案数字化规范》，《电子文件归档与电子档案管理规范》(CJJ/T 117-2007)、《CAD电子文件光盘存储归档一致性测试》(GB/T 17679-1999)、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理的要求》(GB/T 17678-1999)系列标准等[4]，培养和造就信息化、业务化的综合型人才，适应档案信息化建设的发展要求。

4 结语

综上，加强档案信息化建设是档案事业适应时代发展的客观要求，是档案事业发展的方向，也是进一步提高档案管理和服务水平的必经之路。加强设计图纸档案的信息化建设是国家信息化建设的一项必不可少的内容，要先实现之前设计图纸档案的电子化，之后再实现档案信息化。针对当前设计图纸档案信息方面存在的问题，提出了从软件方面和硬件方面实现设计图纸档案的信息化。

设计图纸档案信息化后，档案部门提供更加高效、科学的档案管理模式，提供更加便捷的档案资料利用数据服务，将为单位发展提供坚强有力的保障。