基于PDCA循环视角下企业内控制度构建及优化

2021-05-28朱宪国

全国流通经济 2021年7期

朱宪国

（内蒙古新城宾馆旅游业集团有限责任公司，内蒙古呼和浩特 010000）

一、引言

目前内控制度的构建往往是通过与企业各级职能部门沟通交流和专业内控人员调研，构建小组收集汇总关键控制点，梳理相应业务流程，对应构建相应制度和措施，运行一段时间后，通过专业机构进行审计评价内部控制的效果，对于内部控制问题缺陷进行认定，往往存在的诸多缺陷需要整改及难度较大[1]。在此基础上，本文以PDCA循环视角提出了一种内控管理思路，通过不间断的循环和控制再造，对企业内控制度构建和完善，具有积极的促进作用及进一步完善企业内控制度的管理。

内部控制是企业全产业链、全业务覆盖、全员参与的制度管控，不能有盲点和失管区[2,3]。随着我国经济发展速度的不断提高，如何在经营过程中提升自身难过的竞争力和市场占有率是一个重要的方向。许多学者对其展开了一系列研究和探讨。鞠辉[4]学者针对内部控制风险管理意识不足进行了深入分析，如在控制分工中，一个关键点与其他关键点相连，控制面不全等问题。钟亚兰[5]学者提出内控流程不规范，没有事前预防、事中控制、事后检查等方案，导致内控难以实现等问题。郑丹丹[6]学者认为企业在内控构建过程中，没有真正做到贯穿，没有代表大多数人的意见建议，只是少数领导层想法，缺乏专业性和可行性，影响内控制度的执行。陈大朋[7]学者指出国有企业内控缺乏统一规划、存在各自为政，内部控制信息混乱重复，增加人力和财力的浪费。张坤菊[8]学者通过深入分析企业潜在存在的隐患，提出了较为完善的内控管理体系，可以有效提升企业的核心竞争力。彭叶[9]学者指出经济效益对中小企业内部控制及措施方面的重要性，并结合当前经济形势和发展，提出了针对中小企业内部控制的改进措施。范晓江[10]学者以房地产作为研究对象，指出了内部控制中所存在的问题及指出了当前房地产行业内部控制体系不健全、风险评估环节薄弱、缺乏有效的监督、业务人员综合素质不高、营销策略过于陈旧等问题，并针对性的提出了解决对策。然而，上述研究以某一个行业为主要研究对象对内控制度展开了研究和阐述，有效完善了企业内控制度管理水平。

针对分析企业内控制度实施现状，也有一些学者进行了研究。朱芳芳[11]学者在市场经济快速发展背景下，系统阐述了现代化服务企业健全内控制度，进一步剖析了企业会计内控制度现状及提出了如何健全和完善内控制度的相关对策。刘伟建[12]学者基于内部控制作为现代管理的一种新模式，分析了内控制度建设与内控监督部门之间的重合部分，提出通过加强内部控制的强度，可以提高企业内控管理实施的有效性。王雪花[13]学者采用内控管理制度指出了企业生产过程中出现的财务问题，并以保障内控管理工作的规范化为前提，提出了相应的优化内控管理方法，可以有效促进企业的长期稳定发展。郑博元等[14]学者为提高公司内部控制管理水平，基于五大部委的相关文件，建立了内部控制制度，有效增强了企业风险防范能力及保证了财务报告的真实性。何翔[15]学者指出了国有企业采购内控制度中脱离现实情况和缺乏可操作的现状基础上，提出了国有企业如何确定采购方式、采购范围及采购流程等，从而有效提高了国有企业的内控制度的规范化管理和抵御风险能力。上述许多研究成果将更多的关注点集中在分析企业内控制度和提出对策，缺少一定的理论依据。

基于此，本文借助PDCA技术，从计划、执行、检查、处理四个维度深入分析了企业内控制度的管理和实施，并提出了针对性的内部控制体系构建模式，主要涉及内部控制目标的建立、内部控制要素的选择、控制措施的设定优化和内部制度循环优化四个方面，可以有效提高企业内部控制能力和增强企业抵御风险的能力。

二、PDCA循环概念及原则

PDCA 循环法是由美国质量管理专家休哈特博士提出，戴明教授采纳、宣传[13]。针对任何一项活动，PDCA循环可以有效继续的一种合乎逻辑的工作程序，应用范围较广。通常情况下，PDCA 循环法有4个关键的阶段，分别为 Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）、Action（处理），呈现一个螺旋式提升管理，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广和标准化处理，具体如图1所示。

图1 内部控制PDCA图

由图1可知，P-D-C-A四个过程不是运行一次就结束的，而是一个周而复始的一个循环过程，重在解决相应的问题，若问题未得到解决，将会进入下一个循环。Plan（计划）工作分为三个层面，即确定目标、确定为了达成目标需要采取什么措施、选定管理项目，确定管理方法；Do（执行）工作分为两个层面，即：进行教育和培训、执行计划；Check（检查）工作分为两个层面，即通过实施的结果再来分析计划、认识清楚新的问题；Action（处理）工作分为三个层面，即：没有能够按计划不折不扣执行的项目、虽然按照计划执行了，却没有能够取得成果的项目、按照计划执行取得了圆满成果的项目[14,15]。同时，在采用PDCA引入企业内控管理中，可以合理化企业生产流程、提高针对生产变动、削减相关的费用、缩短项目管理时间、提高企业对其内控管理的满意度等。

在引入PDCA进行企业内控管理时，按照上述PDCA大循环，分别从选择项目、解释原有、设定目标、行动计划、收集数据、分析要素、工具应用、开发解决方案、确保目标满意、执行对策、监控对策、持续改进等一个庞大的循环系统展开在企业内部推进。同时，在企业内部控制中推行上述PDCA大循环技术过程中，也需要遵循五个基本原则，即检查追溯原则、处置整改原则、重叠交叉原则、循环跟进原则、上升原则等，有助于促进企业内控制度的进一步完善和优化，具体如下所述。

1.检查追溯原则

在开展执行企业内控制度落实过程中，一定要保障质量的完成，使内控制度方案体现出有效、长久、标准等显著特性，并进一步建立较为完善的内控管理体系，有效督促内控制度的有效执行。

2.处置整改原则

发现内部控制方案中出现问题的一系列过程中，需要建立有效的内部控制和调研检查管理制度，并可以分层检查、分级检查、跨级检查，将所出现的问题解决在萌芽阶段，最大限度的降低对体系的影响。

3.重叠交叉原则

一般情况下，内部控制方案检查追溯在工作任务分派时不能出现大量的重叠现象，但在检查过程中必须要求重叠，需要一级向一级检查和推进，上级越级检查下级，检查到末梢为止。

4.循环跟进原则

循环检查是一项重要的环节，只有内部控制方案落实中持续循环检查后才能够增加流程方案的适应性和完备性，才能培养操作管理习惯，有效保证内控的整改效果[16]。

5.上升原则

在建立内控制度的目标后，需要制订相关的管理办法，不断增强内部控制各级人员执行落实管控工作的心理素质、专业能力和标准规范，逐步建立内部控制制度化和标准，将持续化改进的功能作用到内控体系的构建当中，实现内控制度的落地生长。

三、PDCA循环思想下内部控制体系构建模式

在PDCA循环思想下，构建内部控制体系时，应做到全员性、全覆盖、全过程，通过合法合规、资产安全、信息完整、企业利益等总的战略目标，并分解计划，通过穿行法人治理结构、企业文化制度、人力考核绩效、内部审计机制等内部环境，通过调研访谈找到风险点、关键环节，并对各节点建立相应的改进措施，通过每一个环节的关键节点到位检查追溯，验证识别风险存在程度，再次理顺内控运行机制，通过检查来促进整个循环的转动，每个到位检查就是一个抓手，就是一个责任落实的检查点，在计划（P）、执行（D）、检查（C）和处理（A）多个环节中找到检查的驱动力，不断强化循环的转动上升。

1.内部控制目标的建立

明确内部控制目标是企业内部控制体系运行是否有效的关键，不同企业的侧重点不同，在企业向外扩张，参与变革当中，企业的守法诚信、资金保障、信息畅通也是管控的重点[17,18]。企业在成熟期也许资产安全、信息真实完善、投融资风险是管控重点。在设定内部控制目标时在全面性、重要性、制衡性、经济性、适应性是内部控制规范的重要指标，通过设定目标后细分子目标，并进行计算机仿真演进，判断建立目标的成效性，并对两个不相容目标的收益进行分析，明确子目标是否可行，继续演进下一级不相容子目标收益，判定内部控制目标整体的有效性。

2.内部控制要素的选择

企业内部控制目标设定后，应通过各层级的责任细分。一般情况下，企业层面，组织框架、职能权责、战略重点、人员管理、社会责任、安全生产、质量效率、生态环保、员工权益等由各职能部门分层分级具体分析，建立报告制度，保证控制要素的适应性和有效性[19]。通过各层级调研，查找影响目标实现的主要问题及查找关键要素，识别判断将法人治理、机构设置、权力分配、绩效考核、企业文化、人事激励、内部审计等主要因素都列入控制点。业务层面，由财务部门和审计部门共同分析资本流动、业务发展、经济责任等要素，细分目标影响度，进行分类分级，要素设定，推进要素控制的成本效益分析，对于每一个要素的控制度进行分析，治理结构当中决策力和制衡力效益和风险的影响力，机构的增减与流程调整哪个更适合，也需要进行分析，比照当前和长期战略目标，通过不断设定、推演、检查、调整，实现要素的精准选择[20]。

3.控制措施的设定优化

针对重要内控要素的风险度，企业设立对策，汇集对策、措施、办法，进行分类、合并、调整、增补。根据控制原则对控制措施进行分析，哪些可以并入财务管理，哪些可以进入人力管理，哪些可以列入责任授权，没有增加更多程序，使得控制增加功能而不增加流程，哪些要新设机构、新加标准、新添程序，并对控制措施软硬件成本情况进行分析比较。对不相容职务控制、授权审批控制、会计控制、预算控制、营运控制和考核控制等进行分析研判，分析控制措施对企业的经营效益的影响度，通过运行分析，对存在因制衡而造成的运行成本、效率成本增加时，进行分析和调整，查找其中优劣点，进行调整再整合，确定新的控制措施项目。

4.内控制度循环优化

一个阶段内控制度的运行，企业内处部环境不断变化，企业竞争力和市场条件、法律政策变化使得企业内控制度在目标、要素、措施契合出现失效，内控参与单位及时进行反馈。针对管控的有效性进行检查跟进时，查找内部控制设计中的不对应目标和无效措施，反馈运行仍然存在的问题，查找风险点和隐患，通过检查追溯找到内部控制是否有效的证据，进行流程信息分析和关键点分析，通过运行分析揭示内部控制中的缺陷，向前进行要素、目标的问题追溯，进行内部控制循环再造，通过检查处置，提升目标、要素、措施契合度，增加内控制度的有效性。