档案内部开架推广研究

摘 要：档案查阅手续烦琐、利用率低下是档案事业前进的阻碍，档案内部开架可以打破这种局面，调动内部工作人员查阅和利用档案的积极性。本文从档案内部开架的概念和目的、必要性和可行性、意义、问题和对策探讨档案内部开架推广的可行性。档案内部开架以服务单位内部人员为出发点、档案保护与保密为原则，为内部工作人员开辟一个学习的新场所，给档案开架的全面推广打下坚实的基础。

关键词：档案;内部开架

一、档案内部开架的概念和目的

（一）档案内部开架的概念

档案内部开架指的是档案室将纸质或者电子档案放置到书架以及局域网络，本单位内部人员无需通过档案工作人员的介入就可以当场随意查找、阅读以及利用的一种档案服务形式。

（二）档案内部开架的目的

档案内部开架意在打破现有通用的档案闭架服务，倡导用户的主动利用，给予更自由的选择空间;档案利用手续简化，周期缩短，一份案卷可满足更多人的利用需求，发挥了档案的价值;档案工作人员不再是档案基础利用的交换中心，工作重心从档案的调取、提供利用转移到信息管理及资料编研，为社会活动提供史料;内部开架是针对日益庞大的信息需求提出的试验，若顺利开展，可逐渐向全社会过渡，转变社会公众对档案刻板的印象，真正实现档案信息公开。

二、档案内部开架的必要性和可行性

（一）档案内部开架的必要性

1.档案服务亲民的要求

档案查阅手续烦琐是档案利用服务亲民化的阻碍。例如上海市档案馆查阅服务需办理阅览证、申请、检索、借阅、归还的五个基本流程，若要查阅未数字化的档案原件，还需等待调档，档案闭架服务耗费时间与精力，极少数人愿意花费时间获取服务。此外，目前的档案查阅流程对于利用人存在一系列难点：首先，闭架服务具有目的性强、查找需一定检索技巧的特点，用户作为非专业人士，无法用专业词汇精确地表述自己的需求;其次，档案资源与用户信息不对称，在没有案卷目录的情况下，用户不能良好地行使利用权利。在这些情况下，用户需求得不到满足，利用热情下降，档案工作得不到公众的肯定，发展就受到了阻碍。

2.档案自身属性的要求

档案的价值在于利用，当更多人使用档案满足其信息需求时，档案才会实现其增值的目的。相对于原来的闭架服务，档案内部开架减少了工作人员检索、调档等外在因素对档案利用造成的限制，对用户来说，利用更方便、更自由，因此，内部开架将显著增加了档案的利用次数，利用效率也得到了提升，因此，档案内部开架是实现档案价值的有效途徑。

（二）档案内部开架的可行性

1.档案保护可行性

指纸张与电子档案的内容与载体保护，不包括以其他特殊载体存在的档案。

（1）纸质档案保护。因纸质档案具有孤本性，对其保护可采用副本及电子本开架方法。使用备份文件进行开架，若文件破坏或遗失，可以迅速复制，继续提供利用，不会耽误用户急切的信息需求。

（2）电子档案保护。电子档案作为计算机产生的有价值的原始文件，其便于传输、信息密度高的特点是一把双刃剑。电子档案进行开架时的风险包括文件存取的不完整、病毒、计算机硬件损坏、操作失误、黑客等原因。因此，可以寻求专业的信息技术人员进行系统和电子文件的维护和保护工作，同时，做好电子档案备份、加强工作人员的信息技能，以此保证电子档案的完整性和真实性。

2.档案保密可行性

指用户不泄露有保密需求的档案信息。开架档案选取在企业及单位内部可公开的文件，开架阅览鼓励用户在特定利用区域，如阅览室，自行查找并阅读，在半公开的环境下，大部分的利用行为都在工作人员的监控下，确保档案不被未经允许就复制以及夹带出阅览室的行为;用户进入阅览室前，需验证身份，确保其具有查看特定类别档案的权限，杜绝冒用证件查阅档案的行为，确保内部档案信息的保密性。

三、档案内部开架的意义

（一）档案利用效率及利用率提升

档案内部开架极大地简化了档案利用的流程，用户能够通过便捷的方式获取所需信息，通过直观的查阅，用户更自主地选取所需资料，信息选择更多，满足信息需求的可能性大大上升，利用效率得到提升。用户需求得到满足，对档案服务的满意度也随之上升，利用热情逐渐高涨，促进用户群体的扩大，良性循环大大提高了档案的利用率。档案开架的服务模式更容易满足用户的信息需求，用户可以自由的、大批量的查阅文件，比起无资料研究、有限制的借阅，开架服务给工作、学习带来的极大的便利，借鉴实际经验，结合历史数据，工

作成果会更加可靠，用户的工作效率也会得到提升。

（二）档案工作资源配置优化推动业务建设

开架服务形式使得用户更自主的利用档案，档案人员的工作重心由满足用户信息需求转向利用指导、资料汇编以及加强和深化管理工作。往返库房调取档案的重复性劳动得以节省，原来的被动服务变为主动的开放服务，更多时间和精力被投入到开发查阅软件、优化开架体验、修补载体老化资料、数字化音像档案等。

服务形式的转变对档案工作有了更高的要求，编制专题检索工具，维护信息系统，档案业务活动范围逐步拓展。工作人员职能的转变推动档案业务建设的革新，而开架后随着利用率增加，用户反馈越来越多，业务建设将逐步完备，且面向用户体验不断完善，因此，开架给档案事业注入了新的活力。

（三）开架有利于企业文化的建设

档案内部开架使得档案第一价值能够在其消失前得到充分发挥。档案第一价值体现在文件与原生单位紧密的联系，将文件进行内部开架，本单位工作人员通过阅读，能够了解单位内部行政、生产等方面的具体情况，有助于其遵守规章、吸取经验、完成工作。在开架过程中，员工与企业关系更加紧密。此外，档案作为企业不可分割的一部分，内部开架是很好的建立企业文化的契机。通过档案信息的记录和获取，一代代员工的技术、经验、精神可以被新员工所传承，员工加强了与企业价值观的一致性，企业文化得以延续和发扬。

（四）档案利用亲民化、普遍化推动档案信息公开

开架后，用户不再受限于借阅流程、数量，持有效证件进入档案室就能进行查阅。档案工作人员不再是用户与档案唯一的中间桥梁，开架阅览更快捷、更方便，用户与档案的关系更为紧密。而用户在接受与习惯开架服务的过程中，会建立档案信息公开的意识，即用户对档案信息的需求会进一步扩展，尤其是一些保密程度界定相对模糊的档案，当需求人数达到一定数量，引起社会共鸣，将直接推动档案信息公开的发展与执行。

（五）内部开架推广为档案馆全面开架进行铺垫

档案内部开架推广是档案全面开架推广设想的试验，就目前档案服务而言，信息开放程度不够高。同时，政府在努力开拓信息公开的道路，2007年时通过了《中华人民共和国政府信息公开条例》，此后的几年里，涉及信息公开的案件多次发生，《条例》激发了社会公众对于信息公开的关注和期望。内部开架推广也是如此，档案信息与政府信息都是社会生活重要的组成部分，信息公开是大势所趋，档案信息作为其中的一部分，也必定要走出这一步。档案内部开架推广是为了将信息更好地服务于单位职工，档案全面开架则是全部社会公民的福利。

四、档案内部开架的问题和对策

（一）档案内部开架的问题

1.档案内部开架的推广问题

档案内部开架是对长期以来存在的闭架服务的改革与颠覆。对于企业和档案工作人员而言，开架意味着档案室的职能转变、资源的重新分配。开架涉及服务空间、副本制作等新工作和硬性条件，也有关于信息安全的保障问题。因此，如何实现内部推广成为了首要问题。

2.档案工作人员的技能要求问题

档案服务形式的转变导致了档案业务的拓展，工作人员既需要承担原始工作，又要优化开架管理。档案工作人员一直以来习惯提供闭架服务，专业知识与技能都存在一些局限性，无法满足开架档案管理的要求。

3.开架档案的查阅权限问题

开架档案的主体一大部分是允许向社会公开以及保密期限已满的档案，例如企业年报等文件，这些档案不涉及秘密、隐私、专利，因此不存在查阅权限的问题。然而，部分具有保密要求的专门档案，例如科技档案，不能对企业全体员工进行开放，那么对于这些有很大开架需求的档案，该怎样应对这个问题。

（二）档案内部开架的对策

1.由档案馆牵头进行推广

档案内部开架的首要条件是企业的配合，该种档案服务形式的推广需要权威机构的认可和指引。省市级档案馆是全社会档案业务活动的中间体，给单位档案室业务活动划定了标准与规范。为推广档案内部开架，档案馆可出台相关政策鼓励开架行为，破除档案利用“封闭式”的传统观念;并制定具体条例与实施细则，指导新形势下的档案工作，为开架工作制定模板，让改革的推行和执行更顺畅。

2.内部开架根据现实情况逐步推进

开架的硬件包括查阅空间的设立、副本的制作等内容。在空间较为狭小的单位，没有多余房间和器具建立具有一定规模的档案阅览室，这种情况下，可以缩小相关规模，调整档案室和库房的格局，改档案架作阅览装具，挤出空间。开架工作循序渐进，首先将无需副本的电子档案开架试行，将电子文件以不可修改的格式存放在数据库中，通过档案室内网，让利用者在阅览室内使用指定电脑进行查阅与利用;纸质档案优先选择需求较多的文件进行副本制作，需求较少的暂缓，逐步投入开架使用。

3.引进人才，加强培训

档案开架的技术难点在于开架文件的管理、新的检索工具开发以及信息系统维护。纸质档案开架可借鉴图书馆管理：及时更新上架档案、检索工具标注档案存放位置、宣传档案保护、加强人员监督;定期进行工作人员计算机技能培训，加强对信息科技发展情况的了解，以应对未知的信息风险。此外，单位可与專门的信息技术服务公司达成合作，进行系统的开发与维护，为员工带来更优质的信息获取体验，给电子档案的安全保驾护航。

4.限制用户开架权限，培养员工忠诚度

内部开架可采取限定工种及人员职级的方式，分为单位内部公开档案、相关技术类档案等。例如对本单位所有工程技术人员进行了非核心科技档案开架，对高级技术人员及单位领导进行全部科级档案开架。同时，内部开架服务的开展是基于对员工的信任，若员工忠诚度不够则存在风险，因此，企业需培养员工的归属感，并制定相应的开架管理条例，规范用户的行为。

五、小结

档案内部开架的服务模式既有益处又存在着挑战，对档案来说开架实现了其价值也增加了风险，对用户来说方便了查阅也考验了经验，对档案工作者来说减轻了体力劳动也增加了技术与智慧劳动，对档案工作来说拓展了业务也也增加了难度。它的推行需要权威机构的领导和推行、需要企业的认可和投入、更需要档案工作者的付出与努力。档案内部开架推广是档案信息真正走向全面公开的第一步，它率先进行了试验、获取了数据，给档案全面开架打下了坚实的基础。

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作者简介：王怡雯（1993— ），女，汉族，上海人，本科，初级职称，研究方向：档案学。