人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

文/徐 慧

本文首先分析原油开采企业人事档案管理与人力资源管理之间的关系，从提高人资管理效率、资源信息真实性、科学开展人才招聘、强化人资管理问题、培养优秀管理人才和加强企业各部门交流等六个方面，分析人力资源管理中人事档案管理的作用，期望能够借助人事档案管理促进人才素质的提升，进一步加快原油开采企业的发展与核心竞争力的提升

人才是企业进步与发展的关键因素，是企业建设与发展诸多因素中最为活跃的因素。大量客观现实表明，单纯重视人力资源一般管理不足以满足原油开采类企业的建设需求，还应该从更精细化的人事档案管理入手方能取得更大实效。但是，目前人事档案的作用经常被忽略，加强其重视程度实为促进企业发展的一个重要方面。因为，人事档案中包含了员工个人情况、工作经历、职业生涯规划等多种重要信息，能够助力企业筛选出合适的人才。只有“人尽其才，物尽其用”，才是企业加快发展的重要支撑。

一、人事档案管理与人力资源管理的关系

在原油开采类企业发展过程中，人力资源起到培养人才和统筹管理的作用，人才是企业发展的原动力与“根基”。高效的人力资源管理应建立在企业发展需求的基础上，能够依据原油开采现场的实际情况进行人才调配，确保人才资源效率的最大化。同时，还应该有针对性地培养专业技术人才，鼓励企业与高校中的对口专业进行合作，基于企业的要求为其提供相应的专业人才。尤其是对于原油开采类企业来说，其日常工作具有一定的特殊性，以及危险性，需要优秀的技术人才组建团队，既能够保证开采计划的顺利实施，又能够确保井下人员的生命安全。

人事档案是人力资源管理工作中的一项重要内容，其中详细记录了企业所有员工的基本信息，通过信息的整合与分析，可发现员工在某一方面的潜力，并制定针对性政策进行培养，为其提供合适的工作岗位，确保每项工作落实得井井有条。同时，人事档案中的内容可以为人力资源部门提供其日常工作所需要的信息，能够更好地掌握员工整体素质，有助于在年度总结时对员工的工作情况进行综合评价，确保专业技术优异、业务水平较强的员工能够获得应有的奖励，在升职加薪、内部借调、岗位轮换等工作中也起到关键作用。

二、企业人力资源管理中人事档案管理的作用

人事档案在企业人力资源管理中的作用，突出反映在以下五个方面：

一是提升人力资源管理效率。企业人事档案中涵盖了员工的主要经历，部门管理者通过查阅人事档案能够全面了解员工的综合实力，有助于其在日后的工作中进行合理的调配，在一定程度上提升了人力资源的运用效率。部门主管应坚持“扬长避短”的用人原则[1]。将优秀的人才调配到最适合的岗位才能充分发挥其工作水平，部门主管在查阅人事档案时，不仅能够了解到员工的工作能力，还能够掌握员工特长、性格、思想品德等方面内容。例如，对于性格比较开朗的员工，可以委派其一些需要与人沟通的工作，并有针对性地训练其语言表达能力，充分挖掘和激发其个人潜力，实现“人尽其才”的战略目标。同时，大数据技术的普及为人事档案管理提供了助力，改善传统人工收集信息的弊端，将人事档案以数字化的形式保存和记录，提高人力资源管理工作的便捷性，帮助企业更好地分配人力资源，真正做到“人尽其才”。

二是确保人资信息的真实性。完整的人事档案能够增强企业人力资源数据信息的真实性、可靠性，确保企业在发展过程中能够准确了解每一位员工的工作能力，并为其分配合适的工作岗位和内容，有助于提升日常工作的效率和质量。如某公司的人力资源管理部门工作人员，坚持以认真负责的工作态度开展人事档案的整理工作，结合大数据技术对传统纸质人事档案进行更新，针对企业人员流动情况及时补充人资档案信息，确保企业内部每一位员工的人事档案都得以详细记录在案，从而为员工“各尽其能”起到了很好的作用。此外，还要做好人事档案的备份工作，纸质档案和电子档案双管齐下，避免由于人为因素或病毒入侵等情况造成人事档案失真、缺失等问题。

三是保证人才招聘的科学性。为企业招收专业技术强、综合素质高的人才是人力资源管理部门的主要工作之一，可以借助人事档案预测企业所需要的人才类型和数量，并针对准确信息开展招聘工作，确保人才招聘计划的科学性与有效实施。为此，第一，原油开采类企业可通过人事档案对当前企业的发展状况进行综合分析，预测未来企业发展方向以及对人才的需求，从而制定人力资源规划方案，基于准确的数据信息确保原油开采工作的顺利进行[2]。第二，在招聘工作结束后，可根据应聘者提供的人事档案以及其以往的工作经历、工作能力选择更为适合的岗位，对于具有潜力的应聘者，可与老员工组成培训团队，采用“一对一”或“一对多”的方式开展针对性培训，针对应聘者之间的差异为其制定完善的培训计划，根据其职业生涯规划预测未来发展方向和在薪资、心理素质养成等方面的需求，及时更新人力资源计划，为企业发展培养高精尖技术人才。

四是强化人资管理薄弱环节。人事档案的完整性能够改善传统人力资源管理过程中存在的问题，确保人力资源工作能够有效应对时刻变化的人事档案，保证企业建设过程中各项流程的规范化。第一，充分发挥人事档案的普适性。优秀人才可能会辗转于各大企业，并且在企业中留下自己的档案信息，包括该人才的工作经历、所受处分、科研成果等多种内容。原油开采类企业为全面了解应聘者，需要借助完善的人才流动机制，通过阅读应聘者以往的人事档案，确定其是否适合招聘的工作岗位，判断出该人才是否能够适应企业文化，为企业发展创造贡献。第二，降低人资管理中对人力的浪费。人事档案中包括员工在各个时期的工作内容，并针对人才调动情况进行实时更新，企业不需要委派专人搜集资料去掌握人才综合水平，在一定程度上节省了人力成本，同时也能够帮助企业做出更好的选择。

五是强化企业内部部门交流。人力资源管理部门在开展人事档案管理工作时，需要各部门的积极配合，才能保证所更新的人事档案具有真实性。也就是说，在潜移默化中加强了各部门之间的交流与沟通，打破传统企业内部刻板、严肃的局面，有助于构建团结协作、轻松愉快的企业氛围[3]。例如，某公司在组织人事档案管理工作时，委派专业人员统计勘探开发部门、辅助生产部门和其他职能部门的人事档案，发现其中有58%的人借助郊游散心的形式缓解自身在日常工作中的压力。人资部门主管将该信息汇报给企业高层领导，经过商议，决定于双休日举办以踏青为主题的团建活动，并设置多种形式的比赛活动和奖品鼓励，使员工做到放松身心，蓄势后劲，增强团队的力量与企业的凝聚力，进而在以后的工作中拼搏向上，勇于奉献。由此可见，精细化的人事档案管理，注意调动员工的积极性，能够激发员工的潜能，员工就会最大限度地发挥创造性，促进员工为企业加快发展与竞争力的提升贡献力量。

综上所述，本文以原油开采类企业为研究对象，分析人事档案对人力资源管理工作的推动作用，其合理使用能够有效解决人才招聘中的薄弱环节，根据真实的人事档案全面了解员工在工作中的各项需求，进而为其制定更加合理的奖惩制度和绩效政策，降低人才流失概率，助推企业经济建设与快速发展。