基于云计算的“云档案”信息资源共享系统建设研究

文/冯海魂

信息化社会，如何对单位档案资源进行收集、管理、利用和共享，提升利用效能，减少档案管理成本，缩减档案服务的中间环节，是当前档案管理人员需要重点探索和思考的课题。云计算技术能够打破时空壁垒，为实现档案资源的高效传输和共享提供了可能。基于云计算的“云档案”信息资源共享是当前学界研究的热点，故此文就云计算技术条件下的“云档案”服务模式展开思索与探究，分析当前“云档案”信息资源共享系统建设中存在的主要问题，并就如何构建信息资源共享系统提出一些意见与建议，旨在推动档案资源共享与有益交流

云计算的“云档案”信息资源共享是当前学界的研究的一大热点，是档案管理人员需要重点探索与思考的一大重点课题。云计算技术能够打破时空壁垒，大大提升档案现代化管理水平，实现档案的科学管理与资源共享，为此笔者对云计算的“云档案”信息资源共享系统建设进行研究，愿与大家进行切磋与交流。

一、“云档案”信息资源共享系统建设中存在的主要问题

综合分析“云档案”信息资源共享系统建设中存在的问题，主要在于：

问题之一，档案数字化进程滞后。当前部分单位数字化进程滞后，无法形成相应的档案数据库，更谈不上利用云计算技术打造共享平台[1]。一是数字化转化硬件和软件设施不完善。部分单位尚未购置并引进电子高速扫描仪、微缩相机等硬件以及文件格式转化器等软件，难以高效开展纸质文件转化工作和电子文件格式统一工作。二是在缺乏相关人力资源，加之单位历史发展中堆积了许多重要的纸质类档案，所以很难快速地在处理增量的基础上对存量进行数字化处理。

问题之二，档案共享机制不完善。当前，部分单位虽然认识到档案共享对于单位成本节约和档案利用的价值，但是并未建立相应的档案共享机制[2]。一是缺乏相应的规章制度，档案共享的内容、权限、目标、职责、流程不明确。例如，何种档案资源应当共享；档案共享的范围是否及于单位内部和单位外部；档案共享资源的查阅权限是什么等等，都没有在制度文件上加以体现。二是尚未构建安全保障体系，档案共享后存在一定的安全隐患。部分单位在共享过程中忽视对档案系统、档案共享平台、档案数据库以及档案本身进行加密，进而引发安全事件。

问题之三，云计算技术的应用不足。档案共享的核心是云计算技术，即将对档案资源进行分布式计算后，自动识别档案类型并将其上传至云终端的一种技术。当下，部分单位云计算技术与档案管理系统、档案数据库的融合度不高，无法打通“云终端”共享平台与档案管理系统、档案数据库之间的壁垒，更谈不上自动同步和自动共享[3]。除此之外，部分单位自动办公系统以及其他管理系统与“云终端”共享平台尚未实现关联，往往需要档案管理人员对档案资源进行处理并录入档案管理系统后才可上传至云端，不利于提高工作效率。

二、基于云计算的“云档案”信息资源共享系统建设路径

针对存在的上述问题与“云档案”信息资源共享系统建设的需求，经过研究与思考，笔者特提出以下路径：

路径之一，加快档案数字化进程，夯实管理基础。档案数字化是档案共享的基础，也是建设信息资源共享系统最为关键的环节。一是要完善硬件和软件设施，坚持一次到位、高标准、不搞重复建设的基本原则，采购相应的电子高速扫描仪、微缩相机等硬件以及文件格式转化器等软件，推动纸质档案数字化进程。二是探索档案数字化外包的机制，将档案数字化业务外包，解决内部人力资源不足的困境，为档案信息资源共享创造良好基础。

路径之二，完善档案共享机制，加强业务指导。由于“云档案”信息资源共享系统建设技术性强、复杂度高，所以必须要完善档案共享机制，强化对档案管理人员的指导。一是加快建章立制工作，出台相应的文件来明确档案共享的内容、权限、目标、职责、流程。通常而言，档案共享主要是单位内部部门之间的共享以及上下级单位之间的共享。同时，要设置相应的查阅权限，避免共享过程中出现泄密的问题。二是要构建安全保障体系，维护档案信息资源的真实性、完整性，更好地解决安全短板。单位可以通过数字密钥技术、访问权限技术、数字水印技术、云系统加密技术、内外网隔离技术对共享终端的档案进行管理，避免档案在传输过程中被损毁、窃取。

路径之三，深化云计算技术应用，实现高效共享。在云计算环境下，档案管理人员主要是要建设一个虚拟的线上信息资源共享平台，确保相关主体能够随时随地登录这一平台搜索并查阅相应的信息资源。具体而言，一是要统一技术规范，打通技术壁垒。单位在明确共享主体以及共享文件范围后，将相应的档案数据库、档案管理系统与云储存终端的信息资源进行数据关联和数据共享。同时，要设置相应的代码和字符集，确保能够自动识别档案类型，推进自动化、一站化共享和利用。二是要探索将共享平台与OA办公系统的数据进行关联，避免二次处理和重复劳动，减轻档案管理人员负担，不断适应电子化办公的要求。

毋庸置疑，档案事业是我们党和国家的伟大事业之一。档案历来是单位工作的有力助推和重要依据，对于提升单位科学化管理水平不可或缺。尤其是在大力倡导档案规范化、科学化以及信息化利用的现阶段，做好档案共享工作刻不容缓。由此可见，基于云计算的“云档案”信息资源共享系统建设的研究与实施十分必要，急需加快进行，借以提升档案资源共享与有效服务。