新时期高校档案管理的重要性

郑金欣

摘  要：时代的进步，使新时期高校在档案管理中，要从传统的纸质档案逐渐转变为数字化档案管理，这项工作，使档案管理的内容和工作形式发生了深刻的改变。高校的档案管理工作要符合当今时代的要求，不断的加强编研工作，因此这对于高校档案管理人员提出了很高的要求，这不仅需要提高相关的业务水平，也对其综合素质和能力更加看重。本文强调了高校档案管理的重要性，在数字化、信息化时代的大背景下，提出如何将高校档案管理工作做到实处。

关键词：数字化时代;高校档案管理;信息技术;管理人才

中图分类号：G647                                            文献标识码：A                                             DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.05.315

前言：高校档案管理工作对于一座现代化高校而言是非常重要的工作岗位和工作任务，因为高校档案往往包含了高校在开展教学工作、科研项目所产生的主要资料，同时也拥有很多关于文字、图片、影像资料等多种媒介的历史记录。因此，对于现代高校而言，档案管理工作是必不可少的重要环节和任务。同时，对于档案管理水平的高低，也决定着该高校的综合水平的高低。特别是在当今信息化时代下，如何将高校的纸质档案电子化永久保存，也对很多档案管理人员提出了更高的要求，这不仅来自专业技术，更多的是全面的综合素质上的要求。目前我国高校在电子化档案工作中开展进度缓慢，这有诸多方面的原因，因此，就需要加强认识，并根据实际情况，提出并充分执行最新的工作方式。

一、高校档案管理工作的重要性

1. 高校档案记载并见证了高校的历史和发展

对于很多历史悠久的高校来说，档案就是其悠久历史和辉煌历史的见证者和证明者，它能够真实客观的反应一个高校从建设伊始，逐渐发展壮大至今的整个历史进程，并通过多元的、多媒体的、全面化的方式展现出来。档案也能够真实的记载一座高校在日常管理中的每个重要节点，反映了历史上每个师生的辛勤劳动所产生的科研成果，这一切，无疑是一座高校最宝贵的历史财富和精神财富，其纪念意义和参考意义不言而喻。

2.档案管理效率的提高能够更好的服务高校的发展

历史是一面特殊的镜子，不仅可以照到过去的自己，也可以照到现在的自己，那么高校的档案就是这样的一面镜子，它能够反应高校的历史，也能够反应在某个历史节点，该高校面临的重大抉择，以及历史上的经验教训，从这些历史中，能够激励现在的高校，也能够从历史的经验教训中不断的反思。同时，通过快速的、有效的查询高校的档案，也能够更加直观的反应学校在历史上所得的成绩，研究所获得的成就，从而更加激励现在的自己。继而为高校的发展提供更多的支持。

3. 能够远程开展信息化档案共享工作

一座优秀的高校，其档案的信息化，能够发挥非常多的重要作用，比如通过数字化的方式，通过开展网络远程教育，为很多其他院校提供优秀的教育资源。根据我国土地面积广阔，人口繁多，高校发展不平衡的现状，通过信息化档案共享的方式，能够帮助很多在教育资源不足的地方，提高它们的综合信息能力，通过优秀的高校档案，能够将经验传授到其他高校，也能够有效的帮助落后的高校，从而促成共同进步。

二、新时期高校档案管理工作的问题和解决办法

1. 提高思想意识

目前很多高校的管理层对于高校档案的管理工作不够重视，认为这只是一个普通的工作任务，因此在人员配置方面，将一些不负责任，能力差的人员配置到了档案管理岗位上，导致学校的档案管理混乱，信息化进程滞后。这就有必要对高校领导的思想观念加以提高，必须认识到学校的档案管理工作的重要性，加大力度支持档案的数字化、信息化建设，同时也要将优秀的综合人才配置到高校档案的岗位中来，并对其进行思想教育，让他们明白这个工作的重要性，和对人才的依赖，避免他们在这个岗位上产生负面情绪。

2.强化档案管理工作的行政管理职能

档案管理工作是高校中重要的行政管理部门和执行部门，这也符合法律的相关要求。因此这就要求档案管理人员要全面的负责高校的机关部门的全面的档案管理工作，作为高校中的职能部门，档案管理工作也负有对院校指导和监督的职能。因此高校领导层要重视档案管理工作的行政管理的职能性，进一步加强档案管理办公室在学校中的地位。

3.加快推进高校档案信息化建设

在当今时代，对于高校档案信息化的工作推进是符合各大高校的管理发展要求的。通过加强高校档案的信息化、数字化、网络化工作，建立强大的搜索引擎，已经成为了高校档案管理工作的主要工作方向，这也决定着高校档案管理工作能否取得成绩的关键因素。对于高校而言，这就需要加大投入相关的经费，无论在配置硬件还是软件，以及人才的录用方面都需要加以重视，这样才能够有效的推动高校档案信息化，从而完成高校档案的电子归档工作。同时，要根据当今的社会形势发展要求，对高校档案的工作建立一整套的可执行的标准，通过严格的遵守标准，合理的使用互联网技术，对高校内部的所有档案进行电子化管理、分类、归档、储存。并能够随时供人们搜索，供相关领导和其他高校主管部门检查，并使在校师生和社会群众能够通过互联网技术获取高校的资料和信息。同时，高校档案信息化也能够减少人力投入，为高校的自动化办公提供充实的保障，通过现代化的网络办公模式，高校内的各个部门在公务的办理中，都可以使用电子文件的方式进行办理，这样可以进一步加快高校档案信息化的进程。

三、结语

综上所述，要高度重视高校档案的管理工作，这也需要管理工作者不断的在工作中创新思想，提高技术能力，加速转变管理方式，让现代化的档案管理方式更加灵活方便，这也符合时代发展的客观规律。同时要树立起全新的高校档案管理工作观念，与时俱进，以为广大师生和社会各界人员服务为出发点，不断的创新工作目標，认真做好档案管理工作。这样就能够使高校档案管理工作更加现代化，更加科学化，从而更加健康的发展，让学校在新一代师生的努力下更加进步。

参考文献：

[1]初庆华. 新时期高校档案管理工作重要性研究[J]. 科技创新与应用， 2013， 000（007）：289-289.

（鲁南技师学院  山东临沂  276000）