加强和改善城市房屋征收档案管理工作路径探析

文·马龙

房屋征收档案是指相关主体在依法进行的房屋征收活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、音像、实物、电子文件等不同载体和形式的历史纪录。城市房屋征收档案作为地区性档案资料的重要组成部分，在反映一个地区经济社会发展，记录城市变迁方面具有重要的历史意义。近年来，随着城市更新速度加快，城市房屋征收现象日渐频繁，我们应该加强和改善城市房屋征收档案管理工作，让房屋征收档案管理工作适应城市更新与发展的需要。

一 、城市房屋征收档案管理工作目前存在的问题

（一）房屋征收档案信息不全面

房屋征收档案是城市发展历史的见证，也是诸多经济活动的法律凭证，具有十分重要的社会经济文化意义。但是，目前在房屋征收档案工作中，有很多征收档案的信息是不全面的。首先，受到历史遗留问题的影响，一些年代久远的档案资料，由于未及时进行信息化数字化建设，或者保存不力，有不少信息存在一定程度的缺失，而且在一些极端案例中，有些关键信息很难得到完全复原。其次，由于受到管理机制与方式的影响，城市房屋征收收集受到多方面利益主体的影响，有关征收房屋的信息存在被隐藏篡改的可能性，原始的城市房屋征收信息以及房屋本身的信息欠缺或者不准确。这些原因造成的信息不全面给城市房屋征收工作带来了不利影响，城市房屋征收难以达到阳光、科学、合法的征收总体要求，这些问题的长期存在不利于城市的更新与发展。

（二）档案信息收集流程复杂、效率低下

当前，城市房屋征收档案的信息收集工作存在着一些困难和不足。由于对房屋征收档案信息的收集没有明确规定，房屋征收档案的信息收集责任主体不明确，流程复杂，信息收集的工作很难顺利进行，在收集建档过程中出现了较多纰漏，在前期调查、摸底过程中很多房屋征收信息并未储存，后期进行档案信息收集工作时，有些基本的信息就已经缺失，这使得城市房屋建设资源消失，最终无法做到完整收集。同时，由于一些城市房屋征收档案信息分别归属于不同主体，在管理上“九龙治水”，效率低下，这导致不少房屋征收档案项目信息收集条目不完备，很多有价值的档案资源由于保管不善难以应用，给房屋征收档案管理与信息收集工作带来极大不便。由于收集流程的复杂，很多信息和资源在传递和运输途中也可能受到损坏或丢失，导致很多有价值的资源由于保管不善而损坏，这给信息收集和档案管理带来极大不便。

（三）档案管理人员素质有待提升

城市房屋征收档案管理人员是进行档案信息收集的主要执行者，通常其信息收集和档案整理情况决定了档案信息的完备性与准确性。对于房屋征收档案管理来说，目前的人员队伍建设与素质提升还存在一些问题。首先，缺乏专人管理，由于人员编制有限，不少档案由兼职人员管理，甚至由建设单位的建设人员进行征集和管理。其次，管理人员专业知识不足。很多档案管理人员不是专业出身，也未受到过专业的档案管理培训，缺乏专业性。第三，部分管理人员对城市征收档案重要性的认识程度不够，有一些档案管理人员责任心不强，工作开展方式落后，落实能力不足，这对房屋征收档案的管理产生了不利影响。

二、新形势下做好城市房屋征收档案管理工作的实现路径

（一）创新管理机制建设，明确责任体制

城市房屋征收档案管理工作涉及到政府部门、开发商、动迁业主等多元利益主体，因此需要创新管理机制，保证档案征收管理的顺利进行，更好地服务于城市更新发展的需要。一方面需要明确档案管理的责任体制，避免“九龙治水”，效率低下。房屋征收档案工作应该遵循“统一领导、集中管理” 的原则和“谁形成，谁归档”的要求，把房屋征收档案的形成、收集、整理、归档、移交等纳入房屋征收工作程序，明确各个部门及相关工作人员在档案征收与管理方面的责任，确保房屋征收档案完整、准确、系统和安全。同时，要与其他管理部门相联系沟通，工作上配合协同，再造档案征收流程，提高档案征收与管理的质量。

（二）推进征收档案信息化建设

城市房屋征收档案有其自身特点，一般有体量大、分散性强、周期长等特点，档案收集整理的难度和复杂程度较高。在网络时代，城市房屋征收档案收集和整理工作应当充分利用先进的信息技术，推进房屋征收档案的信息化建设。首先要引进使用先进的管理软件系统，实现科学化、智能化与开放化管理，要对各类房屋项目进行有效追踪和控制，保证房屋征收信息的完备性和准确性。其次，建设远程互联网系统，实现远程操控与资源共享，保证档案收集与管理在多方监管下进行，避免房屋征收档案管理中多方利益主体的矛盾，提高档案管理电子化与信息化水平。通过信息化建设，可以减少档案信息输入量，确保信息的完备性，提高房屋征收档案管理水平，增强房屋征收档案管理的透明度，真正做到信息公开。

（三）落实档案管理人员培训，提升素质

首先，要做好思想政治方面的引导，提高档案管理人员对自身工作重要性的认识，让相关人员具备良好的责任感、使命感，提升工作人员对于档案征收管理工作的主动性和积极性。其次，为了提升管理人员队伍的稳定性与专业性，有关部门应委派专人进行档案管理工作，同时应举办针对房屋征收档案管理人员的业务培训，通过城建、房地产、档案管理、信息科技、法律法规等专业培训，使档案管理人员增强档案意识，熟悉档案业务，提升对于现代化技术手段的运用能力，不断提高业务素质与专业技能。最后，加强征收档案管理人员的实践能力。房屋征收档案工作是与实践密切联系的管理工作，应该激励管理人员通过挂职等多种方式走出档案馆，到征收一线中深入了解征收工作，在实践中提高城市档案征收管理水平。

综上所述，在新时期下，城市房屋征收对城市的发展演变、经济社会发展、维护房屋所有人合法权益具有积极意义，而城市房屋征收档案是城市征收过程中相当重要的文件资料，对这些档案的管理工作又是一个长期且繁琐的工作。面对当前城市房屋征收档案管理工作所面临的困难，我们要在思想上高度重视，结合各个城市的实际情况，从管理机制、信息化建设与人员培训三个路径入手，加强档案资料收集、存储，发挥档案信息的独特价值，提升我们城市征收档案管理的水平，让征收档案工作更高效地服务于城市的更新与发展。